Até certo ponto, a burocracia é algo positivo e garante a segurança operacional. Porém, há momentos em que ela pode custar caro à empresa. O excesso de burocracia onera o negócio, tornando-o mais lento e menos inovador.

Logo, tomar medidas para reduzir a burocracia pode ser algo benéfico para sua empresa. Ao agilizar processos decisórios e troca de informações, a empresa pode se diferenciar diante da concorrência, agregando inovação e maior produtividade.

Mas a grande questão é: o que pode ser feito? Existem algumas caminhos para reduzir o excesso de trâmites administrativos, como:

  • descentralizar e/ou simplificar a hierarquia dos centros decisórios;

  • digitalizar documentos;

  • contar com novas soluções em cartão de benefícios, entre outras possibilidades.

Pensando nisso, a VR preparou 5 dicas para ajudar seu setor e empresa a reduzir a burocracia. Quem não quer mais agilidade nos fluxos de trabalho e mais resultados? Se você pretende contribuir para isso, continue a leitura!

1. Reflita acerca dos processos realmente necessários

Em toda empresa, há uma série de processos que garantem resultados específicos. Alguns deles, no entanto, são confusos demais e nem mesmo deveriam existir, pois apenas aumentam a burocracia e afetam a produtividade.

Um ótimo exemplo são os processos de requisição de material administrativo. Em alguns lugares, o pedido de material é entregue ao responsável pelo almoxarifado, que o repassa ao setor financeiro e, só após alguns dias, entrega o material ao solicitante. Com tanto tempo gasto, é provável que a produção ou as vendas já tenha sido afetadas.

Sendo assim, passe um “pente fino” nos atuais processos, buscando classificar os que ainda são úteis, os que precisam ser melhorados e os que precisam ser eliminados de vez.

Para agilizar os procedimentos, há uma série de ferramentas que são muito úteis, a exemplo do fluxograma (representação gráfica do processo) e do kanban (quadro que facilita a gestão à vista). Logo, os esforços serão centrados no que realmente importa para o negócio.

2. Elimine o excesso de centralização do comando

Muitas empresas centralizam suas principais decisões em uma única pessoa, que pode ser o diretor executivo, o proprietário ou algum outro líder. Todavia, o excesso de centralização aumenta a burocracia e a ineficiência operacional.

Mesmo nas pequenas empresas, quando uma única pessoa é responsável pelas decisões finais, ela acaba se sobrecarregando com o trabalho e demorando muito mais para responder às demandas existentes. Desse modo, coisas que poderiam levar apenas algumas horas para serem feitas demoram dias ou até semanas.

A saída é confiar mais na equipe, investir em treinamento, estimular o surgimento de lideranças e dar autonomia para que os próprios colaboradores solucionem certas demandas que surgem ao longo do expediente de trabalho.

Outra dica é incentivar o intraempreendedorismo, isto é, fazer com que os funcionários passem a pensar e agir como donos (afinal, donos se comprometem mais com o que é feito na empresa). Além disso, dar “asas” ao espírito empreendedor dos funcionários ajudará a encontrar novas soluções para antigos problemas.

3. Gerencie os benefícios por meio de cartões

As empresas oferecem uma série de benefícios para manter seus funcionários motivados, como o vale alimentação e o vale cultura. Até aí tudo bem, o problema é que a gestão tradicional desses benefícios é demorada, lenta e muitas vezes ineficaz.

Essa é uma demanda latente e que deve ser destacada por dois principais motivos: primeiro, porque a má gestão dos benefícios pode gerar prejuízos financeiros ao negócio, além de custar mais tempo e gerar a possibilidade de retrabalho. Segundo, porque a má gestão dos benefícios acaba por desmotivar e até constranger os talentos do negócio.

Por essa razão, nas pequenas e grandes empresas, é cada vez mais comum o uso de cartões de benefícios. Eles oferecem maior segurança, praticidade e flexibilidade.

É preciso, no entanto, definir os melhores benefícios aos profissionais. Aqui, vale pensar em três principais itens: o perfil dos funcionários, a cultura que deseja estabelecer e o orçamento disponível. O vale cultura, por exemplo, pode ser um ótimo estímulo para empresas com talentos jovens e espírito descontraído.

4. Adapte-se à transformação digital

É muito provável que você já tenha ouvido falar da quarta revolução industrial ou da chamada era da inteligência, certo? É um período onde o mundo real e o digital estão cada vez mais próximos, e os empreendimentos devem se adequar a essa realidade.

Especialmente para eliminar a papelada, aderir à transformação digital pode ser uma grande saída. Assim, faz-se possível abrir mão de planilhas, papéis e cadernos para gerenciar tudo por meio de sistemas digitais. Além disso, o gestor ou o empresário tem maior flexibilidade no acesso e no gerenciamento das informações desejadas.

Pode até parecer algo de outro mundo, mas não é e todos os negócios devem se adequar a essa nova realidade. Assim, fica muito mais fácil manter-se competitivo.

Para se ter ideia, os setores de RH têm aderido fortemente à realidade digital. De acordo com relatório da Deloitte, 56% das empresas pesquisadas (incluindo as brasileiras) já estão reformulando seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais. Assim, além de maior eficiência, será possível reduzir a burocracia.

5. Monitore as métricas de desempenho e continue melhorando

A última dica é monitorar os resultados obtidos e, a partir daí, continuar progredindo. Há uma série de métricas que podem indicar o excesso de burocracia na empresa e que podem/devem ser utilizadas na prática. A título de exemplo, é possível destacar:

  • tempo para atendimento aos clientes;

  • produtividade diária;

  • número de retrabalhos;

  • índice de reclamações.

Se o cliente demora tempo demais para ser atendido, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente, é sinal de que existe algo errado.

O mesmo acontece com a produtividade diária, se está baixa, é sinal que os processos não funcionam ou estão travados pelo excesso de burocracia. Então, é preciso analisar, propor soluções e, principalmente: não ter medo da mudança!    

Uma dica é fazer o levantamento dessas métricas e indicadores de tempos em tempos, definir metas de melhoria e criar boas estratégias para progredir — isto é, definir “como” os resultados desejados serão alcançados.

Agora você está por dentro do assunto e entende nossos 5 passos para reduzir a burocracia em sua empresa, certo? Uma coisa: não importa o tamanho do seu negócio, os princípios serão os mesmos; acompanhe o crescimento da empresa e vá adequando os processos.

Pronto para inovar e agilizar os processos da sua empresa? Aproveite para continuar aprendendo conosco. Leia nosso artigo e descubra tudo que você precisa saber sobre planejamento estratégico.