O controle da jornada de trabalho é uma tarefa essencial para a gestão eficiente de qualquer empresa. Esse processo deve ser acompanhado de perto pelos times de RH e DP, pois interfere em uma série de fatores ligados aos direitos e à satisfação dos colaboradores, como cálculo da folha de pagamento, gestão de escala, entre outros.

Em um cenário onde a tecnologia está dominando o universo corporativo, muitas empresas não acompanham as mudanças e ainda realizam o controle da jornada de trabalho de forma manual. 

O grande problema disso é que sua organização acaba perdendo produtividade, aumenta as chances de erros, tem mais riscos de sofrer processos trabalhistas, dentre tantos outros problemas que poderiam ser minimizados e até mesmo eliminados com um controle mais estratégico.

Se esse é seu objetivo, você está no lugar certo! Vamos te ajudar a entender as principais normas relacionadas ao controle de jornada e como torná-lo mais eficiente em sua empresa. 

Entendendo o que diz a lei

Qualquer decisão, estratégia ou mudança que você deseja realizar ou implementar no controle da jornada de trabalho deve ser pautada pela lei. Por isso, o primeiro passo é compreender o que a legislação diz sobre esse tema.

Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), o controle de jornada é uma exigência para empresas com mais de 20 funcionários em seus estabelecimentos. 

A jornada de trabalho corresponde ao período em que o colaborador deve prestar seus serviços ao empregador. A CLT determina que esse período deve compreender 8 horas diárias de trabalho, com limite de 44 horas semanais.

Por mais que a quantidade de horas deva ser a mesma, as empresas podem adotar diversos tipos de escalas de trabalho com horários diferentes, como a escala 6×1, 5×2 e 12×36.

Caso seja necessário, o colaborador pode trabalhar até 2 horas a mais além das 8 horas estabelecidas por lei. Nesse caso, o período de trabalho excedente é contabilizado como horas extras. O valor a ser pago por essas horas a mais deve ser de 50% ou 100% do valor da hora normal do funcionário. 

Dentro da jornada diária de trabalho, a lei ainda determina a obrigatoriedade de um intervalo intrajornada, ou seja, uma pausa feita durante o expediente para almoço ou descanso. Em jornadas acima de 6 horas, a pausa deve ser de 1 hora.

E o registro de ponto por exceção?

A Lei da Liberdade Econômica, criada em 2019, alterou o artigo 74 da CLT e ainda causa dúvidas em gestores e profissionais de RH e DP, especialmente em relação ao parágrafo 4° do artigo, que prevê o registro de ponto por exceção. 

O ponto por exceção é uma forma de controle em que o colaborador registra apenas as variações de sua jornada, como atrasos, horas extras ou faltas.

Mas afinal, posso adotar só o ponto por exceção em minha empresa? Esse método só pode ser implementado mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Ele também é totalmente opcional, o que não extingue a obrigatoriedade do controle de jornada. 

Portanto, se não houver um acordo ou previsão em convenção coletiva, o controle normal da jornada de trabalho continua obrigatório nos casos em que a empresa tiver mais de 20 funcionários.

Como fica o controle de jornada para home office e trabalho externo?

Sim! Os cargos de confiança, regime de teletrabalho e trabalho externo não exigem, por lei, o controle da jornada de trabalho.

De acordo com o artigo 62, inciso ll da CLT, pessoas no cargo de confiança – diretores, gerentes, líderes – não possuem direito ao adicional de hora extra nem limite de jornada de 8 horas diárias. 

Ou seja, profissionais que atuam em cargos de confiança podem fazer a sua própria jornada, sem a necessidade de fazer o registro e controle das horas trabalhadas.

No teletrabalho, que são atividades laborais realizadas fora das dependências da empresa, o controle de jornada também não é obrigatório, a menos que haja um acordo entre as partes. 

Isso significa que o trabalhador pode ter mais autonomia na gestão do seu tempo, desde que cumpra suas responsabilidades. Em todo caso, o mais indicado é adotar uma forma de controle de jornada compatível com a atividade externa.

A ausência de um controle para funcionários externos pode gerar insatisfação e atritos entre empregado e empregador, podendo resultar em multas e processos trabalhistas.

Vale ressaltar que empresas com mais de 20 funcionários no regime home office são obrigadas a fazer o controle de ponto dos colaboradores, segundo a Lei 14.442/2022. A legislação exige que a gestão de horas seja feita de forma similar à dos trabalhadores presenciais.

Portaria 671

Publicada em 2021, a Portaria 671 é um ato administrativo do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que trouxe novas regras relacionadas ao registro de ponto.

Dentre as principais mudanças, podemos citar a obrigação da emissão de comprovante de registro de ponto, sendo eletrônico ou impresso, e a eliminação da necessidade de acordos coletivos para o uso de sistemas alternativos.

