De acordo com o Anuário da Justiça do Trabalho, que foi publicado no ano passado, de cada cinco processos trabalhistas que chegam aos tribunais, quatro têm relação com o descumprimento de regras previstas na CLT. Para evitar esse tipo de problema, uma das normas que precisam ser cumpridas é a elaboração da folha de pagamento. 

Além de ser uma obrigação legal, estamos falando de um documento importante para que a empresa estabeleça o seu equilíbrio financeiro e comprove os valores depositados referentes a salários, pagamento de INSS e outros tributos. 

No conteúdo de hoje, vamos mostrar mais detalhes sobre a folha de pagamento e quais as melhores formas de elaborá-la. Boa leitura!  

O que é a folha de pagamento? 

Consiste no documento que registra todos os pagamentos e descontos feitos pela empresa junto às pessoas contratadas por um determinado período, sendo que, na maioria das vezes, esse intervalo é mensal. 

Na folha de pagamento, é que as empresas fazem o cálculo do ganho bruto de cada profissional e, a partir dos descontos, chegam ao valor líquido pago a cada colaborador. 

A partir daí, elas conseguem ter um registro histórico dos ganhos mensais e anuais dos profissionais. 

Quais dados não podem faltar na folha de pagamento? 

A folha de pagamento é composta por vários itens e a elaboração do documento é feita quando fecha o mês de trabalho do colaborador. Os itens que não podem faltar nesse processo são: 

• Dados do colaborador, como nome, função, e número de cadastro na companhia precisam estar presentes para identificar os valores de cada profissional;
• Salário bruto, que consiste na remuneração total sem os encargos trabalhistas e previdenciários;
• Horas trabalhadas, que é identificada através de assinatura em livro de ponto, ou através de dispositivo que registra a presença no formato digital;
• Horas extras, que consiste na jornada cumprida além do horário previamente estabelecido;
• Descontos relativos a impostos e benefícios;
• Renda adicional para as situações em que a situação prevê outros pagamentos, como adicional noturno, comissões, ou algum bônus; 
• Salário líquido que precisa ser discriminado, após fazer todas as deduções referentes aos descontos. 

O que diz a legislação sobre folha de pagamento? 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina apenas que o empregador deve elaborar e fornecer esse documento mensalmente para os funcionários. 

Entretanto, o Decreto Nº 3.048, de 1999, norma que regulamenta a previdência social, estabelece diretrizes sobre o assunto, mais precisamente no artigo 225. 

O decreto informa que as empresas precisam preparar o documento e manter uma via da respectiva folha e seus respectivos pagamentos. 

Além disso, a lei estabelece que os profissionais precisam ser informados sobre os valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores de contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês. 

Quais os valores descontados na folha de pagamento? 

A folha de pagamento precisa apresentar os descontos previstos em leis, bem como os abatimentos autorizados pela pessoa contratada. Confira quais são os valores que devem estar no documento! 

• INSS: esse é um desconto obrigatório para pessoas que trabalham com carteira assinada. Estamos falando de uma quantia destinada ao INSS em que a finalidade é garantir aposentadoria e outras vantagens previdenciárias;
• Imposto de renda: esse é o imposto que incide sobre renda de qualquer natureza. O valor é cobrado de pessoas que recebem uma quantia superior aos que são considerados isentos do pagamento;
• Contribuição sindical: o desconto não é obrigatório, porém, caso seja autorizado, ele pode ser abatido na folha de pagamento;
• Adiantamento: estamos falando de um valor recebido antecipadamente pelo colaborador e que, portanto, deve ser descontado da maneira adequada; 
• Faltas e atrasos: as faltas ao trabalho sem justificativa legal podem ser descontadas da folha de pagamento. A quantia retirada vai será proporcional a dias e horários perdidos; 
• Vale-Transporte: esse desconto deve ser feito, respeitando a proporcionalidade dos dias trabalhados e não pode ultrapassar o percentual de 6% do salário base; 
• Vale-refeição e alimentação: o benefício não é obrigatório mas, quando ofertado, não pode ultrapassar o desconto de 20%. 

Por que a folha de pagamento é importante para as empresas? 

Além de ser uma forma de se manter em conformidade com a legislação, a elaboração da folha de pagamento é uma forma da sua empresa reforçar uma política de transparência, mostrando que ela procura manter os colaboradores informados sobre os seus vencimentos e respectivos descontos em folha. 

A folha de pagamento também ajuda o gestor a fazer uma previsão de custos com o quadro de profissionais e, ao ter esses números bem mapeados, ele pode traçar uma melhor estratégia em relação a tomadas de decisão sobre os rumos da companhia. 

Como eu faço o cálculo da folha de pagamento? 

Agora que você já sabe qual a importância da folha de pagamento, confira quais as boas práticas para elaborar esse documento de maneira assertiva. Olha só! 

Estabeleça uma política de pagamentos

O salário a ser pago para o colaborador pode ser impactado por vários fatores, como políticas de remuneração, formato de concessão de benefícios e licenças, entre outros aspectos. 

Pensando nisso, é essencial que a empresa defina com clareza essas diretrizes para que seja possível criar a folha de pagamento. 

Organize os dados necessários

Ao admitir um colaborador, a empresa precisa coletar as informações que vão constar na folha de pagamento, mesmo porque as organizações precisam reter os valores dos impostos estaduais e federais e precisam de dados para conceder benefícios aos funcionários. 

Além disso, é necessário constar os dados relacionados à carga de trabalho cumprida pelo funcionário, porque essas informações serão importantes para definir se o salário bruto será menor ou maior, em função de, por exemplo, faltas e hora extra. 

Calcule o salário líquido

É a sua responsabilidade fazer o cálculo do salário líquido de cada profissional, para que você consiga elaborar a folha de pagamento. 

Neste contexto, a maneira usada para chegar a esse valor é feita com base na seguinte fórmula: 

• Salário líquido = Salário base + Horas extras + Adicionais – Descontos

Realize os pagamentos

Após o cálculo da folha, realize os pagamentos aos profissionais e envie a quantia para as instituições responsáveis pelos descontos devidos.

Além disso, cumpra as obrigações fiscais, informando a Receita Federal e aos demais órgãos competentes. 

Conclusão

Com base nas informações que abordamos até aqui, avaliamos que você será capaz de elaborar as folhas de pagamento de maneira assertiva e em conformidade com as normas. 
Portanto, se você tem mais dúvidas sobre o documento na sua companhia, fale agora mesmo com os nossos especialistas.