Toda empresa precisa contar com um sistema de gestão das relações trabalhistas. Isso favorece o bom relacionamento entre empregador e empregado, garantindo o cumprimento dos acordos contratuais e assegurando os direitos desses profissionais. Porém, essa rotina é trabalhosa e pode se tornar mais eficiente com a automatização no departamento pessoal.

Isso porque o setor precisa gerenciar uma série de informações e dados, produzir e atualizar planilhas, organizar e manter arquivos e se relacionar com os órgãos públicos de fiscalização — tais como o Ministério do Trabalho e a Receita Federal. Mas a maioria desses processos ainda é feita manualmente, o que gera uma demanda extra de trabalho.

Nesse contexto, a tecnologia aparece como importante aliada para tornar o setor mais eficiente e garantir maior qualidade no serviço. Neste artigo, vamos explicar como a automatização no departamento pessoal beneficia as empresas. Confira!

Vantagens da automatização no departamento pessoal

O Brasil conta com uma legislação antiga e que obriga as empresas a manterem cópias impressas de cada documento, o que aumenta a burocracia no departamento pessoal.

Mesmo assim, é possível contar com soluções modernas que tornam o setor mais ágil e eficiente. Afinal, boa parte dos processos, que anteriormente eram feitos de maneira manual, agora podem ser executados por meio de softwares e sistemas automatizados. Além disso, os controles internos de frequência e produtividade podem ser feitos com auxílio da tecnologia.

Dessa forma, a automatização no departamento pessoal gera os seguintes benefícios para a empresa:

  • economia de tempo;
  • aumento de produtividade;
  • melhor gestão das rotinas do setor;
  • eficiência no cumprimento de tarefas;
  • desenvolvimento dos processos internos;
  • maior controle das relações trabalhistas;
  • agilidade no compartilhamento e fornecimento de informações;
  • maior segurança e confiabilidade na gestão de dados etc.

Nos próximos tópicos, vamos explicar quais processos e atividades do departamento pessoal podem ser automatizados e, assim, melhorar o desempenho da própria empresa.

Processos automatizados de RH

Ao contrário do que alguns empresários e gestores de recursos humanos possam pensar, existem diversos processos que podem — e devem — ser automatizados. Desde a seleção de novos colaboradores até a comunicação interna com outros setores podem contar com auxílio da tecnologia para serem eficientes. Veja mais!

Processos seletivos

Atualmente, existem plataformas online em que as empresas podem realizar processos seletivos, inclusive conduzindo diferentes etapas dentro desses sistemas. É possível, por exemplo, que os candidatos façam o cadastro de seus currículos e apresentem as documentações necessárias. Nesse caso, o próprio programa pode fazer a primeira triagem, de acordo com as necessidades da companhia.

Além disso, esses softwares têm capacidade de realizar testes de seleção e servem como ferramentas de contato com os candidatos e mecanismo de agendamento para dinâmicas em grupo e entrevistas. E mais: se tornam poderosos bancos de currículos, facilitando futuros processos seletivos na empresa.

Esses sistemas podem ser contratados com fornecedores especializados ou desenvolvidos pela própria companhia. Mas, de qualquer forma, contribuem para a redução de custos (afinal, demandam uma equipe de avaliação menor) e agilizam todo o processo.

Admissões e demissões

Todo empresário sabe que se não recolher corretamente os tributos trabalhistas, assim como não fazer corretamente os acertos, pode gerar diversos problemas para o seu negócio. Por isso, deve-se ter bastante cuidado quando se trata das relações com os seus empregados e durante os processos de demissões.

Atualmente, é possível contratar softwares que fazem todos os cálculos trabalhistas, aumentando a segurança e garantindo que a empresa não cometa erros. Além disso, possuem funcionalidades para registro de colaboradores e gestão de documentos, o que torna mais fáceis as admissões.

Dados cadastrais

Em algum momento a empresa vai precisar consultar informações sobre os seus colaboradores. Pode ser para algum contato de emergência, fornecer dados para órgãos de fiscalização ou para gerir a concessão de benefícios. Porém, com registros manuais ou planilhas de Excel, pode ser difícil encontrar essas informações com agilidade.

Mas no mercado já existem programas específicos para fazer a gestão de dados. Neles existe uma interface em que podem ser cadastradas todas as informações de cada colaborador, bastando apenas que o departamento pessoal mantenha tudo sempre atualizado.

Capacitação e treinamentos

Toda empresa que busca se destacar no mercado desenvolve políticas de treinamento e capacitação para os seus colaboradores. Com a tecnologia, é possível criar mecanismos de ensino virtual em que os funcionários possam aprender remotamente e até mesmo participar de programas de educação continuado.

Os sistemas atuais permitem cadastrar materiais didáticos, videoaulas, arquivos de áudios e outras informações que facilitam o processo de aprendizagem. Além disso, é permitido criar provas e avaliar o desempenho dos colaboradores.

Além de capacitar os funcionários, esse tipo de sistema também gera importantes métricas que permitem entender quais os principais pontos que precisam ser melhorados na sua equipe. Assim, empresários e gestores têm mais argumentos para traçar planejamentos e estratégias.

Controle de ponto

Os cadernos de registros de ponto não são as melhores alternativas: são desconfortáveis para o colaborador e oferecem pouca segurança para a empresa. Além disso, os profissionais de recursos humanos têm um trabalho extra ao ter que fazer a conferência manual de todas as entradas e saídas.

Esse controle de ponto pode ser automatizado, seja com leitores biométricos, seja por meio de registros de acesso, e facilitar os processos de controle. Afinal, tanto a empresa quanto o colaborador têm acesso às informações, o que gera mais segurança para os dois lados.

Folha de pagamento

A automatização do controle de ponto também gera facilidades para a emissão da folha de pagamento. Os dados de frequência são calculados pelo próprio software, que determina se haverá descontos ou não. Apesar de ser necessário conferir as informações, o trabalho se torna bem mais fácil.

Departamento pessoal e a concessão de benefícios

Outro ponto importante da automatização no departamento de pessoal é a gestão de benefício. Ao contratar um fornecedor, a empresa não precisa se preocupar em gerenciar as recargas dos cartões de vantagens, pois esse processo se torna automatizado e acontece em datas pré-definidas.

Com isso, não acontecem atrasos nessa recarga e os colaboradores não correm o risco de passar por situações constrangedoras ao utilizar seus benefícios.

Como vimos, a automatização no departamento pessoal traz inúmeras vantagens para o controle de processos da empresa, que ganha agilidade e eficiência no relacionamento com os seus colaboradores. Além disso, gera mais segurança aos trabalhadores em relação ao acompanhamento de suas atividades. Portanto, tenha a tecnologia como sua aliada.

Gostou deste artigo sobre automatização no departamento pessoal? Então, não deixe de ler este texto sobre a diferença entre recursos humanos e o departamento pessoal!