Preencher o horário de entrada e saída, anotar as horas extras e contabilizar o total de horas trabalhadas no mês…parece uma tarefa simples, não? Mas o controle do banco de horas em planilhas manuais esconde riscos que podem afetar a relação com os colaboradores e se tornar uma das principais origens para ações trabalhistas.

O controle de banco de horas é muito mais do que apenas registrar o horário de trabalho dos funcionários. Essa atividade deve envolver todo um trabalho de gestão muito mais completo, visando contribuir de forma estratégica para a atuação do RH dentro de uma organização.

Por esse motivo, o gestor precisa pensar em soluções inovadoras e seguras para evitar problemas e proteger a empresa. Se você ainda faz o controle de banco de horas em planilhas, continue a leitura e descubra os riscos que podem estar escondidos neste processo.

Por que você não deve controlar o banco de horas em planilhas?

Por mais que pareça uma tarefa simples e funcional, o controle do banco de horas em planilhas é um procedimento ultrapassado – e até mesmo perigoso. Conheça os principais riscos dessa prática!

Baixo nível de segurança

Como as planilhas manuais geralmente são feitas no Excel, o nível de segurança é muito baixo. A planilha pode ser corrompida e até mesmo excluída do sistema, o que acarreta a perda de todas as informações inseridas, sem a menor possibilidade de recuperação.

O compartilhamento das senhas de acesso também é outro risco relevante. Nessa troca de informações, uma pessoa não autorizada pode ter acesso à planilha e adulterar os dados, inserindo ou reduzindo as horas trabalhadas dos colaboradores.

Maiores chances de erros

Em uma empresa, toda atividade manual pode estar suscetível a erros, falhas e fraudes. Com uma planilha de controle de ponto não é diferente: basta uma marcação inserida na linha errada para atrapalhar todo o cálculo.

Além disso, existe o risco de erro no cálculo das horas trabalhadas. Qualquer erro pode gerar cálculos errados e, consequentemente, remuneração incorreta para os colaboradores. E mesmo que todas as informações sejam inseridas de forma correta, a apuração de ponto manual exige um alto nível de concentração e conhecimentos matemáticos para certificar que os valores enviados para a folha de pagamento estejam corretos.

Processos trabalhistas

Como citamos no início deste artigo, o controle ineficaz do banco de horas pode acabar dando origem a processos trabalhistas. Erros na folha de pagamento colocam em xeque a credibilidade do RH e podem resultar em processos trabalhistas movidos pelos colaboradores, aumentando os custos com gestão de pessoas.

Processos trabalhistas também têm impactos negativos na moral e no clima organizacional. A percepção de que a empresa não está gerindo corretamente o banco de horas e a folha de pagamento pode diminuir o engajamento e a produtividade dos funcionários. Além disso, a reputação da empresa no mercado de trabalho pode ser prejudicada, dificultando a atração e retenção de talentos.

Necessidade de backup

As planilhas do Excel precisam ser salvas e atualizadas toda vez que o gestor insere, modifica ou exclui dados e informações. Só esse motivo já compromete a segurança e o acesso atualizado.

Mas, existe outro motivo ainda mais preocupante: a necessidade de backup. Afinal, a corrupção de arquivos ou falhas no disco rígido podem resultar na perda total dos dados. Sem backups regulares e automáticos, a recuperação desses dados pode ser difícil ou impossível.

Limitações de armazenamento e acessibilidade

Planilhas têm limitações quanto ao volume de dados que podem armazenar e processar de maneira eficiente. À medida que a empresa cresce e a quantidade de dados aumenta, as planilhas podem se tornar lentas e difíceis de gerenciar. Esse problema de desempenho é particularmente perceptível em empresas maiores, onde há um volume substancial de entradas diárias de horas trabalhadas. 

Além das limitações de armazenamento, a acessibilidade das planilhas também é um problema significativo. Muitas vezes, as planilhas são armazenadas localmente em computadores ou servidores específicos, restringindo o acesso apenas àqueles que estão fisicamente presentes no local ou que possuem permissões específicas. 

Falta de integração com folha de pagamento

Sem integração direta entre o banco de horas e a folha de pagamento, os dados precisam ser inseridos manualmente em ambos os sistemas. Isso resulta em duplicidade de trabalho para os profissionais de RH e de contabilidade, aumentando a carga de trabalho e o tempo necessário para processar a folha de pagamento.

E, mais uma vez, esse processo está suscetível a falhas, já que a entrada manual de dados entre diferentes sistemas é altamente suscetível a erros. Qualquer discrepância entre o banco de horas registrado na planilha e os dados inseridos na folha de pagamento pode resultar em inconsistências que são difíceis de detectar e corrigir.

Falta de visão estratégica

É comum que muitas empresas ainda não enxerguem o banco de horas como uma parte estratégica da gestão. E, ao fazer o controle do banco de horas em planilhas manuais, fica ainda mais difícil entender como essa atividade pode ser benéfica para a organização. Afinal, com uma planilha manual, a empresa deixa de ter uma visão sistêmica e estratégica do banco de horas. 

Por outro lado, com um sistema eficaz e digital a empresa poderia ter relatórios gerenciais com informações valiosas, como o panorama geral das jornadas dos colaboradores, quais setores realizam mais ou menos horas do que o previsto, quais os períodos que provocam uma alta no número de horas trabalhadas, quais setores têm mais horas acumuladas, entre outros indicadores. 

Como otimizar o controle do banco de horas?

Quando se trata de controle do banco de horas, é preciso buscar soluções que ofereçam vantagens estratégicas para o RH das empresas. Soluções digitais e automatizadas são grandes aliadas para otimizar todos os processos envolvendo o banco de horas, trazendo mais agilidade, segurança e transparência para gestores e colaboradores.

Hoje, investir em um ponto digital pode trazer importantes benefícios competitivos para sua empresa. Vamos conferir os principais?

Automatização: o ponto digital permite extrair as informações de jornada diretamente do sistema Assim, tudo é feito de forma automatizada, o que torna o processo muito mais rápido, fácil e assertivo. 

Praticidade: a automatização também torna a rotina do RH muito mais prática, permitindo que sua equipe gaste menos tempo com tarefas burocráticas e dedique mais tempo a tarefas estratégicas.

Segurança: esses sistemas são armazenados em nuvem, o que garante atualizações regulares, incluindo correções de segurança e melhorias contínuas, além de backup automático de todos os dados.

Anti-fraude: o ponto digital online utiliza métodos seguros para evitar qualquer tipo de fraude e garantir a autenticidade do registro de ponto de todos os colaboradores.

Gestão de dados: as soluções de ponto digital podem ser integradas com softwares de folha de pagamento e sistemas de gestão de pessoal, facilitando a transferência de dados e a geração de relatórios.

Informações em tempo real: com o ponto digital, você não precisa esperar até o final do mês para saber como foi a jornada dos seus colaboradores. A solução permite acompanhar as faltas, horas extras e desvios de jornada em tempo real.

Ainda acha que o processo manual pode ser eficiente para controle do banco de horas em sua empresa? Criamos uma planilha para te ajudar a fazer o registro das horas de cada colaborador. Mas, lembre-se: esse modelo possui falhas que podem comprometer o sistema de RH da empresa e implicar em prejuízos maiores.

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Quer deixar as planilhas de lado? Comece a utilizar o controle de ponto online e descubra como essa solução pode revolucionar esse processo e torná-lo muito mais assertivo. Afinal, ter a tecnologia como aliada é a melhor forma de garantir rotinas ainda mais desburocratizadas. Faça um tour virtual e conheça mais sobre o sistema de controle de ponto eletrônico da Pontomais!