Um dos principais desafios dos donos de negócios de alimentação é o controle do desperdício. E isso vale para negócios de todos os tamanhos, desde o vendedor de cachorro-quente do bairro até as maiores redes de restaurante. No segmento da alimentação, cerca de 30 a 40% dos gastos de um negócio estão relacionadas aos insumos que ele precisa comprar para poder fazer sua produção (CMV). Portanto, ter um processo eficiente de compras, recebimento e armazenamento é fundamental para a sobrevivência de qualquer empreendimento nesta área.

Se o proprietário do carrinho de cachorro-quente projetar mal suas vendas e comprar mais insumos do que precisaria para o final de semana, pode acabar perdendo mercadorias e comprometendo todo o lucro que teria no período. E caso um grande restaurante tenha um problema em um de seus freezers por falta de manutenção preventiva, por exemplo, o prejuízo com mercadorias estragadas também pode ser muito grande.

Tudo começa no estoque

O primeiro passo para se implementar um sistema de compras e armazenamento eficiente é ter um estoque organizado, limpo e bem iluminado. Em geral os projetos dos restaurantes e similares não dão tanta atenção a esta parte da casa, mas ele tem que ser pensado como o “cofre” da empresa, já que ali está armazenado um valor muito alto em mercadorias.

Todos os produtos que entram no estoque precisam ser limpos e eventualmente retirados de suas embalagens originais. É muito frequente que embalagens de papelão vindas dos grandes centros de armazenamento carreguem ovinhos de insetos (e baratas, inclusive). Levar isso para dentro de seu estoque pode representar um grande prejuízo.

Também é fundamental anotar em uma tabela todos os insumos que estão entrando no estoque, com  sua quantidade e data de validade. E lembre-se sempre da regrinha básica da organização de estoques, a “PEPS” (“primeiro entra, primeiro sai”). Isso quer dizer que você deve armazenar os produtos recém-chegados atrás dos mais antigo, evitando assim o vencimento dos insumos que já estavam guardados.

Esta mesma tabela também deve servir de controle de tudo que sai do estoque. Assim, o responsável por esta área sempre vai saber a quantidade atualizada de cada produto que a casa tem ao seu dispor, bem como sua data de validade, para evitar perdas. Para um melhor controle, todos os itens só devem sair do almoxarifado com um pedido por escrito e assinado pelo responsável pela produção, com data, horário e quantidade de produtos necessários. Assim você vai saber exatamente quem, quando e porque cada um dos insumos saiu de seu “cofre”.

Os cuidados na hora de fazer os pedidos

Conhecendo o movimento do seu estabelecimento, é importante estabelecer um “estoque mínimo” de cada produto. Isso quer dizer que, pelo seu histórico de vendas, é possível saber qual a quantidade mínima de cada produto para você funcionar durante um determinado período (em geral uma semana).

Esta informação deve estar presente em uma coluna na mesma tabela que controla o que entra e sai do estoque. Assim, o estoquista vai poder facilmente programar o que precisa ser pedido para aquele período. Isso evita a compra excessiva, que significa dinheiro parado no estoque. Também evita uma eventual falta de produtos, que pode obrigar o estabelecimento a comprar insumos de última hora no supermercado mais próximo, em geral por um preço mais alto. Esse é um ralo de dinheiro comum para pequenos negócios.

Recebendo e armazenando

A tarefa de receber e encaminhar o armazenamento dos produtos comprados é uma das mais importantes dentro da estrutura de um restaurante e deve ser feita por alguém de confiança do proprietário. O recebedor de mercadorias deve ser bem treinado para reconhecer a qualidade dos insumos que recebe, especialmente de perecíveis, como carnes e hortaliças. Assim ele pode se recusar a receber alimentos que estejam fora do padrão do estabelecimento ou com a data de validade muito curta, por exemplo. Ele deve também ter acesso fácil a uma balança para checar o peso dos itens comprados por quilo.

Uma vez recebidos, os produtos devem ser limpos e armazenados da maneira cuidadosa no estoque e geladeiras da casa, nunca esquecendo de “dar entrada” destes produtos na planilha de controle, para que o processo tenha continuidade.

A partir daí basta que o responsável pela cozinha fique atento às fichas técnicas e faça uma programação de produção de acordo com as expectativas de vendas da casa para que toda a jornada de um produto dentro do seu estabelecimento seja controlada e seu resultado no final do mês seja o melhor possível.