Fazer a gestão dos colaboradores, controlar sua frequência, arquivar toda a documentação e assegurar que as regras trabalhistas estejam sendo cumpridas é um grande desafio para as empresas. Para se responsabilizar por tudo isso, existe o Departamento Pessoal — setor que realiza a administração dos trabalhadores da empresa.

Tendo em vista a sua importância, manter esse ambiente organizado é, muitas vezes, um diferencial de produtividade e qualidade da empresa no mercado. Para tanto, muitos procedimentos devem ser implementados para auxiliar na gestão desse Departamento.

Pensando nisso, abordaremos, neste artigo, 6 passos para você aprimorar a organização do Departamento Pessoal da sua empresa de forma eficaz. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que faz o Departamento Pessoal

Antes de apresentarmos as dicas para melhorar a organização do Departamento Pessoal, é importante que você entenda as tarefas desempenhadas por ele e a importância de organizá-lo.

O Departamento Pessoal é uma das divisões mais importantes dentro da empresa, tem por finalidade realizar o controle e a organização das relações trabalhistas com os funcionários.

Os documentos relativos a este setor servem, entre outras coisas, para comprovar o cumprimento do contrato de trabalho, por isso, a importância de mantê-los em ordem, garantindo, também, mais agilidade e eficiência no controle desses processos.

De modo geral, as funções do Departamento vão além de gerir funcionários. Entre elas, podemos destacar:

  • realizar processos e rotinas de recrutamento, seleção e busca de profissionais;

  • efetuar a gestão de contratos de trabalho e das relações do colaborador com a empresa;

  • realizar o controle de férias, folgas, licenças e outros afastamentos;

  • desenvolver e identificar necessidades de treinamento e aperfeiçoamento na empresa;

  • realizar e conduzir processos de demissão ou resignação dentro da empresa;

  • estabelecer e zelar por políticas de remuneração, promoção e carreira;

  • informar e reportar à direção eventos e dados sobre o corpo de funcionários;

  • conduzir avaliações de desempenho;

  • auxiliar comunicação entre os diferentes setores.

Seja qual for o tamanho da organização, há diversos registros para serem acompanhados. Dessa forma, fiscalizar o cumprimento das normas e colocar em ordem todos esses detalhes evita muitos problemas futuros. Além disso, a eficiência das tarefas fica comprometida com a desorganização do Departamento.

Por isso, separamos 6 dicas para melhorar a organização do Departamento Pessoal da sua empresa. Confira!

1. Melhorar o controle e a visão sobre os funcionários

Toda empresa que se preze, tem total controle das principais informações de seus funcionários, como dados pessoais, data de entrada, tempo de empresa, jornada de trabalho, salário, entre outros.

Essas informações costumam ser registradas em arquivos, que são consultados ocasionalmente. Entretanto, acessar esses registros em um acervo toda vez em que for preciso conferir algum cadastro seria muito inconveniente e desorganizado.

Por isso, ter uma ferramenta de controle que permite visualizar as informações mais importantes de forma prática é uma excelente opção para manter seu Departamento Pessoal bem organizado.

2. Calcular as horas extras

Além de melhorar o controle dos funcionários, é necessário verificar as horas trabalhadas, pois isso facilita o pagamento correto do trabalho realizado e das horas extras. Não dar atenção a esse detalhe pode resultar em processos trabalhistas.

Uma maneira rápida de calcular as horas extras é fazendo o controle do ponto. A folha de ponto é um método que monitora os horários de entrada e saída dos funcionários. Sua versão eletrônica confere mais praticidade, segurança e organização à empresa na hora de calcular as horas trabalhadas, já que os dados podem ser enviados diretamente ao software.

3. Organizar a folha de pagamento

Uma boa gestão da folha de pagamento é uma das principais características de um Departamento Pessoal organizado. Para fazê-la, é necessário estar atento não só ao cálculo de horas trabalhadas, como também às questões como FGTS, INSS, férias e outros benefícios.

Para realizar essa atividade, nada melhor do que utilizar uma ferramenta especializada, que garante a eficácia desejada de forma automatizada. Com seu uso, é possível importar dados do ponto eletrônico, calcular as horas trabalhadas e converter o valor das horas extras.

4. Ficar atento às mudanças da legislação

Para que o Departamento Pessoal se mantenha longe de problemas trabalhistas e esteja regularizado diante de uma fiscalização, é imprescindível ficar atento às mudanças da legislação. Nesse caso, o setor precisa manter atualizado o arquivo de cada funcionário, com as informações dos direitos trabalhistas.

Uma forma de manter a própria equipe atualizada dessas mudanças é realizando treinamentos especializados, para prestar suporte em questões legais.

5. Realizar a divisão de atribuições

Uma das grandes causas da desorganização do Departamento é a falta de divisão de atribuições. Quando ninguém é responsável por nada, há uma grande divergência na execução das atividades.

Para evitar esse tipo de problema, a empresa precisa dividir as obrigações entre a equipe. Isso garante que elas sejam cumpridas satisfatoriamente e com eficácia.

6. Vantagens de utilizar softwares de gestão

O software de gestão tem o potencial de facilitar e otimizar as tarefas desenvolvidas no Departamento Pessoal. Por meio desse recurso, não só o Departamento, mas a empresa como um todo passa alcançar níveis melhores em produtividade e eficiência, além de reduzir custos significativamente.

No Departamento Pessoal, essas ferramentas possibilitam criar um histórico de relatórios de ocorrências, montar organogramas da empresa, controlar a assiduidade dos colaboradores, criar planos de carreira, monitorar o fluxo de trabalho e simplificar o acesso aos arquivos.

É importante destacar que, a lei obriga a guardar alguns documentos, caso contrário pode acarretar multas e inviabilizar eventuais pretensões da empresa em juízo. Nesse caso, uma alternativa é digitalizar e armazenar esses arquivos em meio eletrônico.

Quando houver necessidade de arquivo físico, o Departamento Pessoal deve seguir alguns critérios para organização, tais como:

  • estabeleça um único local para guardar documentos;

  • categorize;

  • utilize ordem alfabética;

  • tenha um responsável;

  • mantenha os documentos em local adequado, sem umidade ou luz forte;

  • controle o tempo de descarte;

  • faça bom uso da nuvem.

Por fim, a organização do Departamento Pessoal possibilita melhores práticas e uma visão mais moderna e pragmática do setor. Consequentemente, sua empresa terá profissionais mais comprometidos, movidos por ações efetivas e que geram resultados positivos para a empresa.

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