Em um mundo onde a batalha por talentos se acirra a cada dia, o onboarding ou integração de funcionários emergiu como uma peça-chave no tabuleiro empresarial. 

Não é simplesmente sobre preencher um espaço vazio no seu quadro de colaboradores, mas sim sobre como você “acolhe” e “capacita” esses novos integrantes para moverem a engrenagem com eficiência e engajamento desde o início.

Segundo a pesquisa Employee Experience, do Great Place To Work (GPTW), 78,7% das empresas já têm processos de onboarding instituídos, sendo que a modalidade híbrida (37,3%) é a mais frequente, seguida do onboarding presencial (37%) e do remoto (25%).

Complementando a informação, um levantamento da Talenses Group com a FGV mostrou que o processo de integração mais eficiente ainda acontece no presencial, mas 52% dos entrevistados acham que o modelo híbrido de onboarding é mais eficiente por otimizar tempo.

Um programa de integração eficiente estabelece o tom para um relacionamento frutífero, promovendo uma curva de aprendizado mais rápida e um alinhamento profundo com os valores e as expectativas da empresa. 

Quando os colaboradores compreendem claramente suas responsabilidades, os processos e política internos e as ferramentas à sua disposição, menos tempo é desperdiçado em incertezas e mais energia pode ser concentrada em contribuir efetivamente para os objetivos da organização.

Ao longo deste artigo, você vai entender como realizar o onboarding (ou integração de funcionários) do planejamento à execução e avaliação, a fim de garantir que cada novo membro da sua equipe possa florescer e ajudar sua empresa a atingir suas metas.

O que é exatamente onboarding e seus objetivos?

A integração de funcionários, amplamente conhecida pelo termo em inglês onboarding, refere-se ao processo meticuloso de inserir novos colaboradores dentro de uma organização. 

Vai além de uma mera apresentação ao espaço físico e à equipe; envolve uma série de atividades estruturadas que têm o propósito de equipar os novos contratados com as ferramentas, conhecimentos e relacionamentos necessários para uma performance bem-sucedida.

Familiarização com a cultura corporativa
Introduz e alinha o funcionário aos valores, normas e práticas da empresa.

Aceleração da produtividade
O onboarding diminui o tempo necessário para que o funcionário esteja plenamente operante e contribuindo efetivamente.

Fortalecimento da retenção
Também reduz a taxa de turnover ao promover um sentimento de pertencimento e satisfação com a empresa.

Construção de relacionamentos interpessoais
Promove a integração social com a nova equipe, criando redes de suporte e colaboração.

Clarificação de expectativas
Garante que o colaborador entenda suas responsabilidades e objetivos a curto e longo prazo.

Leia também este nosso artigo que traz um guia para todo o processo de admissão de funcionários

Planejamento do onboarding: desenvolvendo um programa efetivo

O sucesso de um programa de integração de funcionários é intencional e começa muito antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador. 

Esse planejamento estratégico é composto por passos-chave que garantem um processo suave e eficaz. 

Passos para um programa de integração eficaz

1. Defina objetivos claros

Decida o que o onboarding deve alcançar, alinhando objetivos com a missão e os valores da empresa.

2. Customize conforme o cargo

Desenhe o programa considerando as especificidades de cada posição. Um funcionário de vendas, por exemplo, terá necessidades distintas de um que será integrado na área técnica.

3. Antecipe e prepare

Prepare a equipe para a chegada do novo membro, e prepare o ambiente de trabalho para que ele esteja convidativo e funcional já no primeiro dia.

4. Integre o onboarding ao ciclo de vida do funcionário

Planeje o processo de integração como parte de um desenvolvimento contínuo, incluindo treinamento técnico e de habilidades interpessoais. Veremos mais disso no próximo tópico.

5. Implemente mentorias ou programas de apadrinhamento

Alinhe novos funcionários com colaboradores experientes que possam oferecer orientação e suporte.

6. Colete e implemente feedbacks

Acompanhe o progresso e obtenha feedback do novo colaborador para aprimorar o programa continuamente.

Criando um Checklist para os primeiros dias, semanas e meses

Para garantir que nada seja esquecido e para facilitar a monitorização do processo de integração, um checklist é uma ferramenta valiosa.

Veja como organizar esse checklist em fases distintas:

Primeiros dias

[ ] Preparação do espaço de trabalho: garanta que a estação de trabalho do novo funcionário esteja pronta, com equipamentos necessários e acesso à rede.

[ ] Documentação legal e administrativa: certifique-se de que todos os documentos necessários sejam assinados e processados.

[ ] Introdução à equipe: organize uma reunião de boas-vindas com a equipe imediata e principais stakeholders, se for o caso.

