A admissão de funcionários é um dos melhores indicadores para o mercado. É sinal de aquecimento da economia e do crescimento da empresa.

Para a área de Recursos Humanos significa o início de um processo que pode ter muitas etapas e, dependendo da legislação, ser mais ou menos burocrático. 

Para viabilizar a admissão de um funcionário, existe uma lista com alguns procedimentos essenciais que precisam ser feitos e documentos que devem ser pedidos.

Quando se pergunta qual a documentação necessária para admitir um funcionário, pode-se dividir a lista em dois eixos: documentos pessoais (identidade, CPF, habilitação, entre outros) e os relativos à formação acadêmica e experiência profissional, como diplomas e certificados.

Além desses, existem também os documentos relacionados para contratar, como a ficha de cadastro do funcionário, identificação funcional e até o contrato de trabalho assinado pela empresa e pelo novo colaborador. 

Mesmo assim, levantamento feito pelo Instituto Locomotiva e startup Unico, em dezembro de 2022, revelou que 31% dos trabalhadores perderam oportunidades de emprego por falