Criar estratégias para a redução de custos nas empresas tornou-se um hábito comum em tempos que exigem reinvenção. Alguns pontos, que nada pesavam e pouco impactavam o orçamento, passaram a fazer grande diferença na hora de colocar tudo na ponta do lápis.
Afinal, ao tocar um negócio, é necessário arcar com diferentes gastos acerca do ambiente físico, dos insumos, dos funcionários, dos impostos, das ferramentas, dos softwares de gestão e muito mais. Então, como saber o que cortar sem prejudicar o crescimento da empresa?
Para responder a essa e outras perguntas, a equipe do blog da VR Benefícios preparou este artigo com mais detalhes sobre o processo, assim como dicas para lidar com ele. Aproveite a seguir!
O que são custos?
Para começar, nada melhor que entender o que são custos. De acordo com a definição do dicionário, o termo representa o esforço empregado com a finalidade de obter algo. Dessa forma, podemos entendê-los como gastos relacionados ao serviço ou ao material usado para a produção.
Diferente das despesas, que são gastos necessários para a empresa seguir funcionando, os custos estão ligados diretamente ao desenvolvimento dos bens e dos serviços oferecidos aos clientes. Eles são divididos em dois tipos: variáveis e fixos.
Os custos fixos são aqueles que se mantêm estáveis e não dependem da produção, como aluguel, serviços de segurança e provedor de internet. Já os variáveis oscilam de acordo com as atividades da empresa, a produção ou a prestação de serviços, como, por exemplo, horas extras pagas a funcionários, matéria-prima, custos com logística e taxas de remessa.
Por que reduzir custos?
Então, por que a redução de custos nas empresas é tão importante? Bom, para a organização crescer, ela depende tanto do que ganha quanto do que gasta para produzir os produtos. Como já dissemos, esses gastos são denominados custos variáveis.
Quando uma empresa tem mais custos (entre variáveis e fixos) que ganhos, ela quebra. Por isso, muitas vezes, as instituições procuram caminhos para reduzi-los e seguir a produção com excelência.
Ao reduzir custos de maneira planejada e coerente, a organização também investe em novos recursos para melhorar e inovar as produções. Dessa forma, ela se torna mais competitiva no mercado e pode até dobrar os resultados.
Como reduzir custos em uma empresa?
Como é possível adotar estratégias de redução de custos nas empresas? Para garantir um processo eficiente, é necessário muito planejamento e organização. Pensando nisso, separamos quatro dicas que podem ajudar!
1. Mapeie os gastos por meio do DRE
Para criar um bom projeto de redução de custos, o primeiro passo é entender a situação da empresa. Com isso, é possível visualizar todo cenário e atuar de forma precisa, em pontos que impactam positivamente o bolso do negócio.
Uma boa alternativa para isso é mapear os gastos por meio da Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). Esse documento contábil serve para organizar os custos da instituição e é obrigatório em todas as empresas, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI).
Nele, é possível se certificar de todos os gastos do negócio, como impostos, despesas de vendas, gastos com insumos, pagamentos a funcionários, despesas administrativas, etc. Ao analisá-lo e mapeá-lo, é possível ter mais clareza na hora de tomar as decisões e diminuir custos.
2. Tenha a tecnologia como sua aliada
Outra excelente opção para a redução de custos de uma empresa é ter a tecnologia como aliada. Atualmente, existem diversas ferramentas e softwares desenvolvidos para colaborar com o desempenho das organizações.
Entre eles, você encontra aplicativos e sites que ajudam a controlar efetivamente o fluxo de caixa do seu negócio, melhorando os cálculos financeiros e te ajudando com a organização dos recursos. Use-os ao seu favor e garanta um direcionamento mais assertivo nas tomadas de decisões.
3. Procure por profissionais eficientes
Ter um bom quadro de funcionários contribui muito para o processo de redução de custos de uma empresa. Isso porque é possível contar com o conhecimento dos colaboradores para se certificar do que pode ser cortado e até como fazer isso.
Profissionais eficientes também podem contribuir para a redução de custos, evitando que o processo atrapalhe a qualidade da produção. Além disso, ao reter bons talentos, é possível diminuir a rotatividade e reduzir índices de absenteísmo, que também geram custos.
4. Certifique-se da finalidade dos custos
Certificar-se para onde as despesas estão indo também é uma boa estratégia de diminuição de custos. Ao entender a finalidade dos gastos fixos ou variáveis, é possível compreender quais deles fazem sentido manter ou não.
Por exemplo, se você notar que a empresa ainda tem um alto custo com papel e impressão, mas não vê sentido em continuar com esse processo, é possível estudar outras possibilidades para diminuí-lo, como investindo em mecanismos on-line.
Hoje, é possível encontrar inúmeras ferramentas colaborativas on-line, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive, com opções desenvolvidas especialmente para empresas. Isso já é uma estratégia de redução de custos!
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