Até certo ponto, a burocracia soma segurança à empresa, mas essa é uma linha muito tênue e que, em algum momento, pode afetar o desempenho. Em geral, os negócios têm mais lentidão em seus processos do que o necessário. Por isso, é crucial saber como reduzir a burocracia em PMEs.

Há muitas estratégias que podem ser usadas para isso, como investir na automação dos processos ou em cartões para gestão de benefícios. Assim, também conseguirá otimizar a eficiência diária, reduzir custos operacionais e arquitetar um negócio bem-sucedido.

Reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto e separamos 7 dicas para reduzir a burocracia em PMEs. Portanto, leia com atenção os tópicos a seguir!

1. Invista na automação dos processos

Hoje, há uma série de processos que podem ser automatizados. Isso significa que o trabalho manual pode ser total ou parcialmente substituído por sistemas que realizam o serviço com o mesmo grau de qualidade (ou até superior, em muitos casos).

Um bom exemplo vem do processo de recrutamento e seleção: a triagem de currículos. Para concluir esse procedimento burocrático, geralmente o selecionador gasta horas analisando e separando os perfis mais adequados ao cargo. Por meio de um software de seleção, no entanto, a triagem pode ser feita pelo computador com base em competências predefinidas, sem incômodo ao gestor de RH.

Por essa razão, o recomendável é investir em sistemas de gestão que automatizem as tarefas repetitivas. Isso contribuirá para que o volume de papel, de assinaturas e de trabalho manual seja bastante reduzido. Em resposta, os processos serão ágeis e acertados.

2. Descentralize o comando da empresa

Outro fator comum às pequenas e médias empresas e que gera burocracia é o excesso de centralização. Muitos negócios dependem diretamente dos seus donos ou diretores e, sem eles, nenhum passo é aprovado — o que torna o trabalho muito demorado.

Nesse sentido, é importantíssimo que líderes (em especial o CEO) deleguem autoridade aos seus subordinados ou colegas de confiança. Os documentos e processos não podem estar sujeitos a uma única pessoa, pois isso gera uma dependência desproporcional.

É preciso enxugar a estrutura hierárquica e dar mais autonomia aos profissionais de base (os operários), permitindo que eles tomem decisões mais importantes e rotineiras no expediente. Isso vai desobstruir o alto comando e reduzir a burocracia.

3. Elimine o excesso de relatórios e planilhas

Alguns líderes criam planilhas para quase tudo, até para as coisas mais supérfluas — como o volume de copos plásticos ou canetas consumidas no mês. Se por um lado isso aumenta o controle, por outro, prende os talentos em processos desnecessários.

Por causa disso, é preciso fazer uma auditoria nas planilhas e relatórios da empresa. Avalie o que é realmente necessário e o que pode ser excluído do expediente. No final, o gestor notará que cerca de 1/3 das planilhas não teve serventia nos últimos meses.

Para solucionar esse problema, mantenha planilhas do que é crucial e não pode ser automatizado. Quanto aos relatórios, só imprima para reuniões ou decisões realmente importantes — se não for o caso, opte por deixar salvo nos softwares de gestão.

4. Faça reuniões apenas quando necessário

Em 2005, a Microsoft entrevistou 38 mil profissionais e descobriu que eles perdiam, em média, 17 horas semanais no trabalho — mais de dois dias jogados fora. Uma das principais razões era o excesso de reuniões, a burocracia e o pouco alinhamento.

Ao analisar essa pesquisa, é possível destacar duas coisas. Uma delas é que reunião não significa alinhamento. A segunda, que reunião em excesso é perda de tempo e só aumenta a burocracia.

Portanto, faça reuniões só quando realmente necessário. Aproveite a quarta-feira (que está bem no meio da semana) para resolver problemas e manter o time alinhado. Quando possível, em vez de marcar uma reunião, envie um e-mail aos funcionários.

5. Mantenha o foco no que realmente importa

Muitas empresas focam em vários itens e deixam o que (de fato) importa em segundo plano. A falta de foco só tende a aumentar a burocracia. Afinal, faz com que processos desnecessários ganhem vida na empresa e ocupem o dia a dia dos empregados.

Imagine um processo de análise de crédito longo e obstativo. Além de demandar mais tempo e energia dos empregados, também depende de mais formulários e registros dos clientes. Em vez de ajudar, atrapalha a empresa, os funcionários e até o cliente.

Por causa disso, é preciso manter os processos enxutos e focar no que gera mais resultados à empresa. Alguns processos secundários devem receber uma quantidade menor de recursos (tempo, energia e dinheiro) e outros devem simplesmente ser eliminados.

6. Mensure os indicadores-chave de desempenho

Bons indicadores funcionam como um termômetro e podem mostrar se os processos diários têm a agilidade e o acerto necessários. Caso contrário, é um forte sinal de que a burocracia ainda é grande e pode ser reduzida. Mas quais indicadores monitorar?

O recomendável é usar indicadores que avaliem o tempo médio dos processos, as entregas fora do prazo e o número de erros ao longo de certo período. No processo de seleção, por exemplo, o tempo médio de contratação pode dizer muita coisa (algumas empresas demoram dias para receber e processar a requisição de pessoal).

7. Conte com cartões de benefícios

Gerenciar os benefícios pode ser uma tarefa mais burocrática do que o necessário. Ficar preso a métodos ultrapassados (como pagar o vale-refeição em espécie) custa mais tempo, gera insegurança e oferece pouca comodidade aos talentos e à empresa.

Nesse caso, o mais indicado é usar cartões de benefícios. Eles podem ser gerenciados 100% online, do computador ou smartphone. Além disso, são aceitos em milhares de estabelecimentos e eliminam o uso de requisições e documentos burocráticos.

Outra vantagem é que o administrador pode controlar o uso dos benefícios diretamente do sistema online, além de poder identificar os funcionários que mais utilizam o serviço e ter acesso a relatórios completos. No final, além de menos burocráticos, os cartões são mais eficientes.

Contudo, não se esqueça: reduzir a burocracia deve ser um esforço contínuo. É preciso que todos, em especial a alta administração, comprometam-se em eliminar tudo o que não é necessário e focar no que realmente importa. Assim, os processos poderão ser mais ágeis, seguros e contribuir para o desenvolvimento da organização.

Agora que você sabe como reduzir a burocracia em PMEs, aproveite para deixar seu comentário em nosso post e compartilhar suas experiências com o assunto!