Os trabalhos externos e a popularização do home office trouxeram um verdadeiro desafio para a rotina dos profissionais de departamento pessoal: o controle de ponto. O registro das horas de colaboradores que trabalham alocados na sede da empresa é uma tarefa relativamente simples, mas como controlar o ponto de funcionários que estão fora da empresa?

Seja para colaboradores que trabalham em casa, no transporte ou em locais externos, como ocorre na construção civil e no agronegócio, fazer a gestão das horas trabalhadas requer o uso de novas tecnologias que permitam maior assertividade e segurança para a gestão da jornada. 

É nesse cenário que o controle de ponto por geolocalização torna-se uma ferramenta valiosa e estratégica para seu negócio.

O que é controle de ponto por geolocalização?

Basicamente, esta é uma tecnologia integrada ao ponto eletrônico digital que envia a localização exata do colaborador no momento em que ele efetua seu registro de entrada ou saída. 

Esse controle utiliza os dados de localização de um funcionário baseando-se em um equipamento previamente registrado. 

Quando o colaborador registra o ponto no aplicativo referente ao sistema de controle de ponto, o sinal emitido pelo equipamento eletrônico é captado por um satélite, que faz o reconhecimento da latitude e da longitude do aparelho para, então, determinar a localização.

A geolocalização pode ser utilizada por meio de três métodos diferentes:

GPS

Traduzido para o português, GPS significa Sistema de Posicionamento Geográfico. Trata-se de uma tecnologia que funciona por meio de transmissões via satélite. Ao captar os sinais emitidos pelo aparelho, o GPS fornece a localização da pessoa que está fazendo uso dele. A principal vantagem desse sistema é seu funcionamento offline e a ausência de necessidade de conexão com a internet.

GSM

O Sistema Global para Comunicações Móveis, traduzido para o português, funciona por meio de radiofrequência, ou seja, ondas de rádio. Nesse método, as informações de horário e localização são coletadas a partir das operadoras de telefonia móvel. O grande problema é que se o colaborador estiver em um local sem sinal telefônico, não é possível fazer a localização.

Wi-fi

A internet sem fio, tão utilizada no nosso dia a dia, também pode ser usada para indicar a localização exata do colaborador. No entanto, é preciso que o dispositivo esteja conectado a uma rede Wi-fi, o que pode ser inviável em alguns locais de trabalho, como canteiros de obra ou áreas afastadas da cidade.

Quais as vantagens do controle de ponto por geolocalização?

A implementação do controle de ponto por geolocalização pode trazer diversas vantagens à rotina das empresas e dos colaboradores. Desde a gestão de dados em tempo real até uma maior segurança e transparência no registro de jornada, esse modelo é um grande aliado para gerenciar equipes externas. Conheça melhor as principais vantagens:

Dados em tempo real

Os sistemas eletrônicos que oferecem geolocalização possuem um controle de dados em tempo real. Isso significa que a empresa consegue saber exatamente qual a localização dos seus colaboradores quando eles registram o ponto. Assim, fica mais fácil saber se eles estão no local de trabalho cumprindo com suas atividades, conforme os acordos que foram feitos com a empresa. 

Marcação de ponto offline

O sistema com controle de ponto por GPS funciona mesmo sem ter acesso à internet, garantindo que o colaborador registre o ponto no horário estabelecido mesmo se não estiver conectado. Quando conectado novamente à rede, o software envia os registros para a base de dados do RH. Essa funcionalidade ajuda a reduzir as chances de perda de dados, além de minimizar os riscos de fraudes e marcações erradas.

Transparência na relação trabalhista

O controle de ponto por geolocalização garante a autenticidade das marcações e possibilita fácil percepção de possíveis fraudes. Além de fornecer a localização, esses sistemas contam com medidas antifraude e armazenamento em nuvem, sem que a empresa ou o próprio colaborador possam fraudar qualquer dado. Como resultado, é possível ter maior transparência na relação trabalhista e mais segurança para a empresa e para os colaboradores.

