O eSocial para pequenas empresas é um programa da União cujo objetivo é unificar a transmissão de dados pelo empregador em relação a seus funcionários. Ele vai transformar de maneira sólida a relação entre empresa, seus profissionais e governo.

Entre os objetivos mais relevantes do sistema estão:

  • melhora na eficiência;

  • aumento da transparência nas relações entre as empresas e seus empregados;

  • eficácia na fiscalização;

  • diminuição na burocracia e nas fraudes.

Tudo isso feito de maneira fácil, transparente e eficiente. Mas como adaptar sua pequena empresa a esse programa? Pensando nisso, a VR Benefícios preparou um guia você entender melhor como fazer essa transição.

O que é o eSocial?

É o programa de registro, criado pelo Governo Federal, para agilizar a gestão de dados relativos aos funcionários. De modo sintetizado e institucional, ele vai diminuir tempo e gastos do setor contábil nas organizações no momento de operar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.  

Em geral, as informações recebidas pelas instituições vão formar uma base única de dados, gerida pelo Governo Federal, que englobará cerca de 40 milhões de colaboradores e contará com a cooperação de mais de 8 milhões de organizações, além de 80 mil unidades contábeis.

O cronograma estabelecido para a implantação do eSocial prevê duas etapas:

  1. Iniciada em 1º de janeiro de 2018: para as organizações cujo faturamento apurado no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões.

  2. A partir de 1º de julho de 2018: para os demais empregadores.

Quais são as vantagens do eSocial para as pequenas empresas?

A aplicação do instrumento pelas empresas vai transformar bruscamente a maneira de transmissão, organização e processamento dos dados enviados.

Falhas que atualmente são muito naturais nos cálculos de guias de recolhimento de várias taxas poderão ser mais facilmente evitadas.

Por meio da unificação da transmissão dos dados, a orientação é que as empresas aumentem a produtividade, reduzindo os gastos com todos os recursos que o atual modelo provoca.

É necessário que as pequenas empresas façam cadastro no eSocial?

Independentemente do porte da organização, a partir da metade do ano todos os negócios formalizados no país devem se cadastrar no eSocial.

Isso inclui mesmo o microempreendedor individual (MEI), que é o menor formato de empresa, cujo faturamento em 2018 estará limitado a R$ 81 mil ao ano.

Mas há um minúcia fundamental a observar. Os 7,2 milhões de MEIs do país só integrarão o eSocial em caso de estar em situação de empregadores — somente de um funcionário, como está previsto na lei do microempreendedor. Quando o micro empreendimento não contar com empregados, ele será isento de implantar o novo programa.

Assim sendo, a utilização do atual sistema continua como a forma de recebimento único de impostos (SIMEI), em rendimentos fixos mensais.

A nota positiva é que os pequenos empresários terão um cuidado proporcional ao seu tamanho, em caso de acesso ou no volume da transmissão de dados.

Foi decidido pelo comitê competente que essa estrutura integrará um programa online gratuito para enviar as informações. Isso também vai ocorre com os patrões de colaboradores domésticos.

Quais as consequências de não se adaptar?

Como somente houve alteração na forma de transmitir os dados, sua organização poderá se submeter às mesmas sanções que atualmente são previstas por lei, pela violação de suas responsabilidades.

Não existe penalização para a instituição que não adotar o programa de maneira instantânea. Todavia, o cumprimento das obrigações fiscais para com a gestão federal permanecerá impossível caso sua empresa não se adéque ao eSocial.

Como se cadastrar no sistema?

Para se cadastrar no sistema, a empresa deverá apresentar os seguintes documentos.

  • cadastro geral de empregados e desempregados, aplicado pelo programa de seguro-desemprego para checar as informações relativas às ligações trabalhistas, além dos demais programas sociais;

  • carteira de trabalho e previdência social — a CTPS é o comprovante obrigatório para todo profissional que ofereça algum tipo de serviço, seja na indústria, no comércio, na agropecuária, ou mesmo de natureza doméstica;

  • comunicação de acidente de trabalho — a CAT é um registro gerado para caracterizar tanto um acidente de trajeto ou de trabalho, assim como uma doença ocupacional;

  • comunicação de dispensa — a obrigação da empresa, ao demitir um profissional sem justa causa, é emitir um Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) e da Comunicação de Dispensa (CD), documentos essenciais para que o funcionário dispensado possa receber o benefício;

  • declaração de débitos e créditos tributários federais — a DCTF é uma entre muitos documentos solicitados pela União aos empregadores. Tida como uma obrigação tributária subsidiária, ela agrega informes relativos a contribuição tributária e demais proventos públicos, realizados pela instituição a cada mês;

  • declaração do imposto de renda retido na fonte — é uma obrigação devida por todas PJ;

  • folha de pagamento — relatório produzido, normalmente pelo RH, que retrata o valor das despesas com pessoal e encargos referente a um mês de trabalho;

  • guia da previdência social — pode ser gerada pela Internet, sem precisar ir ao Centro de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal;

  • guia de recolhimento do FGTS — deverão ser informados os dados da empresa e dos trabalhadores, as ocorrências geradoras de valores devidos ao INSS e contribuições previdenciárias, bem como as remunerações dos trabalhadores e o valor a ser recolhido ao FGTS;

  • guia de recolhimento do FGTS e de informações à previdência social, que oferece dados para estabelecer um eficiente cadastro de vínculos e remunerações dos segurados da Previdência Social. A GFIP substituiu a Guia de Recolhimento do FGTS – GRE;

  • livro de registro de empregados — obrigatório para todas as PJ que mantêm colaboradores;

  • manual normativo de arquivos digitais, contendo validação e autenticação de arquivos digitais a serem entregues ao auditor-fiscal da Receita Federal do Brasil, por meio do sistema SVA;

  • perfil profissiográfico previdenciário — é um registro histórico e laboral que abrange diversos informes relativos às funções do colaborador na empresa, tais como dados administrativos e resultado de monitoração biológica e ambiental;

  • relação anual de informações sociais — todos os empregadores são obrigados a entregar, no prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS devidamente preenchida, com as informações referentes a cada um de seus empregados.

Como iniciar a preparação para integrar o eSocial?

No momento, as medidas mais importantes que as organizações precisam aplicar, para estar de acordo com o eSocial, são:

  • revisão de processos administrativos;
  • capacitação cadastral;
  • geração de uma equipe para tratar da implementação do sistema.

Em seguida, a mudança comportamental dos profissionais é essencial para que haja uma transição tranquila. É necessário eficácia e flexibilidade para adaptar-se ao novo programa, que exige dos colaboradores:

  • tempo;
  • supressão de vícios;
  • eliminação de descuidos.

Em suma: gestão efetiva.

Listamos abaixo as principais precauções a serem tomadas durante a transição do sistema eSocial:

  • aperfeiçoar cadastros;

  • criar e treinar o grupo responsável pela implantação do sistema;

  • treinar e reciclar colaboradores;

  • criar rotinas de coordenação e supervisão efetiva;

  • revisar processos administrativos;

  • integrar as informações para envio;

  • auditar as rotinas e processos de trabalho;

  • implantar software adequado e previamente validado.

Em resumo, podemos entender que o eSocial para pequenas empresas chegou para ajudar os gestores a aprimorar a gestão de pessoal. O programa faz a entrega de todos os documentos ligados à relação trabalhista, facilitando a apuração correta dos tributos. Também permite uma melhor fiscalização sobre informações relativas à segurança e à saúde do trabalhador, assegurando a correta execução das leis previdenciárias e trabalhistas.

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