A folha de pagamento é uma das principais funções realizadas pelo departamento de Recursos Humanos e um dos documentos mais importantes de qualquer empresa. Ela garante que todos os funcionários recebam os salários e benefícios dentro do prazo e de acordo com a lei ou acordo coletivo vigente.

Por envolver uma série de cálculos, impostos, benefícios e obrigações previstas pelas leis trabalhistas, é possível que os profissionais de RH cometam erros na hora do fechamento. Para piorar, é muito comum que a folha seja deixada de lado e relembrada somente próximo a data de pagamento, o que também aumenta as chances de erro.

Os equívocos na folha de pagamento podem gerar insatisfação dos colaboradores, processos trabalhistas e outros problemas judiciais, afinal todo mundo quer receber o salário corretamente, certo?

Para evitar que sua empresa passe por isso, elencamos os 7 erros mais comuns na folha de pagamento.

Principais erros na folha de pagamento

Além do conhecimento na área de RH, a folha de pagamento demanda conhecimento de outras áreas, como direito e ciências exatas. Qualquer detalhe que passar despercebido pode resultar em um erro e comprometer toda a eficácia do processo. Confira os principais erros na folha de pagamento!

1. Erros no cálculo

Com certeza, errar no cálculo é um dos principais erros relacionados à folha de pagamento. O cálculo do salário a ser pago a cada funcionário envolve taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras e outros fatores que precisam ser levados em consideração.

Os principais descontos, como INSS, FGTS e IRRF, por exemplo, possuem uma tabela própria e exigem cálculos específicos. Quando o cálculo é feito erroneamente, pode haver grandes impactos para o colaborador e para a empresa, especialmente porque acarretam multas e sanções.

Para reduzir as chances de erro, é preciso dedicar um tempo para realizar a conferência de todas as informações inseridas na folha e revisar periodicamente a tabela de incidências do INSS, FGTS e IRRF.

2. Não computar horas extras, ausências e atrasos

Como citamos acima, erros no cálculo da folha de pagamento podem envolver as horas extras trabalhadas durante um determinado período. Como não é um documento fixo, a folha precisa ser analisada todos os meses com a mesma atenção. 

As faltas, horas extras e possíveis atrasos devem ser registrados com precisão para que o cálculo seja feito corretamente. Um dos principais erros cometidos é a falta de registro dessas informações ou o registro de forma errônea. 

Para evitar esse tipo de erro, o mais recomendado é contar com um sistema de ponto digital, que permite otimizar a gestão da jornada de trabalho. Além disso, é importante que ele ofereça integração do relógio de ponto com o sistema da folha de pagamento, já que isso torna o processo muito mais prático, assertivo e seguro.

3. Categoria e enquadramento incorretos

As diferentes categorias de trabalho, como indústria, comércio e serviços, possuem uma convenção coletiva que determina regras para cada caso. 

A falta de cumprimento dessas regras e o preenchimento incorreto da categoria na folha de pagamento do colaborador pode comprometer todo o processo, uma vez que as normas observadas não vão ser correspondentes à categoria do trabalhador.

Também é importante colocar cada colaborador no enquadramento correto. Ele pode ser contratado como assalariado, pessoa jurídica, freelancer ou de outra forma, dependendo do acordo realizado. Erros nesse enquadramento também podem trazer sérios problemas, já que as regras variam em cada situação. 

4. Falta de acompanhamento nas mudanças de cada colaborador

Em muitos casos, o RH já está acostumado com os cálculos de cada colaborador e realiza esse processo quase que automaticamente. No entanto, é preciso ter atenção todos os meses com a situação de cada colaborador.

Muitas vezes, o colaborador é desligado da empresa e o RH não faz a baixa no sistema, podendo realizar o pagamento normalmente na conta de um funcionário que não faz mais parte do quadro de colaboradores. 

