Registrar os horários de entrada e saída, lançar no sistema e verificar a quantidade de horas cumpridas na jornada de trabalho de cada colaborador. Se você acha que o controle de ponto é só isso, está na hora de rever seus conceitos e aprimorar seus conhecimentos sobre esse processo tão importante para a gestão estratégica de qualquer organização.

O controle de ponto é uma tarefa complexa que envolve diversas questões e desdobramentos para garantir uma gestão realmente eficiente. Qualquer erro relacionado a esse processo pode implicar em processos trabalhistas, prejudicar a relação entre empresa-empregado e afetar a competitividade da organização no mercado.

Para que isso não aconteça, preparamos este artigo com algumas dicas práticas que vão te ajudar a descomplicar o controle de ponto. Acompanhe!

5 dicas indispensáveis para a eficiência do controle de ponto 

O controle de ponto pode parecer um grande desafio para muitos empreendedores e profissionais de RH, especialmente aqueles que estão começando na área. Mas, com as dicas certas é possível driblar as adversidades e garantir eficiência, segurança e praticidade nessa missão. 

1. Observe a legislação

O primeiro passo para descomplicar o controle de ponto é entender todas as regras da legislação sobre o tema. Essas normas estão contidas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e em portarias específicas, como a Portaria 671.

Alguns pontos importantes a serem observados dizem respeito às horas extras e formas de registro. Segundo o Art. 59. da CLT, “a duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”

As formas de registro são regulamentadas pela Portaria 671, que prevê o uso de sistemas alternativos de registro de ponto, como os dispositivos digitais. Segundo a lei, é possível utilizar 3 diferentes modelos de marcação de ponto, sendo eles:

REP-C: registro convencional, como por livro-ponto ou relógio de ponto;

REP-A: equipamentos de programas de computador que se voltam à marcação de horas;

REP-P: sistema de registro eletrônico de ponto via programa.

2. Defina políticas claras de registro

Garantir clareza e transparência sobre as regras internas de controle de ponto é uma dica de ouro para evitar problemas com os colaboradores. Ao alinhar todos os pontos, fica mais fácil evitar possíveis erros, tanto por parte dos colaboradores como no fechamento da folha pelo time de RH.

Afinal, tudo flui com mais tranquilidade quando gestores, colaboradores e RH estão alinhados. Por isso, vale a pena criar um pequeno guia sobre o controle de ponto para que todos entendam exatamente a política de direitos e deveres dentro da empresa, de forma transparente e acessível.

Algumas informações importantes que não podem faltar nas políticas de registro e controle de ponto incluem:

• Tipos de registro de ponto; 
• Escalas de trabalho permitidas; 
• Regras para horas extras e banco de horas;
• Horários de entrada, saídas e intervalos; 
• Descontos por atrasos e faltas. 

3. Tenha total controle sobre o banco de horas

Como citamos acima, é preciso criar regras sobre o funcionamento do banco de horas em sua empresa. Aqui, é preciso ter um cuidado a mais, pois a gestão ineficaz pode acabar gerando dados incorretos e fraudulentos, além de implicar em pagamentos indevidos.

Antes de tudo, é necessário informar os colaboradores sobre quais horas contabilizam como extras, como vão ser pagas, se podem ou não ser utilizadas para compensar atrasos, dentre outros pontos importantes.

Também é preciso observar as normas da legislação sobre o banco de horas. Confira alguns pontos do Art. 59 da CLT que devem ser observados:

§ 1o  A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.     

§ 2o  Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias. 

§ 5º  O banco de horas de que trata o § 2o deste artigo poderá ser pactuado por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra no período máximo de seis meses.   

§ 6o  É lícito o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês.

4. Monitore todos os registros

Para garantir o cumprimento da legislação e das políticas de controle de ponto é fundamental realizar o monitoramento e auditoria dos registros de jornada. Esse acompanhamento rotineiro permite identificar possíveis problemas e oferece o controle de informações importantes do dia a dia, como erros de registro, faltas, atrasos e outros. 

O monitoramento contínuo também tem um papel estratégico para aumentar a segurança, já que ajuda a empresa a garantir que os registros são verdadeiros e que estão de acordo com a legislação trabalhista. Isso é fundamental para resguardar a organização juridicamente.

5. Implemente um controle de ponto digital

O ponto digital é uma solução moderna e eficiente para o controle de jornada de trabalho nas empresas. Utilizando tecnologia avançada, esse sistema permite que os registros de entrada, saída e intervalos dos colaboradores sejam feitos de forma eletrônica, eliminando a necessidade de controles manuais ou mecânicos. 

A praticidade do ponto digital facilita o processo de apuração das horas trabalhadas, reduzindo erros humanos e proporcionando maior precisão nos registros. Além disso, a integração com sistemas de folha de pagamento e a geração automática de relatórios simplificam a gestão do departamento de recursos humanos, tornando-a mais ágil e eficaz.

Outro benefício significativo do ponto digital é a conformidade com a legislação trabalhista, garantindo que os registros sejam invioláveis e auditáveis. Empresas também podem  oferecer maior flexibilidade aos colaboradores com opções como o registro remoto, adequado para modelos de trabalho híbrido ou home office. 

Essa tecnologia não só melhora a transparência e a confiança entre empregadores e empregados, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

Erros comuns relacionados ao controle de ponto

Além de seguir as dicas acima, também é importante ficar atento a alguns erros comuns que podem comprometer a eficácia da gestão da jornada de trabalho nas empresas. Conheça alguns dos erros mais comuns e saiba como evitá-los:

Falta de precisão no registro de horas

Um dos erros mais frequentes é a imprecisão no registro das horas trabalhadas. Isso pode acontecer devido a registros incorretos, esquecimentos ou manipulação intencional dos horários.

Como evitar: utilize sistemas automatizados de controle de ponto que registrem as entradas e saídas de forma precisa e confiável. Incentive os colaboradores a registrar seus horários imediatamente e revise os registros regularmente.

Subestimar a importância do treinamento

Muitas empresas falham em treinar adequadamente seus colaboradores sobre como usar o sistema de controle de ponto, o que pode levar a registros incorretos e confusões. Por mais que muitas soluções sejam simples e intuitivas, nunca se esqueça de treinar seus funcionários.

Como evitar: ofereça treinamento abrangente e contínuo sobre o uso do sistema de controle de ponto. Disponibilize guias e tutoriais de fácil acesso para consulta dos colaboradores.

Dependência excessiva de processos manuais

Processos manuais estão mais sujeitos a erros humanos, como entradas duplicadas ou esquecimentos, além de serem mais difíceis de auditar e verificar. Tudo isso pode gerar mais retrabalho e gastos de tempo e recursos desnecessários.

Como evitar: implemente um sistema digital de controle de ponto que automatize o registro de horários, integre-se com a folha de pagamento e gere relatórios automaticamente.

Não considerar a flexibilidade de horários

Muitas empresas mantêm políticas rígidas de controle de ponto, sem considerar a necessidade de flexibilidade de horários para os colaboradores, o que pode afetar a moral e a produtividade.

Como evitar: considere implementar horários flexíveis ou políticas de trabalho remoto, conforme aplicável, para melhorar a satisfação e a produtividade dos colaboradores. Certifique-se de que o sistema de controle de ponto pode acomodar essa flexibilidade.

Nós temos a solução que você precisa!

Quer descomplicar ainda mais seu controle de ponto? Nós oferecemos uma solução digital completa, dinâmica, inteligente e 100% dentro da lei para transformar a gestão de ponto da sua empresa em uma aliada estratégica do seu negócio.

Nossa solução oferece diversas formas de registro de ponto, garantindo mais praticidade para seus colaboradores e para o time de RH. Com nosso sistema, o setor de RH faz o fechamento do espelho ponto em poucos cliques. Assim, o DP realiza o pagamento das horas extras, adicionais e benefícios, eliminando o risco de inconsistências e erros de cálculos.

E, se você já utiliza outros softwares, não se preocupe. A Pontomais se integra a diversos softwares do mercado, trazendo praticidade na exportação dos dados de jornada para o sistema de folha de pagamento já utilizado.

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