O fechamento da folha de ponto é um dos pilares para garantir o cálculo correto dos descontos e pagamentos de cada colaborador. Esse processo pode ser bastante burocrático, já que deve seguir a legislação trabalhista e se atentar a todos os horários da jornada do funcionário.

Para se ter uma ideia, empresas de pequeno porte no Brasil gastam mais de 135 dias no ano para lidar com trabalhos burocráticos, incluindo o fechamento da folha de ponto, de acordo com uma pesquisa do Sage Brasil e América Latina.

O grande desafio é superar processos manuais – que consomem muito tempo e aumentam as chances de erros – e automatizar tarefas para proporcionar mais agilidade e assertividade no fechamento da folha.

Quer descobrir como fazer isso? Continue a leitura!

Quando fechar a folha de ponto?

O artigo 459 da CLT determina que as empresas devem realizar o pagamento do salário dos colaboradores que trabalham com carteira assinada até o quinto dia útil do mês seguinte. 

Para que isso seja possível, o fechamento da folha de ponto deve ter um prazo específico, seguindo as regras do eSocial. A recomendação é que a folha de pagamento seja fechada até o último dia útil do mês.

Ao seguir esse prazo, fica mais fácil conseguir o tempo necessário para realizar os cálculos e organizar os pagamentos. 

Também é preciso considerar os pagamentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Segundo a lei, esses cálculos devem ser feitos com base na remuneração referente ao mês inteiro, ou seja, pelo trabalho executado do dia 1º ao dia 30 ou 31.

Em algumas empresas, existe o mito de que “a folha de ponto fecha dia 20”. Porém, ao considerar o período de 20 de setembro a 20 de outubro, por exemplo, a empresa não estará seguindo a lei.

Vale lembrar que o upload dos dados de folha de pagamento no eSocial sempre deve ser feito no sistema até, no máximo, o dia 15 do mês seguinte ao fechamento. Se o processo for feito fora do previsto, a empresa corre o risco de sofrer sanções e outros problemas judiciais.

O que considerar ao realizar o fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto depende de uma série de processos – e muita atenção – para garantir o cumprimento da lei e o pagamento correto para cada colaborador. Confira um passo a passo do que é necessário:

Faça o levantamento da jornada

O primeiro passo é levantar todas as informações sobre entradas, saídas, intervalos, atrasos, horas extras e faltas do colaborador. Verifique se ele está cumprindo com os horários estabelecidos em contrato e se não está infringindo nenhuma regra que vá contra a legislação. 

Também é preciso se atentar se o funcionário está cumprindo integralmente os horários de pausa, para evitar qualquer tipo de problema posterior. É importante ser criterioso nesses processos para não dar diferença no fechamento de folha e nas informações repassadas ao eSocial.

Insira os apontamentos na folha

Em seguida, os dados levantados devem ser inseridos na folha de ponto de maneira cuidadosa e detalhada, já que esses dados serão usados como base para o cálculo da folha de pagamento.

Por isso, não se esqueça de sinalizar faltas, abonos, horas extras e outras informações que impactam o valor a ser pago a cada colaborador. Certifique-se de que os registros foram revisados e aprovados pelos supervisores ou gestores responsáveis.

Calcule a folha de ponto

Após o levantamento da jornada e dos apontamentos na folha, é hora de fazer o cálculo da folha de ponto. Você deve usar o salário-base para fazer acréscimos ou descontos de acordo com as informações que foram inseridas no documento.

Por que optar pela folha de ponto digital?

Muitas empresas ainda realizam os passos acima usando modelos de ponto manual ou mecânico. Nesses casos, o processo de cálculo acaba sendo muito trabalhoso para o setor responsável, já que todas as atividades são feitas manualmente, gastando muito mais tempo e aumentando as chances de erros.

Por outro lado, optar pela folha de ponto digital oferece diversas vantagens que tornam o gerenciamento do controle de jornada de trabalho mais eficiente e preciso. Primeiramente, a automação dos registros de entrada e saída dos colaboradores reduz significativamente o risco de erros humanos, comuns nos métodos manuais, como o preenchimento em papel. 

Com a folha de ponto digital, os dados são capturados em tempo real, garantindo maior precisão e minimizando inconsistências. Além disso, a digitalização facilita o cumprimento das normas trabalhistas, pois permite uma contabilização exata das horas trabalhadas, horas extras, intervalos e outras particularidades.

A folha de ponto digital também contribui para uma maior eficiência operacional. Em empresas de maior porte, onde o volume de funcionários é grande, a digitalização torna o processo de fechamento da folha de ponto muito mais ágil, reduzindo o tempo gasto pelo departamento de Recursos Humanos em tarefas administrativas. 

Os sistemas digitais muitas vezes incluem funcionalidades adicionais, como a geração automática de relatórios e integração com softwares de folha de pagamento, o que simplifica a gestão de pessoas e melhora o fluxo de informações dentro da empresa. Essa integração otimiza o processo de pagamento, evitando atrasos e inconsistências, além de permitir uma melhor análise da produtividade dos colaboradores.

Por fim, sistemas digitais oferecem segurança aprimorada, com backup automático e criptografia de dados, garantindo a proteção das informações dos colaboradores em conformidade com as leis, como a LGPD. 

A facilidade de acesso remoto, especialmente em tempos de trabalho híbrido ou remoto, é outra vantagem significativa, permitindo que tanto gestores quanto funcionários monitorem e ajustem suas jornadas de maneira mais flexível e transparente.

Calculadora VR: saiba quanto sua empresa gasta com fechamento de folha

Os processos manuais e mecânicos ainda geram uma outra grande desvantagem: os gastos excessivos e desnecessários.

Muitas empresas têm dificuldade de medir esses custos de maneira assertiva, ou pior: não se atentam para os gastos envolvidos com o fechamento de folha. De fato, calcular esses custos pode não ser uma tarefa simples, mas a gente está aqui para te ajudar nessa missão.

Criamos uma calculadora prática e eficiente para você descobrir qual é o custo real de fechamento de ponto na sua empresa. Nossa ferramenta irá ajudar você a tomar decisões inteligentes para reduzir custos, ter mais agilidade nos processos operacionais e automatizar uma série de tarefas, como gestão de ponto, férias, escala de trabalho e muito mais.

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