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Dicas para colocar as contas da sua empresa em ordem

Ter uma visão clara sobre os números da empresa é uma das tarefas básicas de todo empreendedor. Claro que isso não é uma tarefa simples, porque exige alguns conhecimentos técnicos, organização e tempo. E tempo é um artigo de luxo para quem toca o próprio negócio. Além disso, existe também uma questão de perfil do empreendedor. Alguns são naturalmente mais aptos a lidar com os números, enquanto alguns brilham na cozinha e outros são excelentes no atendimento, por exemplo. Pensando em tudo isso, vamos ajudar você a organizar as contas da sua empresa para que você possa tomar decisões mais acertadas, baseadas no seu planejamento financeiro.

O momento atual é desafiador para muitos empreendedores, mas especialmente para os do ramo de alimentação e bebidas. Todos foram forçados a adequar seus modelos de negócio em pouquíssimo tempo, ao mesmo tempo em que a economia de uma forma geral desacelerou bastante. Os empresários que estavam bem informados sobre os números de seus negócios certamente saíram na frente e provavelmente estão sofrendo menos na crise, porque tinham as informações necessárias em mãos para agir rapidamente, inclusive para refazer seu planejamento financeiro adequado aos novos tempos.

De uma forma mais técnica, sobre a importância de se fazer um planejamento financeiro adequado, podemos usar as palavras da autora Yumara Lucia Vasconcelos em seu livro “Planejamento Financeiro”, (editora Iesde Brasil). “O planejamento financeiro compreende a estruturação de ações e dimensionamento de recursos financeiros com vistas à operacionalização de projetos gerenciais, sendo condição essencial à conquista do sucesso empresarial”, afirma. “É através dos planejamento financeiro e orçamento que se poderá visualizar as medidas que deverão ser executadas, como as expectativas a respeito do futuro da empresa. As decisões importantes, quando embasadas no planejamento e no controle financeiro, tem grande possibilidade de serem eficazes e darem certo na empresa”, conclui.

Neste texto, vamos te ajudar, de forma prática e objetiva, a organizar as informações financeiras do seu negócio para que você tenha uma visão mais clara dos próximos passos a serem dados no seu empreendimento.

Por onde devo começar?

Como já falamos acima, nem todo empreendedor tem familiaridade com os números de seu negócio, e isso acontece por diversas razões. Muitos abriram seus negócios em busca da realização de um sonho, para explorar um talento natural ou mesmo por necessidade. Poucos tiveram a oportunidade de se preparar adequadamente para todas as demandas da gestão de um negócio. São tantas áreas envolvidas, além da cozinha e do serviço, obviamente, que se torna praticamente impossível cuidar de todas elas adequadamente sem a ajuda de um profissional especialista em cada área. Mas sabemos que a realidade da maioria dos negócios, especialmente nos dias de hoje, não permite estruturas caras.

Então por onde devemos começar a organizar as finanças da empresa?

O primeiro passo é fazer uma planilha com todos os custos e despesas referentes ao negócio. Aliás, é importante sabermos a diferença entre estes dois termos:

“Gastos são todos os desembolsos realizados pelo restaurante (ou outro tipo de comércio de alimentação) para atender seus objetivos. Quando os gastos referem-se à produção dos pratos, inclusive à administração dessa produção, são chamados custos; quando se referem às atividades de venda dos produtos e à administração, são chamados de despesas”, ensina Roberto M. M. Braga em seu “Gestão da gastronomia. Custos, formação de preços, gerenciamento e planejamento de lucro”, da Editora Senac São Paulo. O autor cita ainda alguns exemplos práticos para ajudar a compreensão:

  • gasto com compra de arroz: custo
  • gasto com pagamento de gás: custo
  • gasto com a dedetização do restaurante: despesa
  • gasto com a dedetização da cozinha: custo
  • gasto com a comissão dos garçons: despesa
  • gasto com o pró-labore do dono do restaurante: despesa
  • gasto com o salário do chef: despesa
  • gasto com cursos para os garçons: despesa
  • gasto com o frete da carne: custo
  • gasto com a nutricionista: custo
  • gasto com viagem do cozinheiro para curso: custo

A listagem de gastos precisa ser muito bem feita, porque esquecer de algum item com valor elevado pode trazer consequências desastrosas mais para a frente. Aluguel, impostos, parcelas de eventuais dívidas que seu negócio esteja pagando mensalmente. A dica aqui é bater linha a linha cada saída da conta bancária do negócio. Faça o mesmo com a fatura do cartão de crédito, se utilizar, e com todas as outras modalidades de saída de dinheiro da empresa, como cheques. Tudo que for pago com o dinheiro do giro do caixa diário também precisa estar listado e categorizado. Aliás, a falta de controle preciso deste valor é um problema comum em muitos estabelecimentos. E você, tem um controle confiável de tudo que entra no caixa do seu negócio?

Uma vez listados todos os gastos do negócio, e separados por categoria (custos e despesas), você pode começar a agrupar os gastos do mesmo tipo:

  • gastos com insumos
  • gastos com pessoal
  • gastos com a manutenção do estabelecimento
  • contas de água, luz e gás

Desta maneira, enxergando seus custos em “blocos”, você começa a entender para onde está indo seu dinheiro, e pode, com estas informações mais precisas em mãos, montar um plano de ação para cada tipo de gasto.

Na linha de insumos, por exemplo, você pode atuar negociando melhor com seus fornecedores, buscando alternativas de marcas mais econômicas, mas que tenham o seu padrão de qualidade, e até pensar em alterações no seu cardápio, procurando novas opções de receitas e produtos mais em conta. Mais economia para seu negócio, melhor para seu cliente, que vai poder contar com opções mais baratas para este momento em que muitos estão apertando os cintos com os gastos com alimentação fora de casa.

Para atuar na linha das contas de consumo, como gás, água e luz, vale sempre a pena envolver toda a sua brigada nessa missão. Já que todos sabem das dificuldades do momento e do seu esforço em manter o negócio rodando, não deverá ser difícil conseguir o engajamento do seu time.

Uma opção vencedora para diminuir estes gastos é a criação de metas de redução de consumo em cada uma das contas e propor um bônus por isso aos funcionários. Se a redução atingida for significativa, e é importante que você combine isso com clareza com sua equipe, você pode engordar a caixinha do pessoal com uma parte do valor economizado. Bom para todo mundo. Mantenha uma planilha atualizada a cada mês com as informações atualizadas, assim você pode ir comparando os avanços que está conseguindo.

Cuidando do faturamento.

Já falamos um pouco sobre como organizar e melhorar o controle do dinheiro que sai do seu negócio. Agora é a hora de trabalharmos na outra ponta, a do faturamento.

Por incrível que pareça, também é bastante comum donos de estabelecimentos não saberem exatamente quanto o negócio fatura. São tantas modalidades de pagamentos, taxas de cartão e taxas de plataformas de delivery que muitos se confundem neste momento.

Então liste cada uma das formas de entrada de dinheiro no seu negócio e coloque esta informação em sua planilha.

Entendendo o valor que seu negócio fatura hoje, e sabendo quanto o seu negócio “custa” no final do mês, você já consegue planejar ações comerciais para tentar melhorar esta relação. Que tal um cardápio especial para os finais de semana? Ou descontos para o cliente que voltar ao seu negócio dentro do mesmo mês, para premiar a fidelidade ao seu estabelecimento? Postagens nas redes sociais comunicando todas estas novidades e reforçando os cuidados com a higiene que sua equipe toma para diminuir a possibilidade de contágio são muito bem-vindos e devem ajudar a levar mais clientes para seu estabelecimento ou pedirem seus produtos no delivery.

Pensando e planejando o futuro do seu negócio

Com todos estes passos, você já consegue ter uma visão clara de onde seu negócio está hoje financeiramente e o que precisa fazer para melhorar esta situação.

É importante que todos estes dados apurados sejam utilizados na implantação de uma planilha de controle financeiro. Existem diversos modelos de planilhas assim na internet, com o objetivo de montar o DRE (demonstrativo de resultado do exercício) do seu negócio. Você pode utilizar uma destas já prontas ou fazer sua própria planilha de controle. O importante é que você crie metas, tanto de redução de custos como de aumento de faturamento, para que seu negócio atinja a lucratividade que você almeja. A melhor maneira de fazer isso, como vimos, é controlando e criando um plano de ação para cada uma das linhas de sua planilha. Fundamental também é que os dados sejam atualizados mensalmente, para que você possa medir o resultado dos esforços adicionais que está fazendo.

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