Menos de 38% das empresas sobrevivem após 5 anos de atividade. A falta de um planejamento estratégico é apontada por especialistas como uma das principais razões para os altos índices, junto à falta de capacitação.

Apesar de o país ter uma alta carga tributária e processos muito burocráticos para criar um negócio, é devido a um fator interno a maior causa de fechamento de empresas no mercado brasileiro. O aprendizado que podemos tirar das estatísticas é a importância que essa ferramenta tem para o sucesso de um empreendimento, tanto no início da empresa como para o longo prazo.

Planejar é essencial! Nenhuma empresa consegue atingir bons resultados por muito tempo sem saber para onde está indo. Imagine o caso de um empreendedor que decide lançar um novo produto no mercado. Ele vai ter que responder a algumas perguntas, como: qual será o custo de produção? Quantas unidades serão feitas? Para qual público ele será vendido? Qual será a logística para receber a matéria-prima, produzi-la e entregar ao cliente?

Se o gestor responder a todas essas questões apenas levando em consideração suas experiências, previsões do mercado e “achismos”, provavelmente esse projeto vai gerar stress, atrasos, queda na qualidade e aumento dos custos. Se ele planejar e trabalhar com objetivos, planos de ação e dados concretos, todos esses problemas podem ser evitados.

Mas não se preocupe! Reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre planejamento estratégico, incluindo 9 passos para colocar a mão na massa agora mesmo. Confira!

O que é planejamento estratégico?

Todas as pessoas, em algum momento da vida, fazem um planejamento. Pode ser relacionado à carreira, à viagem, ao casamento ou para organizar a vida financeira. Com as empresas, não é muito diferente.

Planejar significa olhar para o futuro, traçar objetivos e analisar o deve ser feito para que ele se torne uma realidade. Levando esse conceito para o mundo empresarial, o planejamento estratégico é uma ferramenta que visa estabelecer uma direção a ser seguida pela empresa como um todo pensando no longo prazo, para que ela alcance o sucesso. Isso é possível por meio da definição de objetivos e estratégias, que devem ser utilizados como uma orientação para as ações de todas as áreas.

De acordo com Chiavenato, um dos maiores autores brasileiros na área de Administração e Recursos Humanos, o planejamento é a tomada de decisões antecipadas sobre o que fazer, antes da ação ser necessária.

Qual é a importância do planejamento estratégico?

Como diz o ditado, se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve. Por isso, ter objetivos é muito importante para que a organização tenha sucesso. Nesse caso, podemos chamar esse caminho de planejamento estratégico.

Fazer o exercício de se organizar e colocar em um documento quais serão os objetivos e próximos passos da organização minimiza possíveis erros no futuro, que poderiam resultar em problemas financeiros, queda nas vendas ou demissões em massa, por exemplo.

Todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou setor, saem na frente dos seus concorrentes pelo fato de terem se dedicado à construção de um planejamento estratégico. E ele deve ser utilizado como um guia para a construção do planejamento de todas as áreas da empresa, que devem priorizar as tarefas que contribuirão para a realização da missão e visão do negócio.

Além disso, ele contribui para tornar a empresa mais eficaz e eficiente no seu dia a dia. Apesar de parecidas, essas palavras têm significados muito diferentes. Eficácia se refere a fazer o que precisa ser feito para atingir os resultados propostos, enquanto que a eficiência de uma organização significa que ela cumpriu com o seu dever da maneira correta.

Como começar a fazer o planejamento estratégico?

Dividimos a construção do planejamento estratégico em 9 etapas. Fizemos essa divisão para facilitar o entendimento e a sua implementação. A seguir, confira o passo a passo para fazer um planejamento estratégico:

1. Determinar missão, visão e valores

A missão tem como objetivo definir o papel que a organização vai assumir na sociedade, sua razão de existir. Enquanto que a visão determina o que ela quer ser daqui a 10 anos, por exemplo, e quais são os objetivos que ela busca alcançar até lá. Essa frase deve ser realista, tangível e possível de ser realizada, para que ela não seja somente um sonho.

Assim como as pessoas, as empresas também devem ter valores definidos. Eles orientam o comportamento e as atitudes que os funcionários devem ter nas suas relações com os colegas de trabalho, clientes e fornecedores. A organização deve passar uma imagem clara para os colaboradores mostrando que os valores são inegociáveis e que não devem ser deixados de lado.

Esses elementos representam a identidade da empresa, a diferenciando das demais. Essa identidade corporativa é única e, a partir deles, o planejamento estratégico vai ser construído.