O pagamento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação em períodos de afastamento, férias ou licenças também é uma situação comum, mas que não deve ocorrer. Quer mais um exemplo? Quando o colaborador é promovido e recebe a remuneração anterior ou quando há reajuste salarial, mas os dados de pagamento não são atualizados.

5. Falha na previsão de custos

O RH até pode controlar bem a folha de pagamento ao longo dos meses, mas ao chegar no final do ano, lembram que não se prepararam para o décimo terceiro. Esse é um erro que mostra a falta de planejamento financeiro e pode resultar em pagamentos atrasados, necessidade de empréstimos e outros problemas. 

Para não comprometer as finanças da sua empresa, é importante ter uma previsão de custos anuais e considerar todos os gastos envolvidos além do salário de cada colaborador. Afinal, esse tipo de problema só prejudica a boa relação com os funcionários, além de afetar a imagem da sua corporação.

6. Centralização de dados em um só lugar e em um só profissional

Centralizar todos os dados da folha de pagamento em somente um computador é um erro grave que pode comprometer todas as informações armazenadas. Se o equipamento apresentar algum defeito ou sofrer uma invasão, por exemplo, todos os registros podem ser perdidos.

Por isso, lembre-se de fazer cópias e backups de todos os arquivos. E se você não quiser se preocupar com isso, basta armazenar todos os dados em uma solução na nuvem.

Além disso, centralizar todo o processo em um só profissional expert em contracheque também é um erro que deve ser evitado. O ideal é que todos, ou pelo menos a maioria, dos membros do RH tenham conhecimento nos processos que envolvem a folha de pagamento. 

7. Falta de acompanhamento nas mudanças fiscais e legais

A legislação trabalhista e fiscal está sempre sendo atualizada e trazendo novas regras e normas. A falta de acompanhamento dessas mudanças pode fazer com que muitos profissionais de RH pratiquem normas que já não estão mais em vigor, o que pode gerar causas trabalhistas, multas e outros problemas.

É importante que todos os profissionais de RH se mantenham atualizados sobre a situação fiscal do país e sobre possíveis mudanças na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Esse acompanhamento contínuo é fundamental para cumprir a legislação vigente e evitar qualquer tipo de problema com a folha de pagamento.

Como evitar erros na folha de pagamento?

A grande maioria dos erros na folha de pagamento são causados por falhas humanas. Por isso, investir em um sistema digital pode ser a solução para reduzir e até mesmo eliminar todos os possíveis erros com a folha.

Esses sistemas oferecem uma série de benefícios e funcionalidades que proporcionam muito mais segurança e precisão para todos os processos que envolvem a folha de pagamento. Entenda as principais vantagens:

Precisão e conformidade legal: um software de folha de pagamento garante cálculos precisos de salários, deduções, impostos e contribuições previdenciárias. Ele também ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais e trabalhistas.

Economia de tempo: automatizar o processo de folha de pagamento reduz significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, permitindo que a equipe de RH e financeira se concentre em outras atividades estratégicas.

Redução de erros: ao automatizar os cálculos e processos, o software minimiza a possibilidade de erros humanos, que podem levar a problemas financeiros e legais.

Segurança de dados: softwares de folha de pagamento geralmente oferecem recursos de segurança robustos, protegendo informações sensíveis dos funcionários contra acessos não autorizados e perda de dados.

Armazenamento de dados: facilita o acesso a dados históricos de pagamento, permitindo uma melhor gestão e análise de informações, além de simplificar auditorias e consultas.

Relatórios e análises: muitos softwares oferecem ferramentas de relatórios detalhados e análises, que ajudam na tomada de decisões informadas e na identificação de tendências e áreas de melhoria.

Escalabilidade: um bom software de folha de pagamento pode crescer com a empresa, acomodando um número crescente de funcionários e requisitos complexos sem comprometer a eficiência.

Integração com outros sistemas: muitos sistemas de folha de pagamento podem ser integrados com outras ferramentas de gestão empresarial, como sistemas de contabilidade e recursos humanos, criando um fluxo de trabalho mais coeso e eficiente.

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