[ ] Tour pela empresa: forneça um tour físico pela empresa, destacando áreas importantes e amenidades.

[ ] Treinamento para ferramentas e sistemas: comece o treinamento nos softwares e/ou ferramentas específicas que o funcionário precisará usar em sua função.

[ ] Revisão de políticas e procedimentos: passe por procedimentos de segurança, políticas de RH e outras diretrizes relevantes.

Primeiras semanas

[ ] Definição de objetivos de curto prazo: estabeleça metas claras para as primeiras semanas.

[ ] Integração à cultura corporativa: envolva o novo funcionário em atividades que reflitam a cultura e os valores da empresa.

[ ] Programas de mentoria: se aplicável, inicie o processo de mentoria ou apadrinhamento.

[ ] Treinamento e desenvolvimento continuado: planeje e inicie treinamentos para o desenvolvimento de habilidades.

[ ] Reuniões de acompanhamento regulares: agende check-ins regulares com o líder direto ou com o RH.

Primeiros meses

[ ] Feedback de desempenho: forneça feedback sobre a performance e discuta quaisquer ajustes necessários.

[ ] Avaliação da experiência de integração: solicite feedback ao novo funcionário sobre o processo de integração e possíveis melhorias.

[ ] Planejamento de desenvolvimento a longo prazo: trabalhe com o funcionário para estabelecer objetivos de carreira e oportunidades de desenvolvimento dentro da empresa.

[ ] Integração social: encoraje a participação em eventos sociais da empresa ou atividades de equipe para fortalecer as conexões pessoais.

Vale enfatizar que esse checklist deve ser adaptável, dependendo das variações da estrutura da sua empresa e das necessidades específicas do novo funcionário.

Exemplos de atividades e práticas recomendadas no onboarding

Criação de materiais de boas-vindas personalizados

Elabore um kit de boas-vindas que inclua informações relevantes sobre a empresa, manuais de funcionários, swag da empresa (como canetas, cadernos, camisetas com a marca) e um roteiro para os primeiros dias. 

Sessões de integração interativas

Desenvolva workshops e seminários que são interativos e incentivam a participação ativa, que podem variar de sessões sobre a cultura da empresa até treinamentos específicos de habilidades. 

Mentorias e apadrinhamento

Promova parcerias entre novos funcionários e colaboradores mais experientes. Essa prática pode acelerar o aprendizado e facilitar a integração cultural e social. 

Desafios e projetos iniciais

Inicie os novos contratados com pequenos projetos ou desafios que permitam que eles demonstrem suas capacidades e contribuam desde cedo. 

Reuniões de feedback constante

Agende reuniões regulares de feedback entre o funcionário e seu gestor. Isso ajuda a ajustar expectativas, acompanhar progressos e identificar áreas de melhoria. 

Atividades de team building

Organize atividades que promovam a construção de equipes e o estabelecimento de relações interdisciplinares, ajudando na integração social do novo empregado. 

8 erros comuns no processo de integração (e como evitá-los)

1. Negligenciar a cultura da empresa

A falta de ênfase na cultura da empresa pode levar à desconexão do funcionário com o ambiente de trabalho. É crucial integrar a compreensão da cultura nas estratégias de onboarding.

2. Sobrecarga de informações

Sobrecarregar o novo funcionário com muitas informações logo de início pode ser contraproducente. A informação deve ser dividida em etapas gerenciáveis.

3. Falta de processo personalizado

Cada novo funcionário é único e sua integração deve refletir diferentes estilos de aprendizado e antecedentes.

4. Comunicação ineficaz

Comunicar de maneira pouco clara as expectativas e as metas pode deixar o novo colaborador perdido e sem direção.

5. Subestimar o papel do líder

O gestor desempenha um papel vital na integração do funcionário. Evite integrar novos membros sem o envolvimento ativo do líder responsável.

6. Escassez de feedback

Não fornecer ou solicitar feedback regular pode perder oportunidades valiosas de melhoria e engajamento.

7. Falha na monitorização

Sem acompanhamento, os pontos fortes e fracos do processo de onboarding podem passar despercebidos.

8. Desconsiderar a integração contínua

O onboarding não termina após a primeira semana ou mês; ele deve continuar com o desenvolvimento do funcionário!

A implementação de práticas efetivas de integração transforma novos contratados em embaixadores da marca, aumenta consideravelmente a retenção de talentos e acelera o caminho para o sucesso empresarial. 

Mais do que nunca, o capital humano é o maior ativo de qualquer corporação, e investir em sua integração significa investir na essência da inovação e competitividade.

É hora de olhar além das simples métricas de contratação: reflita sobre como o onboarding que você oferece pode ser o diferencial que coloca sua empresa à frente no mercado e mãos à obra!