Economia de recursos

Com o controle de ponto por geolocalização, o registro e a gestão da jornada de trabalho são feitos por smartphones, computadores ou outros dispositivos eletrônicos. Assim, não há necessidade de fazer grandes investimentos em dispositivos fixos, além de não gerar custos para manter esses equipamentos.

O que diz a lei?

Por ser considerada uma solução recente, é comum que surjam muitas dúvidas sobre a legalidade do controle de ponto por geolocalização. Mas, não precisa se preocupar! A boa notícia é que esse modelo é permitido por lei, porém é preciso observar alguns aspectos importantes.

Portaria 671

Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 regulamenta a nova lei de ponto vigente para o controle de jornadas de trabalho. Essa portaria introduziu um novo modelo de ponto eletrônico, o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), permitindo a adoção de novas formas de registro de ponto, como a geolocalização.

Mas, é preciso observar algumas obrigatoriedades estabelecidas pela Portaria 671, como a emissão do Comprovante de Registro de Ponto, que pode ser impresso ou salvo em arquivo eletrônico.

Nesse último caso, é preciso se atentar a alguns requisitos, como:

• Deve ser em PDF e assinado eletronicamente;
• No REP-C, devem seguir as normas do INMETRO;
• Nos REP-A e REP-P, devem ser assinaturas qualificadas, com certificado emitido pelo ICP-BRASIL), conforme previsto na Lei 14.063/2020;
• O trabalhador deve ter acesso, por meio eletrônico, ao comprovante de seu registro de ponto a cada marcação, independente de prévia aprovação ou solicitação;
• Esses comprovantes devem estar disponíveis para extração por um prazo de pelo menos 48 horas, independentemente de qualquer solicitação prévia.
• Todos os sistemas de registro de ponto devem disponibilizar arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados).

LGPD

No que diz ao registro de ponto por geolocalização, a Lei Geral de Proteção de Dados determina que a empresa seja a responsável por garantir que os dados pessoais dos funcionários não sejam vazados a terceiros. Nesse sentido, dados como CPF, endereço, biometria, entre outros, devem ser protegidos.

Além disso, é necessário que tanto a empresa como o colaborador estejam de acordo com esse tipo de controle de jornada e saibam exatamente como funciona a transmissão dos dados de localização. Para evitar possíveis problemas trabalhistas, é preciso que todos os detalhes estejam presentes no contrato de trabalho.

Como implementar o controle de ponto por geolocalização?

Para começar a usar o controle de ponto por geolocalização em sua empresa, é preciso seguir alguns passos simples. 

Contrate um software de ponto eletrônico

O primeiro passo é encontrar um software de ponto eletrônico que ofereça a funcionalidade de registro de ponto por geolocalização. Para fazer a melhor escolha, pesquise com calma, entenda os diferenciais de cada solução e veja se ela se adequa às necessidades da sua empresa.

Treine os funcionários

Geralmente, o registro de ponto por geolocalização é bastante simples e intuitivo. No entanto, lembre-se de oferecer um treinamento e explicações detalhadas sobre o funcionamento do sistema. Isso ajuda a garantir que todos os funcionários saibam usar a solução corretamente.

Aproveite todos os recursos

O objetivo do controle de ponto por geolocalização também é facilitar a rotina do RH. Por isso, aproveite todas as funcionalidades para gerenciar as atividades diárias, como integrações do software com a folha de pagamento.

Conte com uma solução completa

A Pontomais oferece um sistema completo e que se adapta às necessidades da sua empresa para garantir assertividade, segurança e praticidade no controle de ponto. Uma de nossas soluções é o controle de ponto por geolocalização realizado pelo Whatsapp.

Sim, o aplicativo mais usado para a comunicação também pode ser útil para o controle de ponto. Para realizar o registro por Whatsapp, basta o colaborador enviar “bater ponto” para o contato da Pontomais e compartilhar a localização. Os dados, incluindo a hora e a localização, são armazenados e processados pela plataforma, integrando-se ao sistema da empresa.
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