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Redução de custos: o que todo empresário precisa saber

Criar estratégias para a redução de custos nas empresas tornou- se um hábito mais comum em tempos que exigem reinvenção. Alguns pontos que antes nada pesavam e pouco impactavam no orçamento passaram a fazer grande diferença na hora de colocar tudo na ponta do lápis.

Afinal, manter e gerir um negócio envolve etapas que abraçam inúmeros setores: ambiente físico, insumos, funcionários, impostos, ferramentas e softwares de gestão e muito mais.

Anteriormente, o artigo “Como montar um plano de cargos e salários para sua empresa?” detalhou o que é um plano de cargos e salários e a melhor maneira de implantá-lo. Assim, é possível ter um novo olhar diante do seu time, calcular salários, desenvolver carreiras e fazer um planejamento financeiro para tentar prever e se organizar para novas mudanças a fim de consolidar seu negócio.

Se você faz parte deste grupo e se viu enfrentando o mesmo cenário, fique calmo. Redução de custos nas empresas é o tipo de assunto que nunca sai de pauta. Até porque mesmo quando as coisas parecem caminhar de forma mais tranquila e lucrativa, sempre vai haver a possibilidade de reavaliar despesas e melhorar ainda mais o resultado. Afinal, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de gastar dinheiro com questões e processos que podem ser otimizados e até mesmo descartados. Muitas empresas estão aproveitando o momento, inclusive, para reavaliar suas atividades e até mesmo mudar para instalações menores, diminuindo seus custos fixos.

Por onde começar?

Toda economia é importante, especialmente em momentos complicados. Mas organizar as informações financeiras da sua empresa por “blocos” vai te mostrar com mais clareza para onde estão indo os recursos do seu caixa.

Neste artigo explicamos a importância e demos dicas de como montar um DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) do seu negócio. Essa é a maneira mais correta de se organizar os números e criar um plano de ação para cada uma das linhas da planilha.

Este mapeamento de gastos feito através do DRE vai ser muito importante na tomada de decisões do seu negócio.

Se a conta no final do mês, apesar desse cuidado, continuar não fechando, continue a leitura e considere as dicas abaixo.

Se você já decidiu que a melhor saída será diminuir o tamanho da sua empresa, fique atento para saber o que é possível reorganizar e o que será necessário mudar completamente.

O espaço físico onde você está é o suficiente ou é mais do que você precisa?

Uma das soluções que mais tem feito sucesso desde antes do período de isolamento são as chamadas “dark kitchen”. Literalmente, as cozinhas escuras ou cozinhas fantasmas, nasceram com a finalidade de atender a demanda do delivery.

Esta é uma opção eficiente para a redução de custos caso você escolha migrar de um restaurante grande para algo menor e seguir no ramo alimentício.

Sem salão para refeições presenciais e sem necessidade de infraestrutura para este tipo de atendimento, há grande redução na despesa do aluguel, bem como a possibilidade de dividir os custos com outros negócios que operem no local. Além da divisão de custos fixos, como luz e água, também pode haver ganhos nos sistemas de entregas, com equipe de entregadores que atuem para mais de um negócio, na compra de materiais de consumo, como embalagens para entregas e materiais de limpeza.

Equipes e ferramentas eficientes são importantes para a redução de custos

Saber quem é o seu time e quais são os equipamentos que eles precisam para trabalhar é essencial. Maquinário em bom estado de conservação como refrigeradores, fogões, panelas, utensílios e eletroportáteis, desde que passem por manutenção preventiva periódica, reduzem o tempo de preparo das refeições estabelecimentos do ramo alimentício.

Pensar e criar uma estratégia de organização facilita na hora de encontrar o que é preciso para cozinhar e contribui para um ambiente visualmente mais agradável.

Além disso, também ajuda a criar melhores espaços de circulação, evitando os riscos de um funcionário atrapalhar o outro.

É proibido desperdiçar!

