Com a digitalização dos setores de RH, a carteira de trabalho digital ficou cada vez mais presente nos processos. Dessa forma, ela propõe organizar os dados do trabalhador em um só lugar, sem ocupar o espaço de várias folhas e sem correr o risco de dano ou perda do documento. 

Assim, ela otimiza não só a vida dos funcionários, mas também facilita a rotina das organizações. Pois, a partir do acesso online aos dados, os profissionais do RH conseguem administrar as informações e ter menos incertezas quanto ao histórico apresentado.

Por se tratar de um documento oficial, é comum que empresas tenham dúvidas de como acessá-la e incluí-la nas contratações. Por isso, preparamos um guia para solucionar suas questões e detalhar o seu funcionamento. Continue a leitura e confira todos os detalhes a seguir!

O que é a Carteira de Trabalho?

Antes de tudo, a carteira de trabalho é um documento brasileiro utilizado para comprovar o histórico e a relação empregatícia do indivíduo. Nesse sentido, as experiências profissionais do trabalhador são registradas por meio de:

• Cargo exercido.
• Salários, benefícios e suas alterações, como promoções e aumento.
• Data de admissão e demissão na empresa.
• Período de férias remuneradas.

Por isso, ela é uma ferramenta fundamental para garantir direitos trabalhistas previstos pelo regime CLT, como Seguro Desemprego e FGTS. Quando a contratação é feita dessa maneira, é obrigatório apresentá-la para preenchimento, mesmo que o trabalho seja temporário ou terceirizado. 

Criada em 1932, ela surgiu como Carteira Profissional, para atender à necessidade de regulamentar o trabalho na indústria e no comércio. 

Depois, com o Decreto-Lei n.º 926, a Carteira Profissional passou a ser Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou CTPS. Com a alteração, ela passou a armazenar diferentes dados profissionais, sejam do trabalhador rural ou relativos ao trabalho do menor. 

Recentemente, ela ganhou uma versão digital, tornando-se uma alternativa à versão física da tradicional Carteira de Trabalho. 

Na prática, como funciona a Carteira de Trabalho Digital?

A Carteira de Trabalho Digital surgiu pela Lei de Liberdade Econômica, levando mais acesso e menos burocracia nos processos. Por ser digital, ela apresenta alguns benefícios como:

• Suprir a necessidade de uma segunda via em caso de perda ou preenchimento de todos os espaços para registro.
• Não tem deterioração do material do registro.
• Não há transporte do documento de um setor para o outro ou recolhimento da carteira para anotações.

Com a digitalização, as informações são integradas, facilitando o transporte e armazenamento pelo aplicativo ou site do governo. Mas não são apenas os atributos físicos que mudaram. Sendo assim, é ideal ficar atento às mudanças para empregadores, colaboradores e trabalhadores em geral. 

Quem pode ter essa nova versão?

A primeira das mudanças é quem pode ter uma Carteira de Trabalho. Nesse sentido, toda pessoa que possui cadastro como Pessoa Física e tem CPF já possui a carteira de trabalho digital. 

Nesse caso, para ativá-la, basta seguir um passo a passo e habilitar o documento. Após o processo finalizado, o trabalhador pode acompanhar todas as informações pelo celular ou pelo site. 

O que muda para o empregador?

Da mesma forma como a carteira física, as empresas que optarem por regime CLT farão todos os seus processos com a carteira digital. Desse modo, as admissões, demissões e anotações são feitas online, anexadas ao perfil do trabalhador. 

Ao contrário da primeira, que possui uma numeração própria de identificação, agora será necessário apenas o CPF. Além disso, a nova carteira tem relação com o eSocial, programa federal que reúne as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Quais são as mudanças para o colaborador?

Para os trabalhadores, a mudança trouxe mais praticidade, pois, para que ele tenha sua carteira assinada, basta informar o CPF. Assim, o futuro empregador terá acesso aos seus dados e histórico de trabalho, inserindo informações importantes.

Mas, apesar de prático, é preciso salientar que o documento só é válido se o funcionário habilitar sua carteira antes na plataforma apropriada. 

5 principais benefícios ao adotar a carteira digital

Não há dúvidas de que os benefícios da carteira de trabalho digital são muito, tanto para as empresas quanto para os trabalhadores. Nesse sentido, ela facilitou o registro de informações junto ao eSocial, além de minimizar o volume de papel para contratação. Ou seja, entre as vantagens, estão:

• Redução do tempo de atendimento e preenchimento de informações, otimizando as vagas e deixando a rotina do RH mais produtiva.
• Maior acesso aos vínculos e às informações trabalhistas, facilitando a contratação.
• Integração com o eSocial e o Ministério da Economia.
• Documentos sempre à mão por meio de aplicativo, dispensando a caderneta.
• Segurança nas informações, pois são atualizadas constantemente, sem risco de deterioração do material impresso.

Além disso, diminuem os riscos de erros, fraudes, informações falsas e inconsistências a fim de concessões de benefícios trabalhistas. 

Somada a isso, está a praticidade de solicitar o documento pela primeira vez, pois agora é mais rápido e online. Caso o profissional tenha a carteira física, poderá habilitá-la pelo CPF, sem alterar o número que consta no papel.

Como habilitar a carteira de trabalho digital?

O passo a passo para habilitá-la é bem simples. Primeiro, basta baixar, de maneira gratuita, o aplicativo na loja virtual de sua preferência ou pelo site oficial. Nesse caso, é preciso que já tenha cadastro no acesso.gov.br para acessar com login e senha determinados. 

Caso ainda não tenha, é necessário realizar o cadastro primeiro, depois acessar a página e navegar pelas opções!

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