O controle de ponto é uma prática que pode trazer importantes benefícios competitivos para as empresas, mas muitas organizações ainda utilizam métodos ultrapassados para fazer o registro. O ponto digital e o relógio de ponto eletrônico (REP) são as duas principais formas mais modernas para fazer esse controle, mas você sabe qual é o mais vantajoso para sua empresa?

Muito mais do que o simples registro de ponto dos colaboradores, implementar a tecnologia certa pode fazer toda a diferença para otimizar a rotina da equipe de RH, reduzir processos burocráticos e garantir mais precisão ao gerir a jornada de trabalho dos funcionários. Se você deseja obter esses e outros benefícios na sua empresa, continue a leitura e descubra qual a melhor tecnologia para controle de ponto.

Controle de ponto digital ou relógio de ponto eletrônico?

O controle de ponto pode ser realizado de três maneiras: manualmente, com o relógio de ponto ou por meio do ponto digital. Diante do complexo cenário do mercado de trabalho, o controle manual acaba se tornando ineficaz tanto para colaboradores quanto para gestores de equipe.

Então, o que devo escolher: ponto digital ou relógio de ponto eletrônico? Para responder a essa pergunta, preparamos um comparativo entre as duas modalidades com os principais fatores que você deve considerar.

Burocracia

Relógio de ponto eletrônico: o REP, geralmente, implica em uma maior burocracia na hora do fechamento das folhas de pagamento dos funcionários, além de poder ocasionar demora no processamento dos dados. Esses processos podem acabar gerando o pagamento de horas extras para colaboradores das equipes todo início e fim de mês. 

Ponto digital: por outro lado, o ponto digital permite que o RH consiga extrair as informações de jornada diretamente do equipamento de forma automatizada, o que torna o processo muito mais rápido, fácil e assertivo. 

Segurança

Relógio de ponto eletrônico: quando não está conectado à nuvem, as informações registradas no REP correm o risco de se perderem. Caso o aparelho apresente algum problema, todas as informações do controle de ponto podem ser apagadas. E, com certeza, isso vai trazer muita dor de cabeça e gastos extras.

Ponto digital: o ponto digital sempre armazenado em sistemas baseados em nuvem, garantindo atualizações regulares, incluindo correções de segurança e melhorias contínuas, e o principal: backup de todos os dados. A criptografia dos dados também é uma importante funcionalidade para garantir que informações sensíveis sejam protegidas contra acessos não autorizados.

Fraude

Relógio de ponto eletrônico: além da possibilidade de perda de dados, o relógio de ponto eletrônico pode aumentar as ocorrências de fraude. Se o sistema não usar métodos de autenticação biométrica, funcionários podem registrar o ponto de outros colaboradores, por exemplo.

Ponto digital: o ponto digital online utiliza de métodos seguros para evitar qualquer tipo de fraude e garantir a autenticidade do registro de ponto de todos os colaboradores. Dessa forma, todos os registros são confiáveis e isentos de fraudes.

Coleta de dados

Relógio de ponto eletrônico: em muitos casos, os dados precisam ser transferidos manualmente para sistemas de gestão ou folha de pagamento, aumentando a carga de trabalho e a possibilidade de erros. Há, ainda, a necessidade de dispositivos de coleta e armazenamento de dados físicos, como pendrives ou cartões de memória.

Ponto digital: muitas soluções digitais são facilmente integráveis com softwares de folha de pagamento e sistemas de gestão de pessoal, facilitando a transferência de dados e a geração de relatórios.

Flexibilidade

Relógio de ponto eletrônico: por ser um sistema físico que fica alocado na empresa, o relógio de ponto eletrônico não oferece flexibilidade para colaboradores que trabalham no modelo home office, por exemplo. Além disso, o registro só pode ser feito por meio da biometria ou cartão ponto, o que representa outra desvantagem em relação à flexibilidade.

Ponto digital: o ponto digital permite que a empresa disponibilize diferentes formas de registro de ponto para os colaboradores, como ponto offline, reconhecimento facial, registro por Whatsapp e QR Code. Assim, os colaboradores podem bater ponto diretamente em seu celular, com geolocalização pré-determinada para garantir segurança no processo.