Essa portaria também definiu os tipos de registro e controle de ponto, sendo eles REP-A, REP-C e REP-P. Entenda melhor cada um deles:

REP-A

O REP-A pode ser baseado em sistemas de nuvem, aplicativos móveis, ou outras tecnologias que permitam o registro de ponto de maneira alternativa ao REP convencional. Deve estar de acordo com as normas técnicas estabelecidas pela portaria, como a preservação de dados e a emissão de relatórios.

REP-C

Refere-se ao registrador eletrônico de ponto convencional, que segue as normas tradicionais estabelecidas pela legislação anterior. Este tipo de REP é um equipamento físico que registra os horários de entrada e saída dos funcionários. Ele deve ter uma memória fiscal inviolável, emitir comprovantes de registro de ponto e funcionar de forma autônoma, sem depender de outros sistemas.

REP-P

É um modelo de registrador eletrônico de ponto portátil, adequado para situações onde o trabalho ocorre fora das instalações tradicionais da empresa, como em locais temporários ou móveis. Este modelo é transportável e pode ser utilizado em diversas localizações, permitindo que os trabalhadores registrem sua jornada de trabalho em locais não fixos. Ele mantém as mesmas funções essenciais de registro e armazenamento de dados, mas com a vantagem da mobilidade.

Por que controlar a jornada de trabalho?

Controlar a jornada de trabalho é fundamental para garantir a conformidade legal e promover um ambiente de trabalho justo e saudável. Ao estabelecer um sistema de controle eficiente, as empresas asseguram que os direitos trabalhistas dos empregados, como o limite de horas trabalhadas e o pagamento correto de horas extras, sejam respeitados. 

Além de evitar potenciais problemas legais, como ações trabalhistas e multas, esse controle também fortalece a confiança entre empregadores e empregados, criando um ambiente de transparência e responsabilidade mútua.

O controle da jornada de trabalho é crucial, ainda, para a gestão eficiente dos recursos humanos e financeiros da empresa. Monitorar as horas trabalhadas permite uma melhor alocação de tarefas, evitando o excesso de trabalho e o desgaste dos funcionários, o que pode levar à redução de produtividade e aumento de custos com turnover.

Empresas que controlam de maneira eficaz a jornada de seus colaboradores conseguem otimizar processos, identificar oportunidades de melhoria e garantir que seus objetivos sejam atingidos sem comprometer o bem-estar dos trabalhadores, contribuindo para um ambiente de trabalho mais equilibrado e produtivo.

Como otimizar o controle de jornada?

Fazer o controle da jornada de trabalho de forma eficiente requer uma combinação de tecnologia, políticas claras e uma gestão proativa. Confira algumas estratégias para implementar um controle eficaz:

Adote tecnologia adequada

O ideal é utilizar sistemas modernos de ponto eletrônico, como relógios de ponto biométricos, aplicativos móveis, ou soluções baseadas em nuvem. Esses sistemas automatizam o registro das horas de entrada e saída, reduzindo erros e fraudes.

Também é importante que a solução tenha integração com outros sistemas, como o software de gestão de recursos humanos (RH) e de folha de pagamento, para automatizar o cálculo de horas extras, férias e banco de horas.

Defina políticas claras

Para que todos estejam alinhados, crie uma política interna clara sobre horários de trabalho, intervalos, horas extras e compensações. Essa política deve ser comunicada a todos os funcionários, garantindo que eles entendam e sigam as diretrizes.

No entanto, também é importante oferecer flexibilidade para acomodar diferentes necessidades dos colaboradores (como home office ou horários flexíveis), mas sempre dentro de um marco regulatório bem definido, garantindo que o controle de jornada seja respeitado.

Analise dados regularmente

Para verificar se suas estratégias estão sendo eficazes, gere e analise relatórios periódicos sobre a jornada de trabalho para identificar padrões de comportamento, como picos de horas extras, e tomar medidas corretivas, se necessário.

Os dados coletados podem ser utilizados para fornecer feedback contínuo aos funcionários e gestores, ajudando a otimizar a alocação de recursos e melhorar a eficiência operacional.

Conscientize a equipe

Treine os colaboradores e gestores sobre a importância do controle de jornada e como utilizar os sistemas de ponto corretamente. Isso ajuda a reduzir erros e aumenta a adesão às práticas estabelecidas.

Além disso, garanta que todos saibam as consequências do descumprimento das políticas de jornada, tanto do ponto de vista legal quanto do impacto na cultura organizacional e no desempenho coletivo.

Acompanhe as leis

Falamos muito sobre as leis neste artigo, e não é para menos: acompanhar a legislação é de extrema importância para garantir que as práticas de controle de jornada de uma empresa estejam sempre em conformidade com as normas vigentes.

Manter-se atualizado com essas mudanças permite que a empresa ajuste rapidamente suas políticas internas e sistemas de controle de ponto, garantindo uma gestão de jornada alinhada às exigências legais. Essa proatividade não só protege a empresa de riscos jurídicos, mas também demonstra um compromisso com a ética e a responsabilidade.

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