A atualidade exige das pessoas agilidade e praticidade no dia a dia, o que não poderia ser diferente no trabalho. Em meio a rotinas cada vez mais imersas na correria, sabemos que conseguir realizar todas as suas tarefas sem precisar correr contra o relógio não é algo tão simples assim. Contudo, esse é um problema que pode facilmente ser resolvido quando se sabe como administrar o tempo.

Fazendo o devido gerenciamento dessas horas, é possível não só trabalhar com mais tranquilidade, como fazer com que as suas tarefas rendam mais e, dessa forma, aumentar a sua produtividade. Agora, você deve estar se perguntando como isso é possível, certo?

É justamente para auxiliar você nessa missão que criamos o post de hoje. A seguir, veja a importância de saber administrar o seu tempo e confira 5 dicas infalíveis de como fazer isso. Vamos lá?

Qual é importância de administrar o tempo?

Se 24 horas parecem não ser o suficiente para que você realize suas tarefas diárias no trabalho, pode ser que esteja havendo um problema no gerenciamento (ou na falta de um) do seu tempo.

Já parou para pensar que, muitas vezes, não é o dia que parece ser curto demais ou não render, e sim você que não está conseguindo administrar corretamente as horas que tem? Saiba, no entanto, que essa é uma situação comum e experienciada por mais profissionais que você possa imaginar.

Felizmente, reverter esse quadro é possível. As vantagens de saber administrar o tempo são muitas, incluindo desde o aumento do foco naquilo que é realmente necessário até a eliminação do estresse no trabalho.

Gerenciando bem o seu tempo no trabalho, você evita frustrações — que costumam ocorrer quando você não consegue cumprir com aquilo que foi planejado —, faz com que suas tarefas rendam mais e até mesmo se torna um profissional mais produtivo, o que certamente conta bastante pontos no ambiente corporativo. Entre outras vantagens da prática, estão:

  • menos retrabalho;

  • menos problemas;

  • menos surpresas;

  • menos esforço;

  • mais tempo livre;

  • melhora na reputação.

Esse é, então, um excelente diferencial que pode ajudar você a conquistar sucesso e satisfação profissional. Assim, você será não só um funcionário que cumpre seu horário por ordem, mas sim que sabe utilizar as horas a seu favor e crescer com isso. Para tornar o que acabamos de falar em realidade, siga as dicas que preparamos a seguir.

Como administrar o tempo?

Acompanhe!

1. Liste todas as tarefas diárias

Por mais óbvio que possa parecer, o primeiro passo para aprender a administrar o seu tempo e aproveitar melhor as horas que possui no trabalho é se planejar. Isso independe da função que você executa ou do tipo de tarefas a serem realizadas.

Liste todas as suas atividades do dia com antecedência para, assim, estar preparado quando for executá-las. Aqui, contar com uma agenda pode ser de grande utilidade. No final de cada dia, revise tudo o que foi feito e monte a agenda do dia seguinte.

Por fim, tão importante quanto estabelecer as suas tarefas diárias no trabalho é definir prazos. Estipule metas tangíveis de execução e procure trabalhar sempre dentro do planejamento.

2. Saiba priorizar tarefas

Pouco adiantará definir as tarefas diárias sem saber quais delas devem ser priorizadas para obter um melhor aproveitamento do tempo. Isso fará com que você gaste mais tempo em tarefas que, na verdade, não precisam ser entregues com urgência.

Por mais que você sempre tenha mil coisas para fazer, aprenda a dar prioridade àquelas estratégicas e mais urgentes. Se tiver dúvidas, uma dica interessante é conversar com seus colegas do setor e até mesmo com o líder do time, de modo a compreender com clareza quais são as prioridades do dia.

3. Utilizar a tecnologia como aliada

A tecnologia faz parte do cotidiano de muita gente, trazendo praticidade e otimização aos processos diários. No mundo corporativo, isso não poderia ser diferente. Se você pode usar a tecnologia a seu favor na realização de tarefas pessoais, como listas de compras, pode enxergar nela uma grande aliada em seu trabalho.

Aprenda a utilizar o que há de melhor em tecnologia para gerenciar o seu tempo. Entre os aplicativos mais usados para esse fim, podemos listar:

  • Evernote: esse aplicativo é uma excelente ferramenta para organizar suas ideias, dados e informações;

  • Smartr: sabe aquele tempo que você perde tentando achar informações sobre um contato? Utilizando esse aplicativo, você terá todos esses dados centralizados em um só lugar;

  • Neotriad: esse aplicativo permite que você liste todas as suas tarefas diárias e determine o tempo indicado para cada uma, controlando também a sua agenda pessoal.

4. Conte com o auxílio de técnicas de gerenciamento de tempo

Sabia que existem técnicas valiosas e que comprovadamente podem ajudar você na gestão das suas horas? Entre elas, está a técnica pomodoro, método de gerenciamento de tempo criado em 1980 pelo italiano Francesco Cirillo.

A técnica pomodoro

A metodologia se baseia na ideia de que dividir os fluxos de trabalho em blocos é capaz de melhorar a agilidade do cérebro e melhorar o foco na execução das atividades. Em suas pesquisas, Cirillo constatou que 25 minutos é o tempo ideal para cada um desses blocos. Quer entender como colocar tudo isso na prática? Veja:

  • Como já indicamos, faça uma lista com as tarefas que precisa realizar;

  • Programe um cronômetro (pode ser o do seu smartphone ou até mesmo o despertador) para 25 minutos;

  • Escolha uma tarefa (baseando-se na hierarquia da prioridade) e trabalhe nela sem distrações, pausas para checar e-mails ou outras interrupções;

  • Quando o cronometro apitar, faça uma pausa de 5 minutos. Você pode aproveitar esse tempo para se levantar, beber uma água, fazer um alongamento etc.;

  • Elimine a tarefa da lista após terminá-la e inicie outro trabalho;

  • A cada quatro blocos de tempo, faça uma pausa mais longa, que será de 30 minutos.

5. Mantenha o local de trabalho organizado

Pode até soar trivial, mas a organização do ambiente em que você realiza as suas funções é um aspecto fundamental na gestão de tempo no trabalho.

Uma mesa bem organizada e com fácil acesso às principais ferramentas que utiliza fará com que você perca menos tempo tentando encontrar o que precisa.

Isso também vale para o seu ambiente digital. Caso trabalhe com um computador, separe pastas específicas, organize-as e sempre nomeie os arquivos de modo claro, tornando a tarefa de achá-los mais fácil.

Pronto! Agora você já sabe como administrar o tempo da melhor forma possível, organizando não só as suas tarefas diárias, como também aumentando a sua produtividade e melhorando os seus rendimentos. Sendo assim, para obter esses resultados, não deixe de colocar em prática as dicas do artigo.

E você, gostou do conteúdo de hoje? Para ajudar mais pessoas a fazer um gerenciamento adequado do tempo, não deixe de compartilhar agora mesmo o post em suas redes sociais!