A gestão de compras aperfeiçoada gera diversas vantagens, tais como lucro maior, redução de gastos com materiais, controle de todo o circuito de compra, certeza da qualidade do produto e garantia da inovação e do desenvolvimento tecnológico. Portanto, a gestão estratégica do processo de compras é uma das principais chaves para o sucesso de qualquer negócio e uma fórmula para melhorar a produtividade, assegurar a qualidade dos produtos e aumentar os lucros.

Ela é um processo muito importante para qualquer companhia, logo, é realizada por etapas e com cautela, envolvendo desde o planejamento da compra dos suprimentos e pesquisa dos melhores fornecedores até o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Continue lendo o post e saiba detalhes dessa otimização que pode ser empregada em sua empresa.

O que é a gestão de compras?

A gestão de compras ou administração de compras é definida como atividade responsável pela aquisição de matérias-primas e materiais para o uso interno da empresa, levando em consideração as políticas específicas determinadas por cada organização.

Esse processo inclui os cálculos relacionados às despesas com estocagem e depreciação, verificação dos sistemas de custeio e a análise das instalações.

Quais são as melhores dicas para gestão de compras?

Confira agora mesmo para começar a otimizar a gestão de compras da sua empresa.

Estabeleça objetivos e metas

Para iniciar a gestão de compras da sua empresa você deve planejar quais são os objetivos a serem alcançados por ela no que diz respeito à aquisição dos suprimentos para o trabalho.

Para estabelecer os objetivos é recomendado que você faça um estudo de todos os setores da empresa e as suas respectivas necessidades. A partir daí é possível criar metas realistas para supri-las.

Faça um controle

Uma das principais etapas da gestão de compras é o controle dos produtos. Essa fase equivale a uma ferramenta eficiente para identificar quais são os materiais que necessitam ser adquiridos para que a empresa continue executando as suas atividades com sucesso.

Uma das formas de controlar os produtos é criar uma planilha organizacional para cadastrar todos os produtos da empresa e o estoque disponível, usando nomes e códigos específicos. Sempre que um material for utilizado é necessário dar baixa na planilha.

Para as empresas que têm condição de investir um pouco mais, a utilização de softwares de gestão e controle de estoque, ou até mesmo de um ERP, pode ser a solução ideal para manter a gestão de compras em dia.

Saiba negociar com os fornecedores

Para seguir fazendo a gestão de compras é preciso elaborar uma lista de fornecedores confiáveis, que tenham condições de entregar materiais de qualidade, na quantidade desejada, com preços acessíveis e dentro do prazo que a empresa exige. Portanto, essa lista deve ser um cadastro completo e construída em formato de planilha.

Portanto, para estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores é de suma importância conseguir negociar preços vantajosos e fechar boas compras.

Recomenda-se que o gestor trabalhe da seguinte forma: primeiramente, construindo um cadastro com múltiplas fontes de fornecedores; depois, estreitando a relação com aqueles fornecedores que tenham preferência para o seu negócio, ou seja, que entreguem produtos de alta qualidade por preços atrativos e dentro do prazo exigido.

Por isso, é indicado que o gestor de compras sempre faça orçamentos com diferentes fornecedores, dando prioridade para aqueles que possam oferecer um preço mais em conta — desde que isso não prejudique a qualidade final do material.

Encontre bons fornecedores

Deparar-se com bons fornecedores é muito importante, porém, vários gestores só percebem isso quando enfrentam problemas como vender um produto e descobrir, depois, que não tem em estoque ou que o fornecedor não pode entregar, por algum motivo.

Por isso, listamos algumas dicas para encontrar bons fornecedores:

  • contate o fabricante;

  • faça pesquisas completas na internet;

  • utilize a engenharia inversa;

  • frequente feiras fechadas;

  • obtenha catálogos de fornecedores;

  • visite mercados fixos de varejo.

Antecipe as necessidades

A análise de vendas também faz parte da estratégia de compras. O gestor deve estar sempre atualizando os dados sobre as saídas dos materiais, para saber quando e quantos itens estão sendo usados ou vendidos.

Essas informações devem ser elencadas em uma planilha e analisadas mensalmente, possibilitando um estudo sobre o valor médio pago por produto e por fornecedor, o total de compras por mês e o melhor fornecedor por produto. Dessa maneira, a empresa pode comprar dos fornecedores que realmente atendem as suas necessidades logísticas e financeiras de modo antecipado.

Lembre-se de fazer uma divisão na sua tabela entre as compras de produtos que serão vendidos e as compras de produtos para funcionamento da empresa, como papéis, cartuchos de tintas, grampeadores, cadeiras, mesas etc.

Por que concentrar diferentes produtos em um fornecedor é uma opção?

Antes de planejar e discutir detalhes de uma nova compra, o empreendedor precisa ter um plano B em mente e procurar estabelecer uma relação “ganha-ganha”. Seguindo essa lógica, os valores são firmados para que ambas as partes ganhem de algum modo.

A seguir, confira as vantagens de manter um fornecedor único:

  • qualidade possivelmente superior em razão das maiores possibilidades de sistemas de garantia de qualidade;

  • relacionamento mais forte e duradouro;

  • maior dependência possibilita mais esforço e comprometimento;

  • comunicação otimizada;

  • cooperação acentuada no desenvolvimento de novos produtos e serviços;

  • aumento na economia de escala;

  • grande confidencialidade.

As empresas podem, inclusive, negociar com fornecedores especializados em soluções em benefícios — que auxiliam na motivação e retenção dos colaboradores. Desse modo, os trabalhadores também são beneficiados pela gestão de compras otimizada.

Nesse caso, concentrar produtos diferentes em um mesmo fornecedor de benefícios — tais como vale-alimentação e vale-refeição — pode facilitar os processos e gerar economia para a empresa.

Como percebemos até aqui, é preciso consultar o orçamento livre e a capacidade total da organização para alcançar uma boa gestão de compras corporativas. Otimizar esse processo possibilita fazer um controle melhor das compras e do estoque de materiais, gerar economia para a empresa e, consequentemente, torná-la mais competitiva.

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