Independentemente do tamanho ou da área de atuação, o objetivo de qualquer negócio é gerar resultados satisfatórios, certo? Isso, no entanto, é algo que depende de diversos fatores — e não só do sucesso do produto ou serviço desenvolvido pela empresa. A verdade é que um empreendimento bem-sucedido é aquele no qual todos os colaboradores e gestores unem esforços e exercem suas atividades com motivação e produtividade.

Nesse sentido, contar com algumas ferramentas de gestão de tempo pode fazer toda a diferença. Saber administrar cada minuto do expediente, utilizando-os a seu favor, evita que a desorganização afete o dia a dia do empresário e da empresa — o que reflete tanto em seus resultados individuais quanto nos cofres do negócio.

E então, ficou curioso para saber de quais ferramentas estamos falando? Continue a leitura do artigo para descobrir!

A importância da administração de tempo

Se todas as horas que você tem em mãos não parecem ser suficientes para a realização das tarefas diárias no trabalho, o mais provável é que esteja havendo um problema na administração (ou na falta dela) de seu tempo.

Em sua posição de gestor, uma das primeiras coisas que você deve entender é que fazer uma gestão de tempo adequada é parte-chave do sucesso do negócio e deve ser levado com bastante seriedade — para que se reflita, também, na postura de toda a equipe.

A má administração do tempo faz com que os dias pareçam ser curtos demais ou não render. Como consequência, as entregas de trabalho acabam sempre deixando a desejar e os resultados da empresa não atingem o seu potencial.

Há também a perda de prazos, o esquecimento de tarefas, o índice alto de retrabalhos, o desperdício de recursos, níveis maiores de estresse entre os colaboradores, a reputação profissional negativa, entre outros aspectos negativos.

Por outro lado, quando o tempo é otimizado e bem aproveitado, é possível desfrutar de vários benefícios, como aumento da produtividade e da qualidade das entregas, redução de erros e imprevistos, diminuição do estresse, melhora da qualidade de vida dos gestores e colaboradores, reconhecimento profissional, entre outros pontos que contam bastante no ambiente corporativo.

Os desafios

Ainda que a gestão de tempo seja algo imprescindível para as empresas, é fato que colocá-la em prática significa enfrentar alguns desafios. Isso porque esse gerenciamento requer mudanças de hábito e comportamento por parte de todos — o que só é possível, na maioria das vezes, quando ocorre uma mudança também na cultura organizacional, que depende da liderança.

Independentemente de qual for a situação do seu negócio, felizmente, como mencionamos no início do artigo, existem algumas ferramentas de gestão de tempo capazes de auxiliar o gestor a se organizar melhor e, consequentemente, melhorar seu desempenho. Listaremos as principais no próximo item!

As melhores ferramentas de gestão de tempo para empresários

1. Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos versátil e bastante conhecida. Personalizável, ela pode ser ajustada de acordo com as necessidades de cada usuário. Por isso, pode ser usada tanto por um só gestor como por equipes inteiras.

De modo geral, o Trello permite a criação de painéis e, em cada um deles, o usuário pode adicionar boards com as categorias que desejar. Nesses quadros, são incluídas as tarefas de cada projeto a ser executado, as atividades designadas a cada um e os prazos estabelecidos.

Dessa forma, a condução dos projetos se torna clara e fluída, fazendo com que o tempo economizado possa ser empregado em outras atividades relevantes ao negócio.

2. G Suite

O Suite é um serviço do Google que oferece versões de vários produtos que podem ser personalizados de forma independente com o nome de domínio do usuário. O G Suite é a versão empresarial das ferramentas do Google (Gmail, Agenda, Drive, etc). A sua proposta principal é aumentar a produtividade empresarial por meio da centralização dos trabalhos na nuvem.

Dessa forma, o gestor pode designar informações e atividades aos times de trabalho, que terão acesso aos materiais e poderão se comunicar de maneira fluida e colaborativa.

3. MeisterTask

MeisterTask é uma ferramenta que permite que você crie projetos, distribua atividades, adicione quantos membros quiser à equipe, acompanhe de forma fácil e intuitiva o progresso de todos e conte as horas gastas em cada uma tarefa. Quando um colaborador conclui a etapa para ele designada, automaticamente, a próxima etapa é direcionada ao responsável: muitas vezes, o gestor.

A plataforma também permite a contagem de horas gastas em cada atividade, ou seja, é ideal para ser utilizada por quem deseja fazer uma boa gestão de tempo. Além disso, os painéis flexíveis do MeisterTask se adaptam ao fluxo de trabalho de cada um e garantem que todos estejam sempre alinhados, melhorando a qualidade das entregas.

Técnicas de gestão de tempo

Além de ferramentas de gestão de tempo como as que listamos, existem também algumas técnicas que comprovadamente podem ajudar nessa administração. Não é à toa que são usadas não só por gestores, como também por estudantes, trabalhadores no geral e até mesmo cientistas.

A técnica Pomodoro, por exemplo, foi criada em 1980 e se baseia na metodologia de que dividir os fluxos de trabalhos em blocos de 25 minutos melhora a agilidade do cérebro e, consequentemente, o foco na execução de atividades. Na prática, ela funciona da seguinte forma:

  • faça uma lista com as tarefas a serem realizadas;
  • programe um cronômetro ou despertador (que pode ser, inclusive, do seu smartphone) para 25 minutos;
  • escolha uma tarefa (baseando-se no critério de prioridade) e trabalhe nela sem pausas e distrações;
  • quando o cronômetro ou despertador apitar, faça uma pausa de 5 minutos (tempo que pode ser aproveitado para que você se levante, beba uma água, etc.);
  • após o término da tarefa, elimine-a da lista e inicie a próxima;
  • a cada quatro blocos de tempo, a pausa se torna mais longa, passando a ser de 30 minutos.

Pronto! Agora você já tem em mãos as melhores ferramentas de gestão de tempo para empresários, bem como dicas fundamentais para ajudá-lo a utilizar cada hora do expediente a seu favor. Dessa forma, você consegue não só organizar suas tarefas diárias, como aumentar a sua produtividade, melhorar seus rendimentos e servir de exemplo para que os times de trabalho façam o mesmo.

Por falar em otimização de tempo, temos um artigo que explica como a terceirização da gestão de benefícios pode ser vantajosa para o seu negócio. Acesse e melhore ainda mais o desempenho da sua empresa!