A gestão e o controle adequados das despesas de uma empresa são pontos fundamentais para manter a saúde financeira do negócio e, é claro, o seu funcionamento. Por isso mesmo, o cálculo de folha de pagamento é um fator que merece atenção redobrada — afinal, é preciso saber o quanto está saindo do orçamento e para quais fins, entender os descontos que incidem nas remunerações dos colaboradores, entre outras questões importantes.

Para auxiliar você a fazer o cálculo correto de folha de pagamento, mostrando por onde começar e o que pode ser feito para otimizar esse processo, evitando erros, preparamos este post completo. Acompanhe e tire as suas dúvidas sobre o assunto!

Quais descontos incidem no cálculo de folha de pagamento?

Antes de aprender a fazer o cálculo de folha de pagamento, é interessante entender quais são os descontos previstos em lei aplicados à remuneração dos colaboradores. Assim, fica mais fácil realizar o procedimento de forma correta.

INSS

O Instituto Nacional da Previdência Social (INSS) é um dos principais impostos praticados e previstos na legislação trabalhista. Essa contribuição previdenciária é descontada todos os meses sobre o salário do colaborador. O valor depende diretamente de dois fatores: remuneração do trabalhador e a tabela divulgada anualmente pelo INSS.

O repasse do valor descontado pela empresa ao INSS deve acontecer até o décimo quinto dia do mês subsequente ao recolhimento. Como veremos mais adiante, contar com uma tecnologia que automatiza o processo permite que esse cálculo seja feito pelo software, e os valores são atualizados no sistema de acordo com os parâmetros divulgados.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, mas da empresa — obrigação prevista por lei. Os valores correspondem a 8% do salário bruto dos funcionários e 2% no caso de jovens aprendizes e estagiários.

Lembre-se que, a título de reconhecimento, tudo isso deve constar no holerite (ou contracheque), por mais que o dinheiro não seja creditado ao funcionário. Além disso, aqueles funcionários já aposentados têm direito de sacar o valor do FGTS todos os meses, por isso o cálculo de folha de pagamento deve estar sempre em dia, já que esse é um direito do trabalhador.

Vale-transporte

O oferecimento de vale-transporte, diferentemente de outros benefícios, é uma obrigatoriedade do empregador, que deve conceder o valor necessário para que os funcionários cheguem ao local de trabalho. Trata-se de outro fator considerado no cálculo de folha de pagamento.

No geral, a alíquota costuma ser de 6% sobre o salário bruto do colaborador, exceto se o valor total do vale-transporte for menor do que o percentual em questão. Nesses casos, a quantia integral do benefício é descontada em folha de pagamento.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é outro tributo descontado na hora de fazer o cálculo de folha de pagamento. O valor tributado é calculado de acordo com os vencimentos de cada funcionário. A Receita Federal também divulga todos os anos uma tabela para orientar esse desconto, portanto, os empregadores devem sempre estar a par da questão.

Outros descontos

Também são comumente descontados no cálculo de folha de pagamento os seguintes tributos:

  • contribuição sindical mensal;
  • contribuição sindical anual;
  • faltas e atrasos;
  • salário família.

Como realizar o fechamento adequado da folha de pagamento?

A elaboração do cálculo de folha de pagamento é responsabilidade legal da empresa, prevista no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Para que o procedimento seja feito corretamente, deve ser apurada a remuneração bruta de cada funcionário. Somente assim é possível aplicar as percentagens que citamos anteriormente.

É importante que os colaboradores estejam a par tanto do valor bruto que recebem (ou seja, sem descontos) quanto do valor líquido (após as tributações). Receber essas informações de forma clara é um direito do trabalhador e evita contratempos no que diz respeito à contabilidade e aos casos trabalhistas.

Abaixo, listamos dicas importantes a serem colocadas em prática na hora de fazer o cálculo de folha de pagamento. Acompanhe!

Confira o controle de ponto

O controle de ponto influencia diretamente no cálculo de folha de pagamento, portanto, deve ser verificado com frequência. Faltas, atrasos e horas extras devem ser considerados na hora de remunerar cada colaborador.

Pode ser que, em determinado mês, o salário do funcionário sofra alguma alteração devido às horas trabalhadas, para menos ou para mais. Independentemente do sistema adotado pelo negócio para computar essa questão — como banco de horas —, o cálculo deve ser sempre condizente.

Contabilize benefícios e adicionais

Cada vez mais empresas entendem a importância de criar uma política de benefícios para valorizar os esforços dos times e usufruir de vantagens estratégicas. Entre as principais delas estão mais produtividade, melhorias no clima organizacional, retenção de talentos e outros aspectos fundamentais para o sucesso de um negócio.

Esses benefícios também devem ser considerados na hora de realizar o cálculo de folha de pagamento. Entenda.

Vale-refeição

O vale-refeição é um dos benefícios mais atrativos para os trabalhadores brasileiros, permitindo que eles custeiem suas refeições em estabelecimentos como restaurantes, lanchonetes, padarias etc. Trata-se de um incentivo muito bem-visto, mas que não é uma obrigação do empregador.

Quando há o pagamento do benefício, a empresa pode se cadastrar voluntariamente no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) e descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.

Horas extras

Acima, abordamos como as horas extras devem ser consideradas no fechamento da folha de pagamento. O cálculo deve ser feito segundo a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o funcionário se encaixa. Dessa forma, uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar esses adicionais de dois trabalhadores de maneira diferente.

Quando realizadas em domingos e feriados, as horas extras devem ser pagas em dobro. Aos sábados, é comum que o valor pago seja de 50% a mais, enquanto durante a semana os empregadores costumam conceder adicionais de 30% a mais, por exemplo.

Férias

O cálculo de férias para o fechamento da folha de pagamento é bem simples: basta pegar o salário do colaborador e acrescentar um terço desse valor — chamado de adicional de férias. São considerados para essa conta, também, o IRRF e o INSS. 

Existe a possibilidade do trabalhador optar por fazer o abono pecuniário, ou seja, vender 10 dias de suas férias e receber o valor correspondente.

Por que é interessante contar com o auxílio de um sistema de gestão?

Quaisquer cálculos feitos de forma manual, mesmo que com o auxílio de calculadoras, estão sujeitos a erros. Isso é normal, sobretudo quando trabalhamos com números e valores diferentes. Uma opção que evita contratempos que podem levar o trabalhador a acionar a justiça por receber menos do que lhe é de direito é automatizar o procedimento.

Com um sistema de gestão, todas as informações que abordamos ao longo deste post são inseridas no software, que realiza o cálculo de forma automatizada e precisa, fornecendo análises e gráficos que contribuem com as atividades do setor contábil e financeiro do negócio. Sendo assim, considere essa alternativa para fazer um cálculo de folha de pagamento acertado.

Com as informações que listamos aqui, temos certeza que o cálculo de folha de pagamento da sua empresa será realizado da melhor forma possível. Contar com o auxílio da tecnologia nesse sentido é muito vantajoso, sobretudo porque elimina a possibilidade de erros manuais e contribui para que o orçamento corporativo não sofra interferências negativas.

Gostou das dicas e quer complementar ainda mais os seus conhecimentos sobre o assunto? Então aproveite a sua visita no blog e veja como fazer uma boa gestão da folha de pagamento!