O fechamento da folha de pagamento é um procedimento essencial no dia a dia da empresa porque, a partir dela, a companhia define como o profissional será remunerado.
Pensando nisso, é essencial que a empresa estabeleça mecanismos para executar esse procedimento de maneira rápida e eficiente no dia a dia.
Esse processo é um desafio no seu negócio? Então leia o post até o final que abordaremos mais detalhes sobre o fechamento da folha de pagamento. Desejamos uma ótima leitura!
Afinal, o que é o fechamento da folha de pagamento?
Estamos falando do documento que traz informações sobre os valores pagos aos colaboradores, bem como informações referentes a deduções tributárias que precisam ser feitas, no que se refere a imposto de renda e outros descontos.
A proposta da folha de pagamento é, por meio da realização de cálculos precisos, garantir que os profissionais possam receber os vencimentos corretamente.
Quais são as regras para o fechamento da folha de pagamento?
As normas em relação à folha de pagamento estão previstas no Decreto nº 3.048/1999, no artigo 225, que traz uma série de diretrizes em relação a essa questão.
No que se refere aos regramentos, a lei diz que a empresa precisa elaborar esse documento para fazer o devido crédito dos pagamentos, devendo manter uma via da folha de pagamento dentro da empresa.
Além disso, nas regras estão previstas que a folha de pagamento precisa contemplar cálculos, como faltas e descontos, salário bruto e líquido, benefícios e gratificações, entre outros pontos.
Mas como o processo de fechamento da folha de pagamento funciona na prática?
O primeiro ponto é que o segmento já possui informações dos colaboradores, como nome, cargo, função e dados bancários, o que já é fundamental para formalizar o pagamento.
Além disso, o responsável precisa ter noção dos fatos que ocorreram no período em relação a admissões, demissões, férias e licenças.
Depois dessa etapa, vem a etapa mais complexa que é o cálculo das horas trabalhadas para, posteriormente, fechar os valores de salário bruto e líquido com os seus devidos descontos.
Qual a importância da tecnologia para organizar a folha de pagamento?
Com o crescimento das ferramentas tecnológicas, as empresas estão investindo em processos mais automatizados e quando o assunto é gestão de pessoas, esses recursos ganham ainda mais relevância. Confira na sequência qual a importância desses dispositivos para fechar a folha de pagamento!
Maior precisão nos processos
Os sistemas de folha de pagamento são importantes para automatizar os cálculos de salários, deduções, horas extras, entre outros valores.
Além disso, programas mais modernos são capazes de aumentar a precisão na hora de extrair os valores, evitando assim que os pagamentos sejam feitos em desacordo com a lei vigente.
Aumento na eficiência operacional
Elaborar folhas de pagamento é um processo que, quando executado manualmente, costuma tomar tempo dos colaboradores. Os softwares permitem realizar essa tarefa manualmente, liberando os profissionais de RH para ações estratégicas.
Além disso, a tecnologia possibilita integrar o software com outros sistemas da empresa, como controle de ponto e gestão de recursos humanos, viabilizando assim maior integração dos processos.
Segurança jurídica
Os sistemas tecnológicos são capazes de armazenar informações de forma criptografada e protegida, aumentando assim o nível de confidencialidade dos dados dos colaboradores.
Os softwares são realizados para refletir mudanças nas leis trabalhistas e trabalhistas, buscando garantir total conformidade com as obrigações legais.
Acesso otimizado
Os documentos digitais facilitam o acesso aos arquivos, porque reduzem a necessidade de papel, além de facilitar a organização dos registros.
A tecnologia permite gerar relatórios detalhados para análises financeiras e de recursos humanos, com o objetivo de facilitar a tomada de decisão.
Maior transparência
Os dispositivos tecnológicos ajudam a registrar cada ação realizada, facilitando a realização de auditorias internas e externas.
Outra vantagem é que os colaboradores podem ter acesso a contracheques e histórico de pagamentos de maneira digitalizada.
Aumento na escalabilidade
Na medida que a empresa vai crescendo, os dispositivos tecnológicos conseguem acompanhar essa expansão, oferecendo maior eficiência ao processo de gestão, mesmo com o número elevado de funcionários.
Essa é uma forma da tecnologia ser um importante ativo para que a empresa possa crescer mantendo o mais alto nível de excelência nas atividades.
Quais erros você deve evitar ao fechar a folha de pagamento?
Agora que você já conhece qual a importância da folha de pagamento, é essencial saber o que fazer para elaborar o documento sem cometer erros, não é mesmo? Com o objetivo de ajudá-lo, vamos abordar alguns equívocos possíveis de serem evitados. Confira!
- Errar nos cálculos de salários, horas extras e demais valores a serem adicionados;
- Desconsiderar deduções obrigatórias do INSS e do imposto de renda;
- Deixar de registrar benefícios como vale-transporte, planos de saúde, além das faltas não justificadas;
- Não fazer o registro correto dos colaboradores, no que se refere a endereço e estado civil. Além disso, é importante fazer atualização em relação a entrada e saída de colaboradores.
Como organizar o fechamento da folha de pagamento na sua empresa?
Além de contar com atributos tecnológicos, é importante ter sempre o apoio de parceiros que tem sólida expertise em conduzir processos desse tipo dentro das organizações com o mais alto nível de excelência.
A VR Benefícios é uma empresa referência em organizar processos de gestão de pessoas dentro das organizações, com o objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento dos colaboradores.
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