O controle de ponto é uma obrigação para grande parte das empresas no Brasil. Muito mais do que apenas registrar o horário de entrada e saída dos colaboradores, essa tarefa tem desempenhado um papel cada vez mais importante dentro das organizações. Nesse cenário, o ponto digital surge como um grande aliado estratégico do setor de RH.

Buscar novas soluções para automatizar processos e otimizar recursos deve ser uma missão contínua de todas as empresas. O ponto digital vai, justamente, ao encontro das novas necessidades do setor de gestão de pessoas e das tendências de mercado. Se você deseja manter seu RH competitivo e atuante, continue a leitura e descubra as principais vantagens dessa solução.

O que é ponto digital?

O ponto digital, ou ponto eletrônico, é um modelo de sistema de controle de ponto para registrar o horário de trabalho dos colaboradores. Diferente dos métodos tradicionais, esse controle é feito por meio de algum dispositivo eletrônico, como computador, smartphone, tablet ou relógio de ponto eletrônico.

Trata-se de uma tecnologia que substitui os métodos mais antigos de controle de ponto,  como o livro de preenchimento manual e o cartão de ponto manual. O ponto digital oferece alternativas muito mais modernas para o registro de ponto, especialmente QR Code, reconhecimento facial, entre outras.

A tecnologia do controle de ponto digital é benéfica tanto para os donos da empresa e gestores quanto para os próprios colaboradores. Assim, é uma solução muito mais atrativa para proporcionar maior precisão, segurança e eficiência na administração de recursos humanos.

Como funciona o ponto digital?

O ponto digital funciona por meio de um sistema que deve ser instalado em diferentes dispositivos eletrônicos. Após o cadastro no sistema, os colaboradores podem fazer login nesses dispositivos e começar a registrar os dados da sua jornada de trabalho. Entenda melhor como funciona:

Identificação do colaborador: o sistema identifica cada colaborador individualmente para garantir precisão no controle de ponto. Essa identificação pode ser feita em qualquer dispositivo eletrônico cadastrado. Quando o colaborador inicia, faz um intervalo ou encerra sua jornada de trabalho, ele realiza o registro diretamente no sistema. 

Armazenamento de dados: as informações de registro são armazenadas em um banco de dados centralizado ou na nuvem. O sistema processa esses dados de forma automática para realizar o cálculo das horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos, conforme as regras estabelecidas pela empresa e pela legislação trabalhista. 

Geração de relatórios: com base nos dados coletados, o sistema gera relatórios detalhados que podem ser utilizados pelo time de RH para garantir mais assertividade sobre o controle de horas.

Integração com outros sistemas: os sistemas de ponto digital podem ser integrados a outros sistemas de gestão empresarial, como sistemas de folha de pagamento, centralizando informações e permitindo maior automação de processos. 

A legislação permite o ponto digital?

Sim! A CLT não oferece muitos detalhes sobre o controle de ponto digital, mas outras leis e portarias foram sancionadas para regulamentar o uso desse sistema. A Portaria 671, regulamentada pelo Ministério do Trabalho, é responsável por delimitar as diretrizes do ponto digital.

Publicada em 2021, essa Portaria unificou, consolidou e facilitou o entendimento sobre as normas relacionadas ao sistema de ponto digital, além de defini-lo como “o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e saída dos trabalhadores em registro eletrônico”.

Esse conjunto é o REP ou Registrador Eletrônico de Ponto. A Portaria classificou as soluções, apresentando os requisitos técnicos para uso legal do ponto digital pelas organizações. Segundo a mesma, o REP pode ser classificado em três tipos:

REP-C – registro de ponto convencional;

REP-A – conjunto de equipamentos e software de ponto eletrônico;

REP-P – programa de registro eletrônico de ponto via sistema, incluindo os coletores de marcações, o armazenamento dos dados do registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Portanto, o uso do ponto eletrônico é regulamentado por lei. Para adotar algum deles, basta que a empresa siga as normas estabelecidas em lei e utilize sistemas de fornecedores de ponto digital que também sigam as orientações legais.

7 vantagens do ponto digital para sua empresa

A implementação de um sistema de ponto digital pode trazer uma série de benefícios para a rotina do seu RH, especialmente no que diz respeito à automatização de processos e otimização de recursos. Confira as principais vantagens!

Maior produtividade do RH

Com um software ou aplicativo de registro de ponto, diversos processos como registro de entrada e saída, cálculo de horas extras, configuração de escalas de trabalho e geração de relatórios são automatizados. Ou seja, no mesmo sistema que os funcionários fazem o registro de ponto, o RH pode fazer a gestão completa, sem a necessidade de lidar com diversos sistemas simultaneamente. Essa integração e automatização reduz a carga de trabalho manual do RH, liberando seu time para atividades mais estratégicas.

Eliminação de erros

Com um bom sistema de ponto eletrônico digital, você não precisa se preocupar com erros durante o registro de ponto, esquecimento de alguma informação ou possíveis tentativas de fraude. O sistema registra os dados com precisão e conta com recursos que garantem a segurança da informação, evitando fraudes e qualquer outro tipo de problema que possa comprometer a assertividade no controle de ponto.

Flexibilidade

Os novos modelos de trabalho ― como o home office ou trabalho híbrido ― exigem que as empresas adotem novas alternativas para o controle de ponto. Com a tecnologia do ponto digital, os colaboradores podem registrar os horários de trabalho por meio do ponto offline, reconhecimento facial, Whatsapp e outras alternativas, com a total garantia de autenticidade definida pela geolocalização. O RH também sai ganhando, já que terá menos dificuldade para acompanhar e fazer a gestão dessas jornadas.

Redução de custos

A longo prazo, um sistema de ponto digital pode reduzir custos com diversos processos, como gasto com papel e impressão dos comprovantes de ponto, manutenção do maquinário de ponto, melhor controle orçamentário com a gestão de horas extras eficiente e

queda na incidência de ações trabalhistas. O sistema de ponto digital também permite redução de gastos com retrabalho relacionado a erros humanos, uma vez que o sistema garante precisão e consistência nos registros de horários.

Acompanhamento em tempo real

Para evitar surpresas desagradáveis na hora de fechar o controle de ponto do mês, o sistema eletrônico permite um acompanhamento muito mais preciso, mostrando dados da jornada dos funcionários em tempo real. Dessa forma, é possível saber quem já iniciou o expediente, quem está atrasado ou quem está fazendo horas extras, além de facilitar ajustes e evitar o acúmulo de solicitações.

Conformidade legal

O controle de ponto digital pode ajudar a atender a conformidade com as leis trabalhistas, uma vez que a automação minimiza o risco de erros e aumenta a precisão da coleta de dados. Além disso, o armazenamento destes em nuvem permite guardar registros e informações por quanto tempo for necessário, atendendo às exigências da legislação trabalhista.

Mais transparência

Com o controle de ponto digital, os colaboradores podem acessar facilmente seus próprios registros de ponto. Dessa forma, eles passam a ter um controle maior sobre suas entradas, saídas, intervalos e folgas, sem precisar solicitar informações ao RH. Isso garante um enorme ganho de autonomia em relação à gestão do próprio tempo e pode contribuir para fortalecer a cultura organizacional baseada em comunicação aberta.

Como escolher o melhor sistema de ponto digital?

Antes de tudo, você deve avaliar as necessidades da sua empresa e quais funções o sistema pode oferecer para facilitar sua gestão. O ideal é consultar gestores, equipe de RH e colaboradores para fazer um levantamento completo e entender quais são os principais pontos de melhoria.

Após essa etapa, é hora de começar a avaliar os fornecedores desse tipo de sistema. É fundamental analisar os recursos, benefícios e funcionamento de cada sistema, sua conformidade com a legislação e, principalmente, se ele irá atender às necessidades da sua empresa.

Antes de fechar negócio, solicite uma demonstração do programa para entender como o sistema funciona na prática. O ideal é priorizar sistemas com uma interface simples e intuitiva, pois facilita a transição para o novo sistema e permite que colaboradores, gestores e RH tirem o máximo proveito da tecnologia.

E aí, chegou a hora de procurar uma solução completa de ponto digital para sua empresa? A Pontomais oferece um sistema completo, prático e dentro da lei para otimizar o controle de ponto e garantir muito mais benefícios para uma jornada segura a estratégica. Vamos, juntos, transformar o RH do seu negócio?