O holerite online surgiu a partir dos processos de digitalização dos serviços de Recursos Humanos. Conhecido também como contracheque online, pode ser acessado eletronicamente através de um portal ou de um sistema online que a empresa possua. 

Dependendo da região do país, esse documento – no qual a empresa registra o salário e as deduções do trabalhador – é conhecido como contracheque. O termo holerite é mais comum em São Paulo, por exemplo. 

Sua origem, segundo o Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa, da Academia Brasileira de Letras (ABL), vem de “hollerith – de Herman Hollerith (1860-1929)”. Ele foi um inventor norte-americano de um equipamento eletromecânico para contagens e tabulações estatísticas, que funcionava com cartões perfurados.

O holerite online é emitido por uma plataforma ou software específicos, oferecidos por empresas que trabalham com esse tipo de programa. Basta contratar o serviço e alimentar o sistema com os dados do funcionário que o software faz os cálculos e emite o documento online.

O empregador pode deixar o holerite online na plataforma para ser acessado por seu funcionário ou enviar por e-mail para suas equipes. Neste conteúdo, você vai conhecer as vantagens do holerite online. Confira:

5 benefícios do holerite online

Existem muitas vantagens de contar com um holerite online, mas as principais são:

1. Acesso fácil – é possível visualizar ou baixar o holerite quando quiser. É só ter uma boa conexão com a internet.
2. Redução do uso de papel – o sistema online permite reduzir a quantidade de impressões e o uso de tinta e papel, contribuindo para diminuir o lixo. Além disso, acaba com a necessidade de guardar muitos comprovantes.
3. Mais segurança dos dados – o sistema online permite que os dados do usuário sejam preservados, sem o risco de que o holerite seja extraviado;
4. Distribuição mais rápida – o sistema eletrônico dá mais agilidade ao processo de entrega dos holerites;
5. Mais transparência – o holerite online é mais frequente em empresas mais modernas, que colocam na mão do funcionário o acesso às suas informações sem precisar recorrer a chefes ou ao departamento de RH e esperar o documento chegar.

Para que servem os holerites?

Os holerites são documentos emitidos pelas empresas. Servem como comprovantes de renda em transações financeiras e para atestar o vínculo CLT do funcionário com uma empresa. 

Os holerites mostram também o valor mensal bruto do salário, além de benefícios, bônus, comissões ou descontos que podem alterar o pagamento final e aplicados conforme a legislação em vigor. 

O documento ajuda o funcionário a verificar se a empresa está pagando corretamente seu salário e fazendo os descontos corretos dos impostos (INSS e IR), entre outros. 

Como é um documento emitido pela empresa e é obrigatório, o holerite pode ser usado como um registro do vínculo empregatício, protegendo empresa e funcionário de questões legais e trabalhistas. Na plataforma, também pode acessar o informe de rendimentos.

Para a empresa, os holerites representam uma ferramenta de gestão financeira, pois permite controlar melhor a folha de pagamento, contribuições sociais e impostos. Outra vantagem é servir como comprovante de pagamento, podendo ser utilizado em processos trabalhistas.

Como fazer um holerite e o que não pode faltar nele?

Como visto, o holerite é um documento que confirma o vínculo entre patrão e empregado e atesta que todos os meses o salário pelo desempenho de determinada função é pago. 

Existem programas que elaboram os holerites, mas é possível fazer todos os cálculos e preencher corretamente. Empresas pequenas com poucos funcionários costumam calcular os descontos, horas trabalhadas e horas extras e manter o holerite. Entre os principais cuidados que se deve ter estão:

• Conheça a categoria à qual o trabalhador pertence – comércio, indústria e/ou serviços possuem convenções coletivas distintas, com benefícios e descontos diferenciados. E qualquer erro no cálculo dos benefícios ou descontos pode gerar problemas futuros com a justiça do trabalho. Vale  checar o cartão de ponto para conferir as horas trabalhadas, faltas e atrasos para fazer o cálculo correto do valor a ser pago;
• Escolha um sistema ou monte uma planilha com informações do funcionário – além das básicas, que o identificam, como nome, endereço, CPF, Carteira Profissional e série, deve constar o salário bruto, líquido, horas extras, benefícios e descontos. Para facilitar, invista em um software para fazer esse trabalho e evitar erros, mas se não quiser até uma planilha de excel pode ajudar;
• Faça os cálculos –  lembre-se que os salários líquidos variam de um mês para o outro se o funcionário tirar férias, se faltar ou se tiver bônus, horas extras, dissídio etc;
• Calcule INSS, FGTS e IR – o desconto em folha do INSS é obrigatório. Atenção à tabela de cálculo, que muda conforme a faixa salarial. O FGTS também é retido na fonte e varia de acordo com o salário. Já o IR tem uma faixa de descontos e de isenção, que muda anualmente.
• Faça os cálculos das horas extras e vale-transporte – se o funcionário tiver horas extras faça o cálculo e pague. Se optar pelo vale-transporte aplique o desconto permitido por lei para a empresa. O importante é deixar claro e separado no holerite o valor bruto do salário líquido.

Agora  que você sabe a importância do holerite como documento que comprova o vínculo entre empresa e funcionário e sua importância legal, é bom ficar atento ao preenchimento correto desse documento para evitar problemas trabalhistas futuros. Gostou deste conteúdo? Então, corre no nosso blog para conferir outros temas de interesse e mais dicas.