Se você atua na parte gerencial de um negócio, já deve ter se perguntado como fazer gestão de documentos de forma simplificada e, ao mesmo tempo, eficiente, certo?

E você está certo(a) em pensar sobre isso! Fazer uma boa gestão de documentos é fundamental para empresas que desejam ter processos mais organizados.

Afinal, com a quantidade crescente de informações e documentos que as empresas precisam lidar, uma abordagem desorganizada pode levar a atrasos, erros e, até mesmo, a perda de dados importantes. 

Para evitar essas complicações, é crucial ter um sistema de gerenciamento de documentos eficiente e bem estruturado.

Para te ajudar a dar os primeiros passos deste processo, neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para organizar documentos e oferecer dicas para tornar esse processo mais eficiente. 

Continue a leitura!

Como a gestão de documentos pode influenciar na sua empresa?

Antes de abordarmos sobre como a gestão de documentos deve funcionar na prática, é importante que você compreenda como esse processo influencia, de fato, em um ambiente corporativo.

Basicamente, a organização de documentos desempenha um papel fundamental no bom funcionamento de uma empresa. Afinal, quando os documentos estão organizados de forma sistemática, é mais fácil localizar informações importantes, tomar decisões baseadas em dados e informações concretas e evitar erros desnecessários. 

Além disso, a organização adequada de documentos é essencial para garantir a conformidade com regulamentações e leis específicas do setor.

Uma empresa com documentos desorganizados corre o risco de enfrentar uma série de desafios, como:

• Perda de tempo na busca por informações
• Dificuldade em colaborar efetivamente em projetos 
• Problemas legais decorrentes de não cumprir os requisitos de segurança e privacidade dos dados
• Dificuldade na tomada de decisões
• Redução da produtividade da equipe devido a desorganização e perda de tempo

Passo a passo: como fazer a gestão de documentos na sua empresa?

Agora que você já compreendeu a importância desse processo, entenda agora o passo a passo de como organizar os documentos da sua empresa de forma eficiente e, assim, aprimorar a gestão do negócio.

1. Faça uma avaliação das necessidades de gerenciamento de documentos

À medida que as empresas crescem, a quantidade de documentos que precisam ser gerenciados também aumenta. 

Isso pode sobrecarregar os sistemas existentes e tornar a organização e o acesso a documentos mais difíceis. 

Por isso, o primeiro passo é estudar e avaliar o cenário, verificar os tipos de documentações, volume, entre outras variáveis, para obter um sistema escalável que possa lidar com as necessidades do negócio.

Portanto, mapeie como os documentos são criados, revisados, aprovados e arquivados. Identifique os principais pontos de entrada e saída, bem como os responsáveis por cada etapa. Isso proporciona uma visão clara do ciclo de vida dos documentos e ajuda a otimizar o processo.

Nessa etapa, você também pode:

• Realizar uma auditoria interna: analise os processos existentes para identificar gargalos e áreas de melhoria com auxílio da equipe.
• Criar um fluxograma: visualize o movimento dos documentos, destacando os pontos críticos e as interações entre os departamentos.
  

2. Escolha o sistema certo de gerenciamento de documentos

Muitas empresas ainda operam com documentos armazenados em várias pastas físicas e digitais, o que dificulta o acesso e a colaboração eficiente. 

Por isso, um sistema eletrônico centralizado de gerenciamento de documentos permite que todos os funcionários acessem facilmente os documentos relevantes a partir de um único local, melhorando a eficiência e a produtividade.

Nessa escolha, é importante levar em consideração, por exemplo, a privacidade dos documentos. Caso haja documentos em que só uma parte da equipe pode acessar, é importante que o sistema torne isso viável.

Para fazer essa escolha, recomendamos:

• Pesquisar as opções disponíveis: avalie diferentes softwares de gestão documental de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
• Priorizar a segurança da informação: escolha uma plataforma que ofereça criptografia, autenticação de usuários e auditoria de atividades.

Com o sistema de gestão de documentos da VR Gente, você conta com um módulo que centraliza e organiza a documentação da sua empresa.

Por ele, você realiza o processo de forma simples, conta com o máximo de segurança no armazenamento de documentos com informações e dados importantes, e gerencia tudo isso em um sistema prático e intuitivo.

3. Transforme documentos físicos em digitais

Uma das formas mais eficientes de organizar documentos é digitalizando as versões físicas.

Isso permite que você elimine a papelada desnecessária, economize espaço na empresa, além de facilitar a busca, recuperação e compartilhamento de informações.

Para isso, utilize um scanner de alta qualidade para digitalizar os documentos e garantir a qualidade, validade e legibilidade dos documentos e armazene-os em um local centralizado, como um servidor ou na nuvem – de preferência, no sistema em que você implementou na etapa anterior.

Lembre-se de manter backups de segurança dos documentos digitalizados para evitar a perda de dados em casos de falhas no sistema.

4. Treine e eduque todo o time sobre o novo jeito de organizar e gerenciar documentos na empresa

A segurança e a conformidade dos documentos são aspectos cruciais de um sistema de gerenciamento eficiente. 

Por isso, para uma implementação bem-sucedida da gestão documental, é importante haver um envolvimento e colaboração de toda a equipe. 

Na prática, a dica é fornecer treinamentos e conscientizar os colaboradores sobre a importância da gestão eficiente de documentos, além de ensiná-los sobre como funciona o processo de acesso a todos os tipos de documentos da empresa, o acesso ao sistema onde ficam armazenados, segurança, privacidade, entre outros tópicos importantes.

Lembre-se que esse treinamento deve ser realizado sempre quando algum novo colaborador chegar. Afinal, manter todo o time informado sobre como funciona a organização e acesso a documentos também faz parte do processo.

Promova a cultura da eficiência: uma dica valiosa é incentivar a participação ativa dos funcionários na melhoria contínua dos processos. Faça isso sempre que considerar necessário!

5. Revise e atualize regularmente as estratégias de gerenciamento de documentos

O gerenciamento de documentos é um processo dinâmico e de constante mudanças. Isso porque, à medida que a sua empresa cresce e evolui, suas necessidades de gerenciamento de documentos também mudarão.

Por isso, é importante revisar e atualizar regularmente as suas estratégias de gerenciamento de documentos para atender às novas demandas do negócio.

Portanto, avalie se os sistemas e ferramentas que você está utilizando ainda atendem às necessidades da sua empresa. Considere também se as políticas de segurança e as melhores práticas estão sendo seguidas adequadamente.

Realize auditorias periódicas para identificar áreas de melhoria e implementar as mudanças necessárias. Esteja aberto a feedbacks dos funcionários e faça ajustes conforme necessário.

Ao revisar e atualizar regularmente as suas estratégias de gerenciamento de documentos, você garante que o seu processo de gerenciamento esteja sempre alinhado com as necessidades da sua empresa, ao crescimento do negócio e em conformidade com as melhores práticas do mercado.

Dicas importantes para realizar a gestão de documentos digitais

Ainda que a sua empresa tenha diversos documentos físicos para organizar, é importante compreender que, hoje, a dinâmica digital exige que muitos desses documentos sejam armazenados de forma eletrônica – GED, como é conhecido (gerenciamento eletrônico de documento)

Para isso, separamos algumas dicas valiosas de como organizar documentos digitais de forma eficiente na rotina da sua empresa. 

Elas irão ajudar você a criar uma estrutura de arquivos consistente e fácil de navegar, tornando o processo de encontrar e acessar os documentos digitais mais eficiente. 

1. Crie uma estrutura de arquivos intuitiva

Defina uma estrutura de pastas lógica e intuitiva que reflita a hierarquia das informações em sua empresa. Crie pastas principais para cada departamento ou área e, em seguida, subpastas para diferentes projetos, clientes ou tipos de documentos. 

Certifique-se de usar nomes de pastas claros e descritivos, para que qualquer pessoa possa entender facilmente o conteúdo de cada pasta.

2. Padronize nomenclatura de arquivos

Utilizar uma nomenclatura padronizada para os arquivos é essencial para facilitar a busca e identificação dos documentos. 

Defina um padrão de nomenclatura claro e consistente, incluindo informações como data, cliente, projeto, versão, entre outros, dependendo das necessidades da sua empresa. Isso ajudará a evitar confusões e garantir que os arquivos sejam facilmente encontrados.

3. Utilize metadados

Além da organização em pastas, utilize metadados para categorizar e classificar os documentos. 

Os metadados são informações adicionais que podem ser associadas a um arquivo, como tags, palavras-chave, datas, autor, entre outros. Dessa forma, é possível fazer pesquisas mais refinadas e encontrar documentos específicos com facilidade.

Essas dicas irão ajudar você a criar uma estrutura de arquivos consistente e fácil de navegar, tornando o processo de encontrar e acessar os documentos digitais mais eficiente. 
Agora, você já pode iniciar a organização dos documentos da sua empresa

Organizar documentos de forma eficiente é fundamental para o sucesso e a eficiência de uma empresa. 

Ao seguir as melhores práticas de como organizar documentos e armazená-los, garantir a segurança e a conformidade, e treinar e educar sua equipe sobre o processo, você estará criando uma base sólida para o gerenciamento eficiente de sua empresa. 

Lembre-se de que a organização de documentos não é um processo único, mas sim uma prática contínua que requer revisão e adaptação regularmente. Invista tempo e recursos na organização de documentos e colha os benefícios de uma empresa mais eficiente e produtiva.E conte com o sistema da VR Gente, o melhor jeito de armazenar a documentação do seu negócio.