Não há dúvidas de que objetivo de qualquer empresa — inclusive as pequenas e médias — é conseguir resultados satisfatórios.

Para isso, é importante que ela conte com normas, processos e rotinas bem estabelecidas, de modo a garantir que o seu funcionamento seja o melhor possível.

Mas e quando tudo isso se transforma em pilhas de papéis, inúmeros passos para realizar uma atividade, reuniões mal planejadas e intermináveis? O excesso de tempo gasto nesse sentido corresponde a uma administração burocrática, causando impactos na produtividade empresarial e até mesmo travando o desenvolvimento da empresa a longo prazo.

Contudo, não se preocupe: é possível reverter esse quadro. Para reduzir a burocracia na administração de uma organização e otimizar o tempo e a produtividade dos colaboradores, reunimos, neste artigo, algumas dicas essenciais. Confira!

Como uma administração burocrática afeta as empresas?

Você sabia que a burocracia consome 135 dias de trabalho todos os anos nas micro, pequenas e médias empresas brasileiras? Foi o que apontou uma pesquisa da consultoria Plum, realizada em 11 países.

Em outras palavras, 6,5% do tempo dos colaboradores dessas empresas são empregados em afazeres burocráticos.

Para se ter uma ideia, essa porcentagem é de 1,7% para os trabalhadores canadenses e 3,5% para os sul-africanos — tendo em vista que a África do Sul é também um país emergente, deu para notar que os resultados constatados nessa pesquisa não são nada satisfatórios para os brasileiros, não é mesmo?

Todo esse tempo gasto com a burocracia nas pequenas e médias empresas poderia estar sendo utilizado para a ampliação da produção e dos lucros. No entanto, ainda segundo a pesquisa, a perda de produtividade nesse contexto alcança incríveis R$79,5 bilhões por ano.

Tendo em mente essas informações, ficou fácil entender por que a burocracia precisa ser reduzida no que diz respeito à administração, direcionando o tempo dos gestores e colaboradores ao cumprimento de suas funções com excelência e sem obstáculos. Mas como isso pode ser feito? Confira a resposta nas dicas que reunimos abaixo:

1. Dê autonomia às equipes

Embora seja papel dos líderes se manter a par das atividades realizadas pelos times de trabalho, é preciso ter em mente que a centralização de aprovações e a burocracia caminham lado a lado.

Dessa forma, uma empresa que concentra a tomada de decisões estratégias em meia dúzia de gestores certamente conta com processos lentos e custosos, com níveis de aprovações que podem retardar processos e comprometer o desenvolvimento da companhia a longo prazo.

Para que a sua empresa se torne mais dinâmica e ágil, adotar uma cultura de gestão descentralizada, dando autonomia aos colaboradores e empoderamento é fundamental. Isso implica que os times de funcionários devem ter a liberdade de tomar decisões e solucionar problemas que não sejam tão complexos.

Sendo assim, defina em uma lista aquelas atividades que os colaboradores podem executar sem a necessidade de cumprir processos longos e cansativos ou passar pela aprovação de vários gestores.

Isso não só impacta positivamente os resultados corporativos, como também aumenta a produtividade e dinamiza o ambiente de trabalho.

2. Mantenha organizado o ambiente de trabalho

Embora essa dica possa parecer trivial e corriqueira em um primeiro momento, saiba que ela pode fazer toda a diferença quando o objetivo é reduzir a burocracia na administração de qualquer empresa, inclusive das pequenas e médias.

Isso porque a manutenção de um espaço que favoreça o fluxo de pessoas e informações é uma peça-chave para que todos os processos sejam dinâmicos. ​

Colaboradores que trabalham em um ambiente organizado, arejado e sem conturbações tendem a executar suas tarefas com mais qualidade e produtividade, o que reflete diretamente nos resultados da empresa. Sendo assim, pense nisso.

Chegou a hora de eliminar toda aquela papelada que está fazendo hora extra no escritório, prezar pela organização do ambiente promover um clima organizacional favorável aos colaboradores.

3. Diminua e otimize as reuniões

Nada mais burocrático que reuniões incansáveis e improdutivas. Quando elas se repetem várias vezes ao longo da semana, sem que haja a real necessidade de passar informações ou resolver alguma pendência, o problema se torna ainda maior. Isso somente faz com que a empresa perca tempo e dinheiro nas salas de reunião.

Uma das dicas mais importantes desta lista é cancelar (ou reduzir) essas reuniões, deixando para marcá-las somente quando houver um motivo pertinente — sobretudo com o auxílio da tecnologia, é possível resolver uma infinidade de questões rapidamente, por meio de e-mails ou mensagens no sistema. Às vezes, uma rápida conversa também pode ser a solução.

Sendo assim, antes de convocar reuniões sem pensar, analise se o motivo para a sua realização é realmente necessário e se valerá o tempo dos envolvidos.

Caso a resposta seja positiva, agende o encontro com antecedência e mantenha a objetividade durante o compromisso, otimizando, assim, a busca pela solução do tema discutido.

Outras dicas pertinentes aqui são:

  • defina a hora de início e término da reunião;

  • elabore uma pauta prévia com tudo que será discutido (prezando pela objetividade);

  • convide apenas aqueles colaboradores envolvidos com o tema.

4. Terceirize serviços que não fazem parte do seu core business

Quando você terceiriza todos aqueles serviços que não fazem parte do núcleo do negócio (ou seja, de seu core business) é possível concentrar o tempo e os esforços dos colaboradores nos principais negócios da empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Ao contratar um serviço terceirizado, além da otimização do tempo, são também eliminadas aquelas preocupações não relacionadas ao core business, colocando o foco em aspectos fundamentais à gestão empresarial. Um exemplo importante nesse sentido é a contratação de uma empresa que seja responsável por todo o processo de fornecimento e gestão de benefícios.

Oferecer benefícios aos colaboradores é fundamental nos dias de hoje, mesmo para as pequenas e médias empresas. Essa preocupação com a saúde e com o bem-estar do colaborador serve como incentivo para que ele exerça suas funções com motivação e produtividade.

Contudo, fazer a gestão desses benefícios é algo que demanda processos. Por esse motivo, contar com uma empresa responsável por fazer todo esse trabalho.

Dessa forma, você não só estará deixando essa questão em mãos especializadas no assunto, como também poderá focar o tempo das suas equipes para a resolução de outras questões pertinentes ao negócio.

Como você pode perceber, uma administração burocrática pode afetar o crescimento de uma empresa — e, em alguns casos, até mesmo de afundá-la por completo.

Tendo em mente que o tempo é precioso para a manutenção da produtividade e dos bons resultados, coloque em prática as dicas listadas no artigo para otimizar os processos administrativos e eliminar obstáculos.

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