A folha de pagamento é uma das principais obrigações trabalhistas previstas em lei e cumpre um papel de extrema importância para o departamento pessoal de qualquer empresa. Para garantir a conformidade perante a legislação, o profissional de Recursos Humanos (RH) precisa cumprir uma série de processos, normas e cálculos para o seu correto fechamento.

Qualquer processo feito de forma errônea ou fraudulenta pode implicar em pagamentos equivocados para os colaboradores. E, como consequência, sua empresa pode enfrentar processos trabalhistas e perder competitividade no mercado. Para  evitar que isso aconteça, preparamos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento. 

Boa leitura!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que registra todos os valores que a empresa deve pagar aos seus funcionários em um determinado período. Sua obrigatoriedade é prevista pelos artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999, mas não possui um modelo oficial determinado pela lei.

Assim, a folha de pagamento pode ser elaborada de acordo com a necessidade de cada organização, mas sempre deve conter todas as informações legais previstas, cumprindo sua função operacional, contábil e fiscal. Os componentes obrigatórios de uma folha de pagamento incluem:

Salário bruto: é o valor total que o funcionário recebe antes de quaisquer deduções. Pode incluir horas extras, comissões e bonificações.

Descontos legais: são os impostos e contribuições obrigatórias, como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).

Benefícios: são valores adicionais oferecidos pela empresa, como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, etc.

Salário líquido: é o valor que o funcionário efetivamente recebe após todas as deduções previstas por lei.

Encargos sociais: são as contribuições que a empresa deve pagar, como FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e a contribuição patronal ao INSS.

E o holerite?

O holerite também é um documento obrigatório previsto por lei. Enquanto a folha de pagamento é um registro detalhado dos salários e benefícios de cada funcionário, o holerite é um documento entregue ao colaborador, comprovando que o mesmo recebeu o salário corretamente. 

O holerite fica com o trabalhador e deve ser guardado por ele. Esse documento é utilizado para declarar o Imposto de Renda, solicitar empréstimos e financiamentos ou comprovar o vínculo empregatício.

Passo a passo para fazer a folha de pagamento corretamente

Fazer o cálculo da folha de pagamento vai muito além de pagar o salário estabelecido para cada funcionário. O processo envolve uma série de atividades que precisam ser cumpridas corretamente para evitar qualquer tipo de problema. Confira o passo a passo:

Identifique seu quadro de colaboradores

O primeiro passo é criar uma base bem estruturada contendo informações sobre os trabalhadores, função e cargo ocupado e a função deles. Em seguida, é preciso categorizar cada colaborador de acordo com sua área de atuação, já que cada um estará vinculado a uma determinada convenção coletiva. 

Contabilize as horas trabalhadas

O valor mensal a ser pago a cada colaborador irá depender das horas trabalhadas por eles. As horas devem ser apresentadas conforme o controle de ponto, incluindo horas extras, jornadas adicionais e eventuais faltas.

Calcule o desconto do INSS

O desconto do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é uma das principais deduções realizadas na folha de pagamento dos trabalhadores no Brasil. A base de cálculo deve ser feita com base no valor do salário bruto do trabalhador, que pode incluir adicionais como horas extras, comissões, gratificações, entre outros.

Com o salário bruto, basta consultar a tabela do INSS para saber qual a porcentagem a ser descontada. Em 2024, os valores são os seguintes:

Calcule o desconto do Imposto de Renda

O cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é mais um dos descontos obrigatórios presentes na folha de pagamento. O cálculo deve ser feito com base no salário bruto do profissional após o desconto do INSS. De acordo com a MP (Medida Provisória) nº 1.206/2024, a tabela vigente para 2024 é a seguinte:

Faça a dedução de benefícios

Benefícios obrigatórios, como o vale-transporte (VT), também precisam constar na folha de pagamento. No caso do VT, o desconto máximo permitido por lei é de 6% do salário-base. Caso o valor necessário seja menor, a dedução deve se ater apenas ao que for preciso. O vale-alimentação (VA) e o vale-refeição (VR) não são obrigatórios e, por isso, podem ou não ser descontados em folha. Porém, essa informação precisa constar no documento.

Calcule o 13º salário

O cálculo do 13º salário é bastante simples. Se o funcionário completou 12 meses de trabalho, ele ganha o salário integral como 13°. Caso não tenha completado os 12 meses, é preciso fazer o cálculo proporcional. Basta dividir o valor do salário por 12 e multiplicar o resultado obtido pela quantidade de meses trabalhados.

Faça o cálculo das férias

Após completar 12 meses de trabalho, o colaborador também tem direito a férias remuneradas. Nesse caso, o cálculo deve ser feito somando o salário bruto do profissional com 1 ⁄ 3 este valor. Se o funcionário recebe R$3.000, por exemplo, é preciso multiplicar esse valor por 1 ⁄ 3, ou seja, R$1.000. Assim, as férias remuneradas valem R$4.000.

Como fazer o envio da folha de pagamento ao eSocial?

O eSocial é um sistema do governo brasileiro que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. O envio da folha de pagamento ao eSocial é uma obrigação legal que deve ser cumprida mensalmente.

Para isso, é preciso utilizar um software de folha de pagamento que seja compatível com o eSocial para calcular os valores devidos e gerar a folha de pagamento. Após o processamento, é necessário fazer o lançamento do evento da remuneração S-1200 (Remuneração do Trabalhador) até o dia 7 do mês subsequente.

Por que automatizar a folha de pagamento?

Automatizar a folha de pagamento por meio de um software especializado traz inúmeros benefícios para as empresas, independentemente do seu porte. A seguir, listamos as principais razões pelas quais a automação é uma decisão estratégica e eficiente.

Redução de erros

Os cálculos manuais são propensos a erros humanos, que podem levar a pagamentos incorretos, problemas legais e insatisfação dos funcionários. Os sistemas automatizados realizam cálculos precisos de salários, benefícios e descontos, reduzindo retrabalhos e garantindo mais assertividade em todo o processo.

Economia de tempo

Processar a folha de pagamento manualmente é uma tarefa demorada, especialmente em empresas com muitos funcionários. O processo automatizado gera maior liberação de tempo para o departamento de RH se concentrar em atividades mais estratégicas.

Conformidade Legal

Manter-se atualizado com as frequentes mudanças nas leis trabalhistas e tributárias pode ser desafiador. Os sistemas automatizados realizam atualizações automáticas conforme as mudanças na legislação, além da geração automática de relatórios e guias de recolhimento conforme as exigências legais.

Segurança de dados

Os sistemas automatizados oferecem altos níveis de segurança e criptografia de dados. Além disso, garantem acesso restrito a informações confidenciais, assegurando a privacidade dos dados dos funcionários.

Escalabilidade

Empresas em crescimento enfrentam desafios ao gerenciar um número crescente de funcionários. Para acompanhar o crescimento da empresa, os sistemas automatizados são facilmente escaláveis, com capacidade de lidar com um grande volume de dados sem comprometer a precisão e eficiência.

O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento gerou muitos debates em 2024. Trata-se de uma medida criada com a finalidade de substituir a contribuição previdenciária sobre a folha de pagamento de 17 setores por um percentual do faturamento. 

Dessa forma, ao invés de pagar ao INSS um imposto de 20% sobre a folha de cada funcionário, as empresas podem pagar de 1% a 4,5% da receita bruta. A

A desoneração é um grande benefício para as empresas e para o cenário econômico como um todo, já que a cobrança de valores menores sobre a contribuição previdenciária permite aumentar os recursos para incentivar a criação de empregos, criar novas contratações e investir em novas tecnologias.

O setor de serviços foi o principal beneficiado por ser o que mais emprega funcionários com carteira assinada. Neste artigo, você pode entender mais detalhes sobre a desoneração e conferir se sua empresa pode ser beneficiada.

A VR pode te ajudar!

E aí, ficou mais fácil dominar a folha de pagamento? Esperamos que nosso conteúdo tenha te ajudado a entender melhor o tema e a otimizar a gestão do seu negócio. Se quiser otimizar ainda mais a rotina do RH da sua empresa, a VR oferece um software de HCM completo, com funcionalidades como:

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