As pessoas são o principal pilar de uma empresa, porque elas formam o alicerce para viabilizar o crescimento das companhias no mercado corporativo. Porém, para otimizar o gerenciamento das equipes, é fundamental contar com um Departamento Pessoal (DP) na infraestrutura do seu negócio. 

O DP é um setor estratégico para sua empresa, porque ele ajuda a aperfeiçoar o funcionamento das companhias, por meio da organização de uma série de fatores que impactam no dia a dia dos colaboradores.

Se você quer estruturar o Departamento Pessoal do seu negócio, é essencial saber como o setor funciona e a forma de implementá-lo na empresa. No artigo de hoje responderemos esse e outros questionamentos. Desejamos uma ótima leitura! 

O que é o Departamento Pessoal? 

O Departamento Pessoal é o setor especializado no gerenciamento dos colaboradores de uma empresa. Sendo assim, essa área responde pelas seguintes atribuições: 

• Gestão de folha de pagamento;
• Férias;
• Admissões e demissões;
• Registro de ponto;
• Atestados e afastamentos. 

Qual a importância do Departamento Pessoal? 

Estar em conformidade com a legislação do trabalho  precisa ser uma das prioridades de qualquer empresa, porque essa adequação reduz as chances da companhia ter problemas com processos trabalhistas, que possam resultar em prejuízos financeiros. 

Para cumprir esse objetivo, a empresa precisa dar prioridade à formação de um Departamento Pessoal eficiente, porque estamos falando de um setor que é estratégico para o desenvolvimento sustentável do negócio. 

Um DP que não funciona bem faz com que o nível de insatisfação dos colaboradores aumente e, consequentemente, eles parem de performar bem, comprometendo o desempenho e a imagem da companhia no mercado. 

Pensando nisso, o Departamento Pessoal é uma área que agrega diferencial competitivo para o seu negócio, por meio dos seguintes benefícios: 

• Auxílio na tomada de decisões: ter bem organizada as informações em relação a admissões, demissões, afastamentos, número de faltas, alterações salariais, podem nortear a definição de caminhos sobre, por exemplo, a escolha do perfil ideal dos colaboradores para formar as equipes de trabalho;
• Evitar processos trabalhistas: como dissemos, estar em conformidade com a lei evita, não só problemas com a justiça, mas também prejuízos financeiros, portanto, é essencial manter seu negócio atualizado em relação às normas do trabalho;
• Bom relacionamento com órgão públicos: cumprir as regulamentações dos órgãos reguladores evitam multas e desgaste no diálogo com as instituições que regulam as profissões.

Como funciona um Departamento Pessoal? 

Como mostramos até aqui, o Departamento Pessoal responde por questões burocráticas que impactam diretamente na vida dos colaboradores da empresa. 

Neste contexto, existem algumas funções específicas do setor que precisam ser realizadas no dia a dia. Conheça algumas delas! 

Gestão de documentos

Quando um profissional é contratado, o DP precisa receber uma série de documentos para formalizar o processo de parceria entre o trabalhador e a empresa. 

Existem alguns formatos de contratação e cada um deles tem particularidades que podem impactar nos documentos exigidos para formalização do processo. Alguns deles são: 

• CLT: consiste em uma pessoa física contratada para prestar serviço em uma empresa; 
• Temporário: profissional terceirizado e que é contratado sem vínculo empregatício e por tempo determinado previamente;
• Autônomo: trabalhador que exerce atividades profissionais sem ligação formal com a organização.

Monitoramento de frequência

Estabelecer mecanismos para verificar se o profissional está cumprindo sua jornada de trabalho é importante para observar se há problemas em relação ao que foi previamente acordado em relação a horas extras, jornada noturna, atrasos, etc.

Fazer esse acompanhamento evita impactos negativos no cálculo para elaboração de folha de pagamento e ajuda a extrair indicadores importantes que vão nortear a tomada de decisões estratégicas. 

Cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento prevê a organização de uma série de fatores, como FGTS, INSS, salário, benefícios, décimo terceiro, entre outros. 

O DP é responsável por gerenciar esses documentos, garantindo que os cálculos sejam realizados corretamente, para que os abatimentos ocorram como determina os órgãos competentes. 

Gerenciamento de licenças e férias

Além da folha de pagamento, outra atribuição do DP é organizar situações relacionadas a licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. 

O setor recebe esses documentos para inseri-los junto com as folhas de pagamentos e manter contato com os órgãos públicos. 

Outra função em relação a esse tema, é o acompanhamento do intervalo de férias dos profissionais, realizando todos os registros para monitorar se o período de descanso está sendo cumprido. 

Qual a diferença entre DP e RH? 

Embora o trabalho desses dois setores esteja ligado às pessoas, existem particularidades entre eles. 

Porém, o Recursos Humanos está mais próximo da gestão de pessoas, já o DP tem mais conexão com a organização financeira, mas sempre com foco no bem-estar dos colaboradores. 

Como organizar um Departamento Pessoal? 

Para organizar um Departamento Pessoal eficiente, o primeiro passo é aumentar a transparência na comunicação entre os setores e criar metas de desempenho, visando elevar a qualidade do trabalho. 

Além disso, existem outras boas práticas que são essenciais para que esse setor da sua empresa funcione bem. Veja algumas delas! 

• Defina datas de obrigações do DP: essa medida permite organizar melhor algumas funções, como recolhimento de FGTS, pagamentos do INSS e IRRF, entre outros tributos;
• Monte uma rotina: delegue para cada colaborador do DP qual será sua responsabilidade, separando assim várias atribuições, como pagamento de funcionários, gestão de férias e licenças, entre outras atividades;
• Fique atento a legislação: garanta que a equipe de DP esteja sempre atualizada com mudanças na legislação trabalhista, evitando assim prejuízos com processos jurídicos;
• Organize o documentos em nuvem: a gestão de dados em plataformas digitais permite o compartilhamento mais rápido das informações e mais economia ao reduzir o uso de material físico.

Se você gostou do conteúdo e quer saber mais sobre o assunto, sugerimos a leitura do artigo “Controle de Ponto x Folha de Pagamento 11 perguntas respondidas”, que está no nosso blog.