O Centro de Estudos e Debates Estratégicos apontou em “Perdas e Desperdício de Alimentos: Estratégias para Redução”: “Perdas de alimentos (food loss) é a redução não intencional de alimentos disponíveis para consumo humano, que resulta de ineficiências na cadeia de produção e abastecimento, a saber: infraestrutura e logística deficientes; falta de tecnologia; e insuficiência nas competências, nos conhecimentos e na capacidade de gerenciamento. Ocorre nos estágios iniciais da cadeia, principalmente na produção pós-colheita e processamento, por exemplo, quanto o alimento não é colhido ou danificado durante o processamento, armazenamento ou transporte. Desperdício de alimentos (food waste) se refere ao descarte intencional de itens próprios para alimentação e ocorre principalmente nos últimos estágios da cadeia devido ao comportamento dos varejistas e consumidores”.

Logo, tentar aproveitar ao máximo a matéria-prima e outros insumos é uma das etapas mais importantes para quem trabalha com comida.

Vale repensar o cardápio para otimizar o estoque, reduzir porções para evitar o desperdício e achar opções de reaproveitamento para caules, talos e mesmo cascas.

Ter uma visão ampla sobre higiene e critério de boas práticas também é item que não pode ficar de fora. Por isso, a importância do maquinário em dia. Além do preparo, ele é responsável também pela conservação das refeições e pode apresentar melhor desempenho e menor consumo de gás e energia elétrica, por exemplo.

Busque aliados com a mão na massa e organização criteriosa na hora de mudar o porte do negócio.

Se for readaptar o cardápio, considere oferecer sucos naturais conforme a sazonalidade de frutas e tirar o melhor proveito das ofertas da estação. Além disso, esta forma de compra pode acontecer com menor intervalo, ajudando a encontrar a quantidade ideal de insumos e diminuir as chances de perda de ingredientes.

Tenha a tecnologia como sua aliada

Independentemente do setor do mercado no qual atue, migrar de negócio é sempre um desafio que envolve várias habilidades e conhecimentos. Se você está saindo de um grande restaurante para abrir um empreendimento menor e já utiliza alguma ferramenta que ajude na gestão e cálculos, considere mantê-la caso atenda às suas necessidades.

No entanto, trabalhar para a redução de custos nas empresas e contratar os recursos tecnológicos não significa utilizá-los apenas para questões financeiras.

Os recursos tecnológicos podem ajudar de diversas maneiras: desde a retirada de pedidos por aplicativos em tablets e que diminuem os riscos de erro, chegando a anotação de prazos de validade.

Além disso, outros aplicativos ajudam a controlar efetivamente o fluxo de caixa do seu negócio, melhorando os cálculos financeiros e te ajudando com a organização dos recursos.

De qualquer forma, a melhor saída é colocar tudo sempre na ponta do lápis, utilizar o método que te ajuda a sentir segurança e acompanhar a saúde financeira do seu empreendimento. Assim, as chances de deixar pequenos problemas virarem grandes bolas de neve acabam diminuindo e fica mais fácil tomar atitudes de prevenção.

Junte-se a outras empresas da região para comprar insumos em quantidade

Se você já tentou trocar de fornecedor e não obteve sucesso, uma alternativa é procurar negócios da região e propor uma compra em massa. Ou seja, converse com vizinhos de trabalho e pensem em comprar do mesmo produtor. Aumentando a quantidade e o volume da compra, há chances de melhorar o prazo e até mesmo a forma de pagamento.

Caso você esteja pensando em dividir o seu local físico, como no caso das dark kitchens, é possível cogitar dividir algumas despesas fixas. Aluguel, também a compra dos ingredientes, bem como sacolas, embalagens, guardanapos e mais.

Neste pacote, também estão as despesas fixas como água, energia elétrica e o gás.

A redução de custos que você precisa pode acontecer a partir do momento que uma análise é feita. Você vai encontrar os pontos com falha de forma mais fácil e, atentando-se para corrigir o erro, verá que eles farão a diferença que você espera.

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