Manutenção

Relógio de ponto eletrônico: além do custo inicial de implantação, é importante contar os gastos com manutenção e com a compra do cartão ponto para cada colaborador e da bobina térmica para emissão dos comprovantes.

Ponto digital: essa solução elimina a necessidade de custos com manutenção, pois cada funcionário usa seu próprio smartphone ou computador/tablet fornecidos pela empresa. Assim, todo o controle é feito de forma online, sem gerar custos com processos manuais de manutenção.

Em relação aos custos, qual é o mais vantajoso?

É claro que o custo é um fator determinante para toda empresa escolher a melhor opção, independente da finalidade da solução a ser implementada. Mas, quando se trata de controle de ponto, você conhece os custos reais que sua empresa tem atualmente?

Geralmente, o valor para adquirir uma máquina de ponto eletrônico pode variar bastante. Os mais básicos vão de R$300 a R$800, enquanto os mais modernos variam entre R$1.000 e R$1.500. Já os aparelhos mais avançados, que incluem mais funcionalidades, podem passar de R$2.000.

Mas o custo com a aquisição não é o único ponto que deve ser considerado. Muitas empresas que utilizam o relógio de ponto eletrônico podem acabar tendo gastos que passam despercebidos e acabam sobrecarregando a carteira da companhia sem que você perceba. 

Excesso de horas extras, jornadas de trabalho mal administradas e processos trabalhistas, por exemplo, estão diretamente relacionados com o controle de ponto e podem causar um aumento significativo nos gastos da sua empresa. E, não se esqueça: esses equipamentos também possuem custos com manutenção, como já citamos no tópico acima.

Por outro lado, o controle de ponto digital pode ser mais econômico a longo prazo devido à menor necessidade de manutenção física e custos previsíveis de assinatura. Esse sistema é mais flexível e pode facilmente escalar conforme a empresa cresce. Portanto, em termos de custo-benefício, a melhor opção é o ponto digital.

Benefícios do ponto digital para sua empresa

Até aqui, já apresentamos diversos benefícios que mostram que o ponto digital é muito mais vantajoso que o relógio de ponto eletrônico. Mas os benefícios não param por aí, confira outras importantes vantagens desse sistema!

Automação da rotina

A utilização de ferramentas como a de ponto online garantem que a rotina do RH e Departamento Pessoal seja mais automatizada. Isso permite que o profissional gaste menos tempo com tarefas burocráticas, tornando o setor mais estratégico dentro da sua empresa.

Informações em tempo real

Você não precisa esperar até o final do mês para saber como foi a jornada dos seus colaboradores. Com o ponto digital é possível acompanhar as faltas, as horas extras e os desvios de jornada em tempo real. Com isso, os gestores e o RH podem mapear todos os problemas de pertinho e evitar que eles se consolidem durante o mês.

Praticidade para colaboradores

Com o ponto digital, seus colaboradores podem bater o ponto no celular, no tablet ou no computador. Esses aparelhos podem ser tanto de uso pessoal ou da empresa, o que gera bastante autonomia e estimula a responsabilidade dos funcionários em relação a sua jornada.

Agilidade para solicitações

O ponto digital permite automatizar todo o processo nos casos em que o colaborador precise enviar um atestado, justificar atrasos ou fazer outros tipos de solicitações. Para enviar um atestado, basta fotografar o documento e subir na plataforma. As outras solicitações podem ser feitas de maneira simples e rápida dentro do sistema.

Assinatura digital

Outra inovação do ponto digital é a possibilidade de assinar o espelho-ponto automaticamente. Com a assinatura eletrônica, o colaborador cadastra sua assinatura apenas uma vez no sistema e, a cada novo espelho-ponto, pode assinar a validação em apenas alguns cliques.

Modernize sua empresa com o ponto digital

Depois de entender os benefícios que a tecnologia pode trazer para o seu negócio, o próximo passo é conhecer melhor as ferramentas disponíveis no mercado para automatizar cada vez mais os processos de controle de ponto. Afinal, ter a tecnologia como aliada é a melhor forma de garantir rotinas ainda mais desburocratizadas.

A Pontomais oferece soluções completas de ponto digital para realizar a gestão de jornada da sua empresa com muito mais modernidade, praticidade e segurança em um só lugar. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como podemos otimizar sua rotina de controle de ponto.