Para alguns gestores, a viagem corporativa é sinônimo de despesas e comprometimento do orçamento empresarial.

Contudo, saiba que, quando devidamente planejado, esses deslocamentos de colaboradores não só podem ser feitos com economia, como também permitem que a companhia seja representada em reuniões decisivas, acordos comerciais, feiras e exposições que podem agregar aos projetos da empresa, entre outras situações.

Pensando nisso, reunimos, neste artigo, algumas das principais dicas para organizar uma viagem corporativa com bastante planejamento e, é claro, redução de custos. Vamos lá?

1. Realize o planejamento com antecedência

Fazer um bom planejamento é fundamental para tirar qualquer ideia do papel e colocá-la em ação. Isso definitivamente não poderia ser diferente quando o assunto é viagem corporativa.

Trata-se de uma etapa que vai definir o sucesso da viagem, permitindo que se obtenha economia de gastos na contratação de serviços e menos contratempos.

Sendo assim, faça o planejamento da viagem baseando-se no controle de gastos alinhados às necessidades da empresa e dos colaboradores.

Defina quando ela acontecerá — evitar datas próximas a feriados, por exemplo, ajuda a economizar —, qual será o destino, quais colaboradores participarão dela, qual será o orçamento disponível, quem será o responsável por comprar as passagens e reservar os hotéis, entre outras questões.

Por fim, uma dica interessante é criar um cronograma de viagens, de modo a definir de antemão quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses e, então, agir de forma mais estratégica.

2. Faça uma pesquisa de preços

Fazer uma pesquisa de preços com antecedência é outro ponto-chave para o sucesso da viagem corporativa. Nesse sentido, é preciso efetuar a compra dos bilhetes aéreos e a reserva das hospedagens com semanas — a depender da situação, até meses — antes, sobretudo quando os colaboradores já se deslocam rotineiramente.

Lembre-se se sempre desse aspecto, já que é comum que voos e acomodações saiam bem mais caros quando reservados de última hora.

3. Fique atento ao custo-benefício

Embora agir com economia seja fundamental quando se planeja uma viagem corporativa, é preciso tomar cuidado para que a qualidade dos serviços prestados não sejam diminuídas ao nível de afetar negativamente os colaboradores viajantes ​— afinal, prezar pelo bem-estar, pela segurança e pela saúde dos trabalhadores é fundamental.

Aqui, não estamos falando da aquisição de serviços luxuosos, mas sim por optar pelo custo-benefício desses gastos no geral.

Lembre-se de que caso a viagem seja uma experiência desastrosa, pode acabar causando contratempos e impactos negativos, mostrando que toda a economia de fato não valeu a pena.

Sendo assim, procure sempre pelas melhores soluções em custo-benefício dentro do orçamento previsto, garantindo tanto o cumprimento do objetivo da viagem corporativa quanto o bem-estar do colaborador.

4. Deixe claro aos colaboradores o objetivo da viagem corporativa

Após definir o objetivo da viagem durante a etapa do planejamento, se certificando de que o seu intuito justifica os investimentos despendidos, é necessário reforçar aos colaboradores o porquê desse deslocamento.

As viagens corporativas precisam ter propostos bem definidos, portanto, é fundamental que todos os envolvidos estejam cientes a respeito disso.

Caso isso não aconteça, entre as consequências podem estar a falta de comprometimento dos participantes — que podem acabar confundindo viagem à trabalho com turismo e lazer — e a adoção de uma postura que não vá de acordo aos interesses da organização.

Uma dica importante aqui é poder contar com o que diz a política empresarial a respeito das viagens corporativas. Isso servirá como guia para os colaboradores, mostrando a eles como se portar, como será feita a prestação de contas e todas as normas referentes ao assunto para que não ocorram equívocos. ​

Caso a sua organização ainda não conte com uma política empresarial de viagens, verifique a possibilidade da criação de uma quanto antes, sobretudo no caso de deslocamentos frequentes.

Criando uma política interna de viagens

Criar uma política interna referente às viagens corporativas significa reunir todas as diretrizes capazes de nortear o planejamento e a execução de uma viagem de negócios.

Para isso, é preciso promover o engajamento de todas as áreas da organização que possam manter uma relação com a efetivação desses deslocamentos, definindo uma noção a respeito do perfil da empresa, de sua missão e dos seus objetivos e interesses, de modo a manter as viagens alinhadas à visão e aos valores da instituição.

A política deve prever de modo claro como o dinheiro da companhia será gasto, descrevendo quais categorias de serviços os colaboradores terão direito na hora de viajar — como hospedagem, passagens, locações de carros, entre outros. Dessa forma, elimina-se a possibilidade de gastos fora do orçamento e, sobretudo, descontrolados.

Também deve estar bem estabelecido tudo aquilo que pode ou não ser reembolsável, determinando como deverá ser feita a prestação de contas e, caso necessário, a elaboração de relatórios por parte dos viajantes.

5. Reforce a importância da prestação de contas

Após a ocorrência da viagem corporativa, chegou a hora dos funcionários envolvidos realizarem a prestação de contas.

Isso vale tanto para os casos nos quais o colaborador usa um cartão da empresa tanto para aqueles nos quais ele utiliza o próprio cartão para, em seguida, solicitar um reembolso.

Dessa forma, reforce para os envolvidos a importância de guardar todas as notas dos serviços adquiridos, já que eles vão comprovar os gastos feitos durante a viagem — como táxis, uber, refeições, aluguel de veículos e pacotes de internet, entre outros.

Para facilitar, instrua-os a anotar informações sobre cada comprovante no momento de guardá-los, o que será de grande auxílio na hora de explicá-los para a empresa.

Além disso, é importante que a companhia conte com regras claras e firmes para esta etapa, para evitar gastos desnecessários e que possam comprometer o orçamento empresarial.

Viu só como é possível planejar uma viagem corporativa sem abalar o orçamento da empresa? Contando com as dicas do post e mantendo a organização e a antecedência, tenha a certeza de que tudo sairá conforme o esperado e que o objetivo do deslocamento será cumprido com sucesso.

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