A parte burocrática da administração, como fazer a gestão de folha de pagamento, também é essencial para o sucesso da empresa. Por isso, é necessário entender todo o processo e fazê-lo de forma prática e eficaz.

Calcular uma folha de pagamento não é uma tarefa fácil. Geralmente exige do colaborador conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas e noções de matemática financeira. Além disso, dedicação e organização ao elaborar o documento.

Muitos empreendedores apresentam dificuldade na hora de executar essa tarefa, por achá-la complexa, sobretudo quando passam por um aumento no quadro de funcionários.

Pensando nisso, abordaremos, no post de hoje, a importância de gerenciar uma folha de pagamento de modo eficiente, além de dar dicas práticas para ajudar a fazê-la. Continue a leitura e confira!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é o espelho das informações e das atividades trabalhistas de cada funcionário, ou seja, é uma lista da remuneração paga aos colaboradores de uma empresa. Ela pode ter função operacional, contábil e fiscal, e é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, descrevendo tudo o que o funcionário receberá e os descontos que serão realizados.

A elaboração da folha de pagamento é específica de cada empresa. Não existe um modelo oficial. Por isso, ela pode ser adaptada aos critérios que combinam melhor com a organização.

No entanto, algumas informações devem ser preservadas como: o valor do salário bruto do funcionário; a frequência de trabalho (faltas, atrasos e afastamentos); os descontos de encargos sociais; a forma de pagamento e a data que o valor será repassado.

Qual a importância de organizá-la?

Quando dispomos de um negócio, tudo relacionado à gestão financeira, fiscal e tributária é extremamente importante. Nesse contexto, destaca-se a folha de pagamento. Por isso, sua elaboração necessita de muita atenção.

Vale ressaltar que ter o total controle dos pagamentos dos funcionários e saber qual o impacto da folha de pagamento no faturamento da empresa são imprescindíveis para o seu desenvolvimento. A falta de planejamento pode acarretar sérios problemas, como a ausência de recursos para liquidar gastos previsíveis, além de incitar processos trabalhistas e, até mesmo, o pagamento de multas.

Tendo em vista a responsabilidade que o cálculo da folha de pagamento exige, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o apoio de uma empresa de contabilidade para que todo o processo seja realizado com precisão, minimizando as potenciais falhas.

Ter uma folha de pagamentos organizada gera diversas vantagens, tais como:

  • maior precisão nos dados;
  • centralização de informações e dados;
  • agilidade no processo;
  • maior eficácia no controle financeiro;
  • geração de relatórios de modo prático;
  • previsibilidade financeira;
  • obtenção do histórico de cada colaborador;
  • processamento da folha de pagamento para corrigir erros;
  • maior facilidade nas auditorias internas e externas.

Portanto, fazer uma boa gestão da folha de pagamento traz segurança e proteção durante o procedimento. E automatizar esse gerenciamento é uma decisão que ajuda a trazer melhores resultados à empresa.

Dicas práticas para fazer uma gestão de folha de pagamento

Algumas dicas podem auxiliar nesse processo. Confira a seguir!

Automatize

Automatizar a gestão da folha fará com que você tenha melhores resultados. Ademais, essa modalidade permite a integração dos dados e o armazenamento das informações em um só local, facilitando a busca e o acesso de todos os envolvidos.

Padronize uma conta bancária

Ter uma conta bancária separada para efetuar pagamentos contribui na distinção dos tipos de gastos e controle de fluxo de caixa, além de facilitar a comprovação de determinadas informações, em caso de fiscalização.

Outro aspecto importante diz respeito à visualização do cumprimento das obrigações de forma mais ampla, como os gastos com remuneração de funcionários, as provisões de pagamentos de benefícios e os impostos que estão sendo pagos.

Faça provisão e controle de gastos

Entende-se por provisionar gastos o ato de ter conhecimento sobre as despesas e quando elas ocorrem. A partir daí, é possível prever e planejar o pagamento dessas despesas.

Para isso, planeje os gastos com férias e 13° salários desde o início do ano e crie uma poupança mensal para evitar surpresas em seu orçamento, especialmente se você tiver um alto número de funcionários.

Estabeleça uma rotina para entrega de holerites

Os holerites, também chamados de contracheques, trazem as referências dos valores e das remunerações que o colaborador receberá naquele mês, como o salário, os benefícios e as gratificações. É importante manter uma rotina para entregá-los aos funcionários e estabelecer uma data para efetuação do depósito dos pagamentos.

Lembrando que a entrega do demonstrativo precisa ser feita mensalmente e consiste em uma obrigação legal da empresa. Isso garante a confiança dos funcionários em relação à empresa e possibilita um melhor gerenciamento dos recursos da organização.

Utilize tecnologias como auxílio

Adotar um bom sistema de gestão para manter a organização do documento é essencial para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas. Para isso, o auxílio das tecnologias pode ser muito útil para reduzir custos e otimizar o serviço.

Diversos softwares fazem cálculos financeiros de forma automática e, consequentemente, mais rápida. Essas ferramentas automatizam o controle da jornada de trabalho dos funcionários, fazem a gestão do pagamento e a emissão do contracheque. No entanto, é necessário, também, manter um arquivo com documentos assinados pelos colaboradores, para evitar problemas.

Controle as horas trabalhadas

É necessário analisar a folha de ponto de cada funcionário, em que estão documentadas horas trabalhadas, jornadas adicionais, horas extras. Quando há justificativa de faltas, por meio de atestado médico, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser descontado no pagamento.

Por fim, destaca-se a importância de contratar o serviço de um contador ou empresa terceirizada, caso necessário, para manter o sistema organizado. Assim você economiza tempo e aumenta a eficiência da sua empresa.

Quando a gestão de folha de pagamento é feita de forma eficiente, ela pode ser um importante apoio à gestão de pessoas de qualquer empresa, evitando desconfortos para o proprietário e garantindo o crescimento sustentável da instituição.

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