Um exemplo que podemos citar no mundo empresarial é a Gol Linhas Aéreas. A empresa tem como missão “aproximar pessoas com segurança e inteligência”. Sua visão é “ser a melhor companhia aérea para viajar, trabalhar e investir” e ela tem como valores:

  • segurança;

  • baixo custo;

  • time de águias;

  • inteligência;

  • servir.

As pessoas e o mercado estão em constante mudança. Por isso, é comum que a missão das empresas também mude com o tempo. Isso não está errado. Inclusive, é recomendado que os líderes acompanhem essas transformações e façam mudanças, caso seja necessário. Apenas evite alterá-la com muita frequência para não confundir os funcionários e os clientes.

2. Estabelecer metas e objetivos desejados

Os objetivos são definidos a partir da missão e visão da empresa. Eles determinam, de maneira concreta, aonde ela deseja chegar. Geralmente, eles são relacionados ao faturamento, número de filiais, lucratividade, posicionamento de mercado, entre outros. Uma ferramenta muito utilizada para a definição de objetivos é a SMART, que os define a partir de 5 critérios:

  • específico (specific): um objetivo deve ser claro, sem possibilidade de ambiguidade;

  • mensurável (mensurable): algum critério deve ser estabelecido para saber se ele foi alcançado ou não;

  • alcançável (attainable): ele não deve ser difícil ou fácil demais;

  • relevante (relevant): deve ser alinhado com a missão e a visão da empresa;

  • temporal (time-bound): todos devem ter um prazo definido para serem cumpridos.

As metas são tarefas específicas e com prazos definidos criadas a partir dos objetivos. Logo, a realização delas garante que o propósito maior da organização saia do papel.

3. Analisar o ambiente interno e externo da empresa

Uma parte importante do planejamento consiste em olhar para dentro e para fora, a fim de analisar quais são os pontos fortes, fracos e oportunidades atuais para o negócio. Levar em consideração questões econômicas, infraestrutura, novas tecnologias, concorrência, tributações, entre outras, permite identificar como o ambiente interno e externo podem influenciar a realização dos objetivos da empresa.

Uma ferramenta muito utilizada nesse momento é a Análise SWOT, também conhecida em português por FOFA. Ela consiste em criar uma matriz em que serão analisados os pontos fortes (strengths), os pontos fracos (weakenesses), as oportunidades (opportunities) e as ameaças (threats) da empresa. Os 2 primeiros se referem ao ambiente interno, ou seja, o que é controlado pela empresa, e os outros ao ambiente externo, o que não é possível controlar.

Um ponto forte, ou uma força, é algo que beneficia a empresa. Por exemplo, o que ela faz melhor que os concorrentes, quais recursos possui, se os funcionários estão motivados e têm conhecimento para exercer suas funções e se os processos são eficazes.

Um ponto fraco, também chamado de fraqueza, por sua vez, se refere a tudo que possa prejudicar a organização. Podemos citar tecnologias ultrapassadas, excesso de burocracia, problemas de liderança, falta de profissionais especializados e falhas no atendimento ao cliente fazendo com que eles não retornem.

O ambiente externo também exerce uma grande influência nas empresas. Por isso, fique sempre atento a crises financeiras, economia em geral, mudanças na legislação, concorrentes e fornecedores, por exemplo.

Com relação às oportunidades, deve-se observar o que pode trazer benefícios, gerando mais receitas e valor para o negócio, como tendências, surgimento de novas tecnologias, novos hábitos de compra e de comportamento dos seus clientes.

As ameaças que podem surgir também devem ser levadas em consideração, como novas empresas no mesmo nicho de mercado, queda do poder de compra do consumidor, crescimento da presença de concorrentes ou qualquer fator que afete de maneira negativa a receita ou a imagem do negócio.

Por fim, dê uma nota de 1 a 5, de forma crescente, da menor para a maior prioridade, para cada item listado. Leve em consideração, para formular as suas estratégias, os critérios que tiverem as notas mais altas.

4. Entender as necessidades do seu cliente

De acordo com Eric Reis, autor do livro Startup Enxuta, o objetivo de qualquer empresa é oferecer o produto ideal para os seus clientes. Por isso, nenhum negócio tem sucesso se não conhecer e entender as necessidades do seu público-alvo, que serão os compradores. Além disso, clientes satisfeitos se tornam porta-vozes da marca, divulgando para conhecidos e fornecendo feedbacks para a melhoria do serviço.

Dessa forma, conheça-os muito bem e entenda quais são as suas necessidades. O ideal é fazer uma segmentação dos clientes, baseada em 4 aspectos:

  • geográfico: conheça de quais cidades, estados, países eles são;

  • demográfico: como idade, sexo, classe social;

  • psicográfico: saiba como é o seu estilo de vida, seus valores, sua visão de mundo;

  • comportamental: entenda suas atitudes, seus desejos, seus medos.

Muitos empreendedores já confirmaram a análise de Philip Kotler, um dos gurus da Administração, de que conquistar um novo cliente custa entre 5 a 7 vezes mais que manter um atual. Logo, investir em estratégias para conhecer e fidelizá-los deve ser uma das prioridades da sua empresa. Uma ferramenta que está sendo muito utilizada atualmente é o NPS, que pode ser utilizado como um dos indicadores no seu planejamento.

Essa sigla significa Net Promoter Score e foi criada em 2003 a fim de mensurar a qualidade do atendimento das empresas para os seus clientes ou com as pessoas que ela interage. Ele deve ser utilizado para medir a satisfação de um público e é medido por meio de um questionário com 2 perguntas. A primeira é quantitativa e pede para que o cliente escolha, em uma escala de 0 a 10, o quanto ele recomendaria aquela empresa ou produto/serviço para um amigo. A segunda é qualitativa e pergunta por que ele deu aquela nota.

Cada pessoa que responde a essa avaliação é dividida, com base nas suas notas, entre Promotores (que dão notas entre 9 e 10), Neutros (notas entre 7 e 8) e os Detratores (suas notas ficam entre 0 a 6). Os Promotores gostam da empresa e vão falar sobre a sua experiência com outras pessoas, os Neutros não vão falar nem bem e nem mal da sua marca para os amigos, enquanto que os Detratores são pessoas que ficaram muito insatisfeitas com a empresa e podem prejudicar a imagem da marca.

A nota desse indicador é calculada com base na diferença entre o número de Promotores pelo número de Detratores dividido pela quantidade de respostas da pesquisa.

O NPS é um excelente método para acompanhar a longo prazo, pois com ele é possível enxergar a imagem da empresa pela ótica dos clientes, além de ser uma excelente fonte de aprendizado e feedbacks para que a organização reflita e melhore o que for necessário.

5. Definir estratégias

As estratégias representam como os resultados serão alcançados dentro do planejamento, ou seja, qual é o caminho que a organização vai seguir. Elas são definidas a partir dos objetivos da empresa, pois é por meio da realização das estratégias que as metas e os objetivos serão cumpridos.

Michael Porter, considerado um dos maiores gurus da Administração, define que há 3 estratégias genéricas que as empresas podem seguir. A primeira é a diferenciação, na qual a qualidade dos produtos/serviços é o destaque que diferencia aquela organização das demais. A segunda é a liderança de baixo custo, que tem como objetivo ganhar espaço no mercado por oferecer produtos mais baratos do que a concorrência. E, por último, o foco, em que a empresa se concentra em conquistar um pequeno segmento do mercado.

Qual delas será utilizada vai depender do público-alvo do negócio e qual se relaciona melhor com a missão, a visão e os valores. Um exemplo, se a empresa busca conquistar clientes da classe A, seria indicado utilizar a estratégia da diferenciação, pois esse público valoriza muito a inovação, a qualidade e a exclusividade no momento de escolher o que deseja consumir.

Apesar da definição das estratégias serem responsabilidade dos líderes da organização, todos os colaboradores devem participar desse processo, pois ninguém conhece melhor os clientes e a produção do que as pessoas que trabalham diretamente com isso. Como são os colaboradores que vão colocar em prática esse planejamento, a participação e o apoio deles é fundamental nessa fase.

6. Desenvolver um plano de ação

A qualidade do plano estratégico está diretamente ligada ao sucesso da sua implementação no dia a dia da empresa. Na construção do plano de ação, serão determinadas quais serão as tarefas que devem ser realizadas para alcançar as metas, e consequentemente, os objetivos.

Uma ferramenta muito utilizada no ambiente corporativo para essa etapa do processo é o 5W2H, que representa as palavras em inglês “what”, “why”, “where”, “when”, “who”, “how” e “how much”,  Essa metodologia consiste em criar uma tabela para responder as seguintes perguntas:

  • o que será feito? (what?);

  • por que? (why?);

  • onde vai ser realizado? (where?);

  • quando vai acontecer? (when?);

  • quem vai fazer? (who?);

  • como será feito? (how?);

  • quanto vai custar? (how much?).

Para planejar alguma atividade, você deve responder a essas 7 perguntas. As respostas de cada uma das questões vai ser uma tarefa a ser cumprida, tornando a execução do plano muito mais clara e objetiva para toda a equipe.

7. Definir o orçamento

Fazer um planejamento financeiro é uma estratégia que muitas empresas, independentemente do tamanho e setor em que estão inseridas, criam para analisar a situação financeira atual e determinar as metas de curto a longo prazo. O gestor tem a responsabilidade de controlar os recursos da empresa para que ela cresça de forma sustentável e cumpra seus objetivos sem o risco de ter problemas financeiros ou até de falência.

O controle também permite administrar as receitas de forma mais eficaz, verificar se alguns custos e despesas podem ser diminuídos ou cortados e realizar investimentos mais rentáveis. Algumas empresas investem em softwares de gestão financeira para se organizarem, enquanto outras preferem terceirizar a área de contabilidade para poderem se dedicar às suas atividades principais.

O orçamento consiste em várias previsões com relação às receitas, aos custos e às despesas mensais de todas as áreas, levando em consideração os dados de anos anteriores, pesquisas de mercado ou análises, que permitem alguma previsibilidade, na maioria dos casos, para o período de 1 ano. Ele é dividido em vários orçamentos, como para a área de vendas, marketing, recursos humanos, jurídico etc.

Mensalmente, após a confecção do orçamento, a equipe responsável deve acompanhar os resultados e comparar o que foi realizado com o que estava previsto. Com base nessas análises, os gestores podem corrigir as ações que não estão dando o resultado esperado para assegurar que elas estejam alinhadas com o planejamento. A criação e o controle de um planejamento orçamentário são essenciais para a manutenção da empresa e para que ela se desenvolva de maneira sustentável.

8. Monitorar os resultados alcançados

Pelo fato do planejamento estratégico ser desdobrado em várias partes, sendo uma dependente da outra, é essencial acompanhar e avaliar os resultados obtidos. Dessa forma, os líderes recebem dados atualizados sobre o que está acontecendo, tornando o processo de tomada de decisão muito mais rápido e assertivo.

Medir o impacto das suas ações permite enxergar o que está dando certo e o que precisa de ajustes. Para que isso ocorra, acompanhe os indicadores que foram decididos junto com as metas no momento do planejamento.

Muitas empresas utilizam os KPIs para fazer a análise do seu desempenho. Essa sigla significa Key Performance Indicator, ou em português, Indicadores-Chave de Desempenho. Essas ferramentas são os indicadores que os líderes da empresa definiram como os mais importantes, a fim de acompanharem a sua evolução e evitar a sobrecarga de relatórios e dados que não são importantes para o sucesso do projeto.

Cada empresa deve definir quais são os seus processos-chave para fazer o acompanhamento da sua evolução. Existem 4 categorias que são as mais importantes:

  • indicadores de produtividade: estão relacionadas à produtividade, que podem ser referentes a hora/colaborador ou hora/máquina;

  • indicadores de qualidade: tem como função identificar qualquer desvio ou não-conformidade que tenha acontecido durante o processo produtivo;

  • indicadores de capacidade: medem a capacidade de um processo, como por exemplo, a quantidade de produtos que uma máquina é capaz de produzir em um determinado tempo;

  • indicadores estratégicos: eles auxiliam os gestores a enxergarem se a empresa está cumprindo ou não os seus objetivos, por meio de uma comparação entre o cenário planejado e o atual.

Outros KPIs muito utilizados são os de lucratividade, que medem o percentual de lucro do negócio, o Turnover, que mede o índice de rotatividade dos funcionários, e o Ticket Médio dos clientes, que avalia o gasto médio deles na sua loja.

9. Avaliar os resultados finais do projeto

Como vimos anteriormente, a mensuração dos resultados é um processo muito importante para monitorar o cumprimento das metas e medir a eficácia da empresa. A partir da coleta de dados, é possível ver quais estratégias realmente funcionam e vão continuar sendo feitas e quais não estão dando resultado e sofrerão alterações.

Esse processo de avaliação gera aprendizado para a empresa, permitindo melhores resultados no futuro. Além disso, não deixe de arquivar os resultados obtidos, pois eles serão úteis no futuro para a criação das próximas estratégias.

Planejamento estratégico é uma ferramenta essencial para o sucesso da empresa, pois ele dá direcionamentos claros e gera mais conhecimento sobre o negócio e o mercado em que você está inserido. Porém, sozinho ele não é suficiente.

Colocar em práticas as estratégias e contar com o comprometimento de toda a equipe é necessário para que a missão e os objetivos da empresa sejam colocados em prática. A rotina do dia a dia é um grande desafio, mas se o planejamento estratégico for visto como um caminho a ser seguido, o futuro da organização estará indo para a direção certa.

A partir de agora, você está pronto para montar o planejamento estratégico da sua empresa! Se você gostou deste artigo, assine a nossa newsletter para receber os próximos diretamente no seu email. Inscreva-se!