Utilizar o Excel para elaborar uma planilha para controle de ponto é um grande passo evolutivo em comparação com o livro de ponto manual ou outras formas de controle feitas em papel. Essa alternativa pode ser uma solução prática para os gestores de RH, mas será que é o melhor método para o controle de ponto?

Por mais que elimine o uso do papel e seja realizado digitalmente, o controle de ponto por meio de planilhas ainda é um sistema manual. E qualquer sistema feito manualmente está passível de erros, falhas, perda de dados e outros riscos que podem comprometer a relação entre empregado e empregador.

Mas, se você acha que a planilha para controle de ponto é suficiente para sua empresa, não se preocupe. Vamos apresentar algumas dicas práticas para você elaborar sua planilha no Excel. Acompanhe!

Passo a passo para criar e utilizar uma planilha de controle de ponto

Para criar uma planilha eficiente é preciso pensar em uma estrutura semelhante à de um livro de ponto. Ou seja, é preciso inserir informações sobre horas trabalhadas, com o registro de horário de chegada, saída e retorno do almoço de cada colaborador. Confira o passo a passo!

Nomeie as colunas

O primeiro passo é abrir um novo documento no Excel e começar a nomear as colunas com as informações essenciais. Nossa sugestão é inserir os seguintes dados:

• nome do colaborador
• duração da jornada diária
• data
• horário de entrada
• início do intervalo intrajornada
• retorno do intervalo intrajornada
• horário de saída
• total de horas trabalhadas

Crie uma aba para cada colaborador

Para garantir mais assertividade no controle de ponto, o ideal é criar uma aba para cada colaborador com todas as informações acima. Se você fizer o controle de todos os colaboradores na mesma aba, pode acabar ficando confuso e aumentar as chances de erros. Essa etapa é importante para fazer uma espécie de cadastro dos profissionais na planilha, permitindo que cada pessoa seja devidamente identificada e para que seja mais simples controlar o ponto dos funcionários de forma individual.

Personalize a planilha

Cada gestor de RH pode ter uma preferência na hora de montar a planilha para controle de ponto. Para que seja simples encontrar cada informação no dia a dia, considere ajustar o tamanho das colunas, aplicar cores diferentes e fazer outras personalizações. O objetivo é tornar a planilha mais facilmente compreensível e minimizar possíveis erros e falhas humanas.

Use fórmulas para calcular as horas

O Excel permite usar fórmulas para que o programa automatize algumas tarefas. Essa é uma dica importante para evitar erros e reduzir o tempo gasto no cálculo das horas. Portanto, abuse das fórmulas! São várias opções que você pode utilizar para calcular as horas trabalhadas, mas a principal é:

Fórmula = Saída – Entrada

Essa fórmula é simples e ideal para o cálculo de horas trabalhadas em um dia em específico. Viu? Sem segredo! Se quiser acessar outras informações, como horas extras ou horas em débito, é preciso deduzir o total de horas trabalhadas da duração diária da jornada. Esses cálculos também podem ser automatizados na planilha.

Não se esqueça de salvar o documento

Sempre que atualizar a planilha com novas informações, lembre-se de salvar o arquivo para que os dados fiquem armazenados. Para aumentar a segurança e evitar perda de dados, sempre mantenha a planilha em uma pasta segura e, de preferência, com uma cópia para backup.

Quer ainda mais facilidade para utilizar planilha para controle de ponto? Nós criamos um modelo pronto para você baixar e usar na rotina da sua empresa. É simples, fácil e prático!

Planilha para controle de ponto é a melhor opção?

O controle de ponto no Excel é melhor do que fazer todo o processo manual, mas ainda assim não é uma forma assertiva e segura para a gestão do controle de ponto. Por mais que pareça prático, esse processo está longe de ser simples, especialmente porque exige preenchimento manual e acompanhamento diário da rotina de trabalho de cada colaborador.

O profissional de RH que vai criar e utilizar a planilha pode até ter “Excel avançado” no currículo, ele não é capaz de fazer milagres. É preciso entender que o Excel é um programa limitado e não oferece segurança e praticidade em todos os níveis.

Aliás, esse modelo de controle possui sérias falhas de segurança. Os computadores da empresa podem ser acessados por funcionários não autorizados, deixando vulneráveis dados importantes, que podem ser alterados em benefício do próprio colaborador.

O desperdício de tempo também é outro ponto crítico. O responsável pelo controle da planilha precisa inserir novas informações diariamente, devendo registrar, revisar e fazer cálculos. Tudo isso acaba tomando um tempo desnecessário que poderia ser evitado com o uso de sistemas digitais mais eficientes.

Além disso, a falta de integração com a folha de pagamento pode aumentar os riscos de erros e falhas, fazendo com que tanto a empresa quanto os colaboradores possam ficar inseguros com relação às informações.

Por que optar pelo ponto digital?

Diante das desvantagens da planilha para controle de controle, é preciso buscar uma solução segura, eficiente e que reduza as burocracias e o tempo dos gestores de RH. Contar com um sistema de gestão de jornada digital pode fazer toda a diferença nesse processo e trazer importantes benefícios para sua empresa. Confira os principais:

Praticidade: nosso sistema de ponto digital disponibiliza todos os cálculos necessários automaticamente e oferece fácil visualização nos painéis e relatórios.

Segurança: o sistema de ponto digital elimina possíveis fraudes de dados, tendo em vista que todos os registros geram um recibo e estão protegidos dentro do sistema.

Redução de erros: o ponto digital elimina a necessidade de controle manual, o que acaba com os riscos e falhas humanas na hora de preencher as informações.

Segurança: por ser armazenado em nuvem, o ponto digital garante atualizações regulares, correções de segurança e backup automático de todos os dados.

Integração com outros sistemas: a solução digital pode ser integrada com outros sistemas, como softwares de folha de pagamento e sistemas de gestão de pessoal.

Gostou do nosso conteúdo? Agora, é hora de ponderar sobre qual é a melhor opção para a sua empresa. A Pontomais possui uma solução completa de ponto digital que pode transformar o controle de ponto da sua empresa e deixar as planilhas para trás. Conheça todas as funcionalidades e descubra como facilitar a gestão de jornada dos seus colaboradores!