Calcular a folha de pagamento é um desafio enfrentado por empresas de diferentes tamanhos e setores. Trata-se de um trabalho meticuloso que demanda atenção e envolve uma grande quantidade de informações.

Por isso, muitos donos de negócios optam pela substituição das folhas manuais por um sistema de folha de pagamento, minimizando os erros e otimizando a gestão.

Entretanto, independentemente da automatização e da escolha do software, alguns pontos exigem atenção na gestão de folhas de pagamento. Por isso, vamos listá-los para você neste artigo. Acompanhe!

1. Controle da jornada de trabalho

Uma gestão eficiente de folha de pagamento passa, necessariamente, por um bom controle de ponto dos colaboradores. Trata-se do ponto de partida, uma vez que a remuneração tem ligação direta com a jornada de trabalho cumprida pelo funcionário.

Hoje, estão disponíveis no mercado ferramentas que automatizam esse controle, evitando erros e alterações facilmente cometidas nas folhas de ponto manuais. Informações como horário de entrada e saída, intervalo para almoço, faltas e horas extras devem ser coletadas com exatidão para facilitar o cálculo do pagamento.

Vale lembrar que relógios de ponto eletrônico podem ser integrados ao sistema de folha de pagamento.

2. Dados cadastrais dos funcionários atualizados

Tão importante quanto o registro da movimentação dos colaboradores é a atualização de seus dados cadastrais. Informações como estado civil, número de dependentes, cargo e, até mesmo, o endereço têm impacto direto sobre a remuneração, descontos e benefícios.

Manter os dados cadastrais atualizados pode evitar ajustes de última hora, que atrasam a emissão da folha, ou ainda, a necessidade de folhas adicionais para corrigir eventuais erros de cálculo.

3. Calendário de obrigações

Além de programar os pagamentos mensais, predeterminando data, valor e conta correspondente para que seja feito o depósito de cada colaborador, é preciso estabelecer um calendário de obrigações pontuais ao longo do ano.

Toda empresa tem alguns compromissos com seus funcionários que devem ser cumpridos em datas pontuais. Tais como férias, 13o salário, dissídio e outros. Fique atento para não perder prazos; organize uma agenda que inclua essas obrigações e que faça parte do planejamento financeiro anual da empresa.

4. Padronização de cargos e salários

Ter uma estrutura definida de cargos e salários é positivo tanto do ponto de vista motivacional quanto para a gestão estratégica e de pagamentos.

Ao conhecer o plano de carreira da empresa, bem como a remuneração e benefícios de cada cargo, o colaborador torna-se capaz de identificar oportunidades de crescimento na companhia. Por outro lado, é possível saber exatamente quantos trabalhadores há em cada área, quais áreas recebem mais investimento e quais demandam mais atenção em determinado momento.

Cargos, salários e distribuição de benefícios padronizados melhoram a gestão da folha de pagamentos e facilitam decisões estratégicas de recursos humanos.

5. Sistema de folha de pagamento

Como vimos, são muitos os detalhes a serem considerados no gerenciamento de uma folha de pagamentos. À medida que a empresa cresce, fica cada vez mais difícil o controle de todas as variáveis como admissões, afastamentos, licenças, adicional noturno, periculosidade, férias, benefícios, viagens, demissões e rescisões, entre outras.

Sendo assim, restam duas opções: a contratação de mais funcionários para o departamento pessoal ou a automatização. Entretanto, vale ressaltar que a segunda hipótese representa uma inovação, reduz custos, minimiza os erros, otimiza o tempo e é escalável, ou seja, é capaz de atender um quadro de colaboradores de 10, 100 ou 1.000 funcionários, acompanhando o crescimento da empresa.

No entanto, a escolha do software deve considerar alguns pontos como o tamanho da empresa, o número de funcionários e o modelo de negócio empresarial. Dessa maneira, listamos algumas funcionalidades e aplicações oferecidas por um sistema de folha de pagamento:

  • impressão de formulários dos holerites, declaração de rendimentos e obrigações fiscais devidas;

  • permissão para inserção de dados, além de atualizações em função de mudanças na legislação;

  • integração com o ponto eletrônico;

  • armazenamento de dados, podendo ser feito em nuvem;

  • módulos para gestão de benefícios;

  • integração com demais ferramentas de gestão, como controle de estoque, notas fiscais, produção e outros — no entanto, essa solução é mais adequada aos grandes negócios, sendo considerada um desperdício para pequenas e médias empresas.

6. Gestão de benefícios

Outro aspecto cada vez mais importante é a gestão dos benefícios. A qualidade dos benefícios oferecidos, além do salário, cargo e clima organizacional, é um dos fatores que mais influenciam a satisfação dos funcionários de uma empresa. Para o empregador, isso significa redução do turnover e do absenteísmo, além de promover um senso de pertencimento ao empregado, aumentando a produtividade.

Entretanto, a oferta de benefícios variados aos colaboradores envolve uma administração complexa, com pagamentos contínuos de diversos valores, cujas bases de cálculo podem variar ao longo do contrato. Por isso, alguns cuidados na gestão de benefícios de sua empresa são fundamentais. Confira alguns deles na sequência.

Adoção de políticas claras acerca dos benefícios ofertados pela empresa

Há casos em que o profissional trocaria de emprego em função dos benefícios oferecidos. Nesse sentido, é importante deixar claro as possibilidades oferecidas, tais como: qual é o plano de saúde, se há ou não coparticipação, qual é o valor do vale-refeição, qual é a rede credenciada, se a empresa efetua o desconto de 6% em relação ao vale-transporte, se há previsão de PLR (Participação nos Lucros e Resultados) ou bônus anual etc.

Planejamento dos benefícios implementados

Um bom plano de benefícios é aquele que, efetivamente, promove o aumento da qualidade de vida dos funcionários. Portanto, é preciso que esteja estruturado de acordo com as demandas e necessidades dos colaboradores.

Controle por meio de softwares

O cuidado deve ser especial na questão dos planos de saúde, que envolvem complexidades como enquadramento por faixa etária, opção por upgrades, mensalidades de dependentes, reembolsos, entre outras. Alguns sistemas permitem, inclusive, a possibilidade de estabelecer benefícios exclusivos por grupos de acordo com os cargos.

Controle do vale-transporte e vale-refeição

Benefícios fundamentais ao exercício das atividades diárias, como vale-transporte e vale-refeição, precisam de uma gestão eficiente e inequívoca. Nesse sentido, vale a pena a contratação de fornecedores que ofereçam autonomia e suporte na gestão desses benefícios.

Como sabemos, a folha de pagamento é parte importante do controle financeiro de qualquer negócio. Sendo assim, com a ajuda de um sistema de folha de pagamento é possível reduzir custos e obter eficiência operacional, ganhando tempo para dedicar atenção a alguns pontos importantes ao gerir uma folha de pagamento, bem como à gestão benefícios oferecidos.

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