Você tem cuidado da gestão de tempo e produtividade dos colaboradores da sua empresa? Saber gerenciar bem o próprio tempo é fundamental para organizar melhor as tarefas de cada dia e, com isso, aumentar a capacidade produtiva. Mas, nem todas as pessoas conseguem ser eficientes nesse quesito.

Como gestor, o seu papel é ajudar seus colaboradores a controlar melhor suas rotinas, para que eles consigam entregar mais qualidade e valor para o negócio, sem prejudicar a qualidade de vida e a saúde de nenhum deles.

Neste artigo, vamos explicar a importância da gestão de tempo e produtividade nas empresas, quais são os indicadores que você deve estar atento e como adotar práticas que tragam mais eficiência para o negócio. Confira! 

Por que a gestão do tempo é tão importante nas organizações?

Uma das únicas coisas que é a mesma para todas as pessoas no mundo é o tempo. Todos dispomos das mesmas 24 horas a cada dia para realizarmos aquilo que desejamos. Mas apenas uma parcela delas é dedicada ao trabalho e, por mais que a empresa seja flexível quanto aos horários, cada minuto deve ser muito bem utilizado.

A produtividade deriva da utilização mais eficiente do tempo e da priorização de tarefas relevantes, evitando as distrações. Mais do que conseguir fazer mais com menos, a gestão do tempo e a produtividade são peças-chave para conseguir fazer melhor.

Quais indicadores devem ser acompanhados pelos gestores?

Você pode pensar que seus colaboradores já apresentam uma produtividade boa e que não precisa se esforçar muito. Mas, você está medindo isso? Se não, trouxemos aqui os principais indicadores que você precisa acompanhar mais de perto.

Cumprimento dos prazos

O cumprimento dos prazos é principal medidor da eficiência na gestão do tempo dos colaboradores. Se as ocorrências de atrasos começam a aumentar ou determinados profissionais são mais recorrentes nesse problema, é sinal de que algo não está indo bem. O ideal é investigar as causas e dimensões da situação.

Esse monitoramento é válido tanto para as entregas externas, para clientes e parceiros, quanto nas internas, entre diferentes etapas de cada processo. Atrasos em uma linha de produção, por exemplo, geram impactos em diversos outros processos. Se torna uma reação em cadeia que tem como desfecho algum tipo de prejuízo.

Qualidade das entregas

As atividades são entregues nos prazos, mas será que estão sendo feitas com o cuidado necessário? É muito importante monitorar a qualidade dos produtos e serviços entregues pelos colaboradores, a fim de verificar se a velocidade não está interferindo nos resultados obtidos.

Faça avaliações em etapas estratégicas da produção, peça a clientes e parceiros para emitirem sua opinião acerca do que estão recebendo. Garanta que a qualidade esperada pelos seus compradores sempre seja mantida.

Capacidade de produção

No outro oposto, a capacidade de produção evidencia o quanto a empresa pode produzir com os recursos que dispõe. Se os profissionais são mais lentos, a capacidade será menor. A busca será sempre pelo melhor aproveitamento possível.

A equação perfeita da produtividade deve ser o ponto de equilíbrio entre esses três fatores. De nada adianta cumprir os prazos, mas não entregar com qualidade, assim como não adianta caprichar na qualidade se isso reduz a capacidade de produção. Cada empresa vai determinar qual é a melhor forma de relacionar esses pontos.

Como melhorar a gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo e produtividade dependem da atenção a várias questões importantes que muitas vezes passam despercebidas pelas pessoas. Listamos alguns indicadores que ajudam a controlar melhor a rotina e obter ganhos de tempo e produtividade, acompanhe.

Identifique e neutralize os ladrões do tempo

Os ladrões do tempo são eventos que roubam a nossa atenção sem que a gente se dê conta disso. Você vai precisar se observar para identificar o que mais tem usado seu tempo de forma improdutiva, afinal cada pessoa é atraída por coisas diferentes. 

Alguns ladrões são mais comuns à grande maioria, tais como:

  • acesso às redes sociais;
  • conferência desnecessária da caixa de e-mail;
  • conversas de corredor;
  • idas à copa e banheiro mais longas que o necessário;
  • surgimento de tarefas não programadas.

Organize as tarefas do dia seguinte no final do expediente

A falta de organização é um dos fatores que acabam consumindo mais tempo dos profissionais. Eles chegam ao seu posto de trabalho, mas levam muito tempo até colocar as coisas em ordem para começar, efetivamente, a trabalhar.

Garanta que as tarefas sejam sempre organizadas no dia anterior. Ao final do expediente, cada um deve deixar sua programação pronta, com todas as prioridade listadas e espaços que permitam certa flexibilidade ao planejamento. No dia seguinte, cada um já sabe exatamente o que deve fazer e isso faz com que a manhã seja muito mais produtiva.

Faça apenas uma atividade de cada vez

Ser multitarefa não é o mesmo que ser mais produtivo. Nosso cérebro só consegue focar em uma atividade de cada vez, qualquer outra estará sendo feita no “piloto automático”. O colaborador pode parecer que está fazendo várias coisas, mas chega ao final do dia sem concluir várias delas.

Focando em apenas uma tarefa por vez, ela é finalizada com mais agilidade e atenção. Isso melhora a qualidade das entregas e ajuda a motivar os profissionais, que se sentem mais produtivos e capazes.

Diga não para demandas não esperadas

Citamos as demandas não programadas como um dos ladrões do tempo porque essa é uma situação muito recorrente e prejudicial para uma rotina produtiva. De nada adianta organizar as tarefas no dia anterior e não cumprir o plano no dia seguinte.

As tarefas precisam ter uma ordem clara de prioridade e, tudo aquilo que não for urgente ou grave, deve entrar para a fila. Uma boa forma de facilitar isso é respondendo que no momento não é possível fazer o que está sendo pedido, mas que ao final do dia a tarefa será incluída no planejamento do dia seguinte.

Reserve um tempo para descansar

Outro mito muito difundido sobre a produtividade é que pessoas produtivas trabalham o tempo todo ou por mais tempo que a média das pessoas. Na verdade, pessoas produtivas aproveitam melhor o tempo que tem, para que eles gerem valor sem aumentar o desgaste. Para isso, é preciso cuidar da saúde física e mental.

Reserve um tempo no dia e na semana para descansar. Não pule o horário do almoço, faça pequenos intervalos quando tiver alguma tarefa mais longa a ser feita, inclua práticas de meditação e relaxamento em sua rotina. Com o corpo e mente saudáveis, é muito mais fácil enfrentar os desafios do dia a dia.

Como você pôde notar, a gestão de tempo e produtividade são fundamentais para o sucesso de uma empresa. O cuidado com a rotina dos profissionais ajuda a melhorar a qualidade e agilidade das entregas, bem como a gerar mais valor e retorno financeiro para o negócio. Invista em ações que promovam melhorias nesse sentido e leve sua empresa para um novo patamar no mercado.

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