Basta falar em fazer uma conferência com a equipe para muitos colaboradores virarem a cara e a sensação de dia de trabalho perdido tomar conta do setor ou mesmo da empresa. Afinal, esses encontros entre supervisores e subordinados — que muitas vezes são quinzenais, semanais ou até diários — são tidos como burocráticos, pouco produtivos e maçantes por conta das longas horas de duração.

Pensando nisso, muitos gestores, coordenadores e diretores se perguntam como otimizar reuniões e torná-las mais proveitosas para o surgimento de novas ideias e estratégias que possam alavancar o sucesso e o crescimento da organização. E é justamente para ajudá-lo nessa missão que reunimos algumas dicas bastante úteis. Acompanhe!

Liste os objetivos de cada reunião

Antes de se reunir, seja com fornecedores, colegas ou mesmo gestores da empresa, é essencial se planejar para esse momento. Para tanto, você pode contar com um checklist no pc ou o bom e velho bloco de anotações para listar os objetivos dessa reunião.

Dessa maneira, é possível organizar um cronograma a ser seguido e até mesmo definir previamente os feedbacks que serão dados e as novidades que serão repassadas, assim como a forma como serão ditas — algo que é indispensável numa reunião informativa, na qual o responsável por ela comunica mudanças na companhia, novos procedimentos internos, reestruturações do setor etc.

Para completar, ao adotar essa medida, é possível dar uma prévia sobre os assuntos que serão debatidos para os demais participantes por meio dos canais de comunicação internos e, assim, permitir que eles também consigam se preparar, caso seja necessário apresentar documentos, relatórios e afins.

Inclua apenas pessoas envolvidas com a pauta da reunião

Com a pauta da reunião bem definida, a próxima dica é simples, mas, ainda assim, fundamental: só incluir quem, de fato, está envolvido diretamente com os temas que serão debatidos nela.

Por exemplo, se a proposta da conferência é promover um treinamento em marketing digital ou endomarketing, o indicado é que estejam apenas os profissionais desse setor, não é mesmo?

Essa medida é válida para evitar não só uma possível superlotação no ambiente onde ela será realizada — o que pode gerar desconforto e incômodo generalizado —, mas também minimizar as chances de distrações, conversas paralelas e pessoas dispersas por falta de interesse no que está sendo tratado.

Defina os horários e o tempo de duração de cada encontro

Após as duas sugestões anteriores, será o momento de definir o horário e o tempo de duração de cada encontro. Aqui é importante ter em mente duas coisas que podem contribuir para o sucesso ou o fracasso dele.

A primeira é que deve-se evitar reuniões no final do expediente, pois é um período em que as pessoas estão menos produtivas, visto que já estão cansadas física e mentalmente de um longo dia de trabalho e visam apenas ir para seus respectivos lares.

A segunda é que reuniões curtas de até 30 minutos são o ideal, pois não tomam muito tempo dos envolvidos e eles não precisam parar ou até mesmo atrasar as atividades nas quais estão envolvidos.

Aprenda a manter o foco

Uma quarta dica sobre como otimizar reuniões é aprender a manter o foco. Sim, essa é uma questão que pode parecer óbvia, mas que quando não é bem administrada afeta a sua performance frente a sua equipe, diminui a produtividade do seu trabalho, provoca atrasos e interrupções constantes nas conferências e ainda gera ruídos de comunicação com os demais.

Por isso, treine a sua oratória em público para ser direto ao discutir os mais distintos tópicos, evite fazer atividades regulares do seu cargo durante a reunião e desligue aparelhos eletrônicos (como celulares, tablets etc.) que podem desviar a sua atenção e a sua concentração com notificações de redes sociais e afins. Dessa forma você estará 100% presente, envolvido e participativo nesse momento.

Faça da tecnologia uma aliada

Uma quinta sugestão sobre como otimizar reuniões é adotar tecnologias que auxiliem você a não só a economizar tempo, mas também a realizar processos internos durante a reunião com mais agilidade e facilidade, como compartilhamento de datas de eventos e lançamentos de produtos, participação remota de funcionários em outros cantos da cidade, do estado ou do país e edição de documentos online.

Entre os principais exemplos, podemos citar arquivos na nuvem — Drive, iCloud, OneDrive etc. —, agendas compartilhadas pelo Google e ferramentas de videoconferência — Hangouts, Skype, Viber, Line etc.

Não permita atrasos

Outro ponto importante é não permitir a entrada de atrasados no decorrer da reunião. Afinal, aceitar esse comportamento dá margem para que os demais envolvidos deixem de cumprir com o horário marcado por entender que esse momento não tem a importância nem a relevância que você afirma.

Além disso, quando há alguém que se atrasa, a entrada dele interrompe o fluxo do que está sendo debatido/explicado, gera uma grande distração e, para completar, ainda é preciso fazer um resumo do que já foi explanado para deixá-lo integrado à conversa. Tudo isso demanda tempo e pode prolongar (e muito) qualquer conferência.

Não deixe de elaborar uma ata

Por fim, mas não menos importante, elabore uma ata ao término de cada reunião para encaminhar a todos os participantes que estavam (ou deveriam estar) presentes. Como fazê-la? Simples: ela deve conter tópicos curtos e diretos sobre os temas debatidos e as soluções propostas com possíveis prazos, orçamentos e responsáveis pela execução de cada uma delas.

Assim, além de colocar todos aqueles que estavam ausentes a par do que foi definido, evita-se falhas de comunicação posteriores, eventuais contestações de atividades e obrigações ou atrasos e refações de projetos por falta de avisos oficiais.

Gostou das dicas sobre como otimizar reuniões? Pois não deixe de refletir sobre a importância delas e principalmente colocá-las em prática na sua empresa, certo? Assim, você terá uma gestão de tempo mais eficiente e conseguirá otimizar não só o planejamento e a execução desses encontros, mas também os resultados deles.

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