Muitas empresas precisam de equipe externas na rotina da operação, seja para atender clientes, realizar entregas, oferecer suporte técnico ou trabalhar em ambientes externos, como no caso da construção civil e outros setores. Com tantos funcionários fora do ambiente físico da empresa, fazer a gestão de ponto de forma eficaz e assertiva pode acabar se tornando um verdadeiro desafio.

Se feita de maneira errada, a empresa pode correr sérios riscos de sofrer com processos trabalhistas que implicam em importantes prejuízos financeiros. Para evitar qualquer tipo de problema, é preciso buscar soluções inovadoras para gerenciar o ponto das equipes externas. Sua empresa está preparada para superar esse desafio? Acompanhe nossas dicas para uma gestão verdadeiramente eficiente!

Os problemas do controle de ponto tradicional

A gestão de ponto tradicional é um método muito utilizado por empresas mais conservadoras. Mas, se esse método já é ultrapassado e ineficaz até mesmo para o controle de ponto de funcionários que trabalham alocados na empresa, para equipes externas pode ser ainda mais problemático. Entenda melhor os principais pontos negativos:

Falta de praticidade

Com o controle feito em um sistema de ponto manual dentro da empresa, é preciso registrar os dias e horas trabalhadas. O problema é que para equipes externas, precisar ir até a empresa para registrar o ponto pode acabar tomando um tempo desnecessário de deslocamento e prejudicar a produtividade no trabalho.

Especialmente, porque é preciso bater o ponto 4 vezes, constando os horários de entradas e saídas, inclusive para a saída e retorno do horário de almoço. Nesses casos, bater 4 pontos por dia, se torna algo burocrático e nada prático para seus funcionários.

Falta de controle sobre os horários

Para equipes que trabalham externamente, pode ser aplicado o artigo 62 da CLT. Este artigo diz que atividades externas e incompatíveis com determinação de horário permite que o funcionário seja dispensado do registro do ponto.

Mas, cuidado: a dispensa do ponto não garante que o colaborador esteja a todo momento à disposição da empresa. Por isso, é preciso uma atenção extra para que a carga horária do funcionário seja respeitada. Sem uma solução eficaz para a gestão de ponto, essa falta de controle sobre os horários trabalhados pode acabar virando uma grande dor de cabeça.

Risco de fraudes e erros

A MP da Liberdade Econômica, transformada na lei 13.874/2019, define que a gestão de equipes externas pode ser feita por meio do controle de ponto por exceção. Esse modelo é baseado na ideia de que só é necessária a marcação de ponto em casos excepcionais.

Ou seja, com uma jornada de trabalho pré-estabelecida, é anulada a necessidade de 4 marcações no relógio de ponto. O trabalhador só precisa registrar os pontos em casos excepcionais, como atrasos, faltas, horas extras, licenças, férias e afastamentos. Essa falta de controle eficaz sobre as horas trabalhadas abre brechas para fraudes, erros e cálculos equivocados.

Controle de ponto por localização: a tecnologia a seu favor

A implementação de sistemas de ponto por localização traz uma série de vantagens para empresas que possuem colaboradores externos. Esta tecnologia utiliza o GPS dos dispositivos móveis para registrar o ponto, garantindo que os registros sejam feitos no local correto e no horário estipulado. Conheça os principais benefícios dessa solução:

Precisão: o ponto por localização garante que os registros sejam feitos exatamente no local de trabalho designado. Isso elimina a possibilidade de registros falsos ou incorretos, proporcionando maior precisão na gestão de ponto.

Transparência: com o ponto por localização, as empresas podem monitorar em tempo real onde os colaboradores estão durante o horário de trabalho. Esse benefício aumenta o controle e a transparência, ajudando a evitar fraudes e melhorar a gestão da equipe.

Facilidade de uso: os sistemas de ponto por localização geralmente são fáceis de usar e podem ser acessados via aplicativos móveis, o que facilita o processo de registro de ponto para equipe externas.

Redução de custos: ao automatizar o processo de registro de ponto e reduzir a necessidade de supervisão manual, as empresas podem economizar tempo e recursos. Além disso, a precisão nos registros ajuda a evitar pagamentos indevidos de horas extras ou faltas injustificadas.

Conformidade legal: a precisão e a transparência oferecidas pelo ponto por localização ajudam as empresas a manterem-se em conformidade com as leis trabalhistas, incluindo o cumprimento das horas de trabalho regulamentadas e o registro correto de horas extras e intervalos.

Aumento da produtividade: com maior controle e transparência, os colaboradores tendem a ser mais pontuais e produtivos. A tecnologia também permite que os gestores identifiquem rapidamente quaisquer problemas de assiduidade ou produtividade e tomem medidas corretivas.

Conheça nossa solução para registro de ponto por WhatsApp

A Pontomais oferece uma solução prática e segura para o controle de ponto por localização: o registro por WhatsApp. Essa ferramenta tão utilizada no nosso dia a dia também pode ser útil para otimizar o controle de ponto de equipes externas. E de maneira muito mais fácil do que você imagina!

Para implementar nossa solução em sua empresa, basta ativar a extensão via Marketplace, acessar o cadastro dos colaboradores que farão o registro pelo WhatsApp (Configurações > Colaboradores > Editar), verificar se o tipo de registro está configurado como Registro Simples e clicar para ativar o registro via WhatsApp.

Em seguida, você deverá informar o número de celular atual de seu colaborador. Pronto! Agora, o colaborador receberá um SMS com o link para o WhatsApp da Pontomais com todas as informações necessárias.

Como funciona para o colaborador?

Para o colaborador, o processo é ainda mais simples e necessita apenas de dois passos:

1. O colaborador precisa mandar uma mensagem para nosso número no WhatsApp, podendo ser Bater ponto, Registrar ponto ou Ponto. 

2. Em seguida, é necessário compartilhar a localização. Basta clicar em Anexar > Localização > Localização Atual

As informações de registro de ponto pelo WhatsApp são enviadas em tempo real para a plataforma Pontomais. Além de bater o ponto no WhatsApp, o colaborador poderá consultar a sua jornada diária de até 3 meses passados, além dos registros, os totais do dia, horas normais, faltantes, extras e banco de horas quando houver.

O registro de ponto por Whatsapp é permitido por lei?

As portarias 1510 e 671 tornam legais o uso de plataformas digitais e alternativas para o registro de ponto. Antes da implementação, é necessário fazer um acordo coletivo entre empregador e empregado para que essa nova forma de registro de ponto esteja alinhada entre todos os membros da empresa.

As únicas obrigatoriedades por parte da empresa para o controle de ponto alternativo são:

• Não devem admitir exigência de autorização para hora extra do colaborador;
• Não podem fazer qualquer categoria de restrição à marcação de ponto do colaborador;
• Não pode haver a marcação automática de ponto;
• Não pode haver a alteração ou exclusão de marcação de ponto;
• Precisa haver a extração eletrônica ou impressa dos registros de ponto.

Como os registros feitos pelo WhatsApp ficam registrados na plataforma da Pontomais, nossa solução se adequa totalmente à lei como uma forma de ponto alternativo.

Vamos juntos inovar a gestão de ponto da sua empresa? Saiba mais sobre nossa solução e prepare-se para gerenciar sua equipe externa de forma muito mais inovadora, eficaz e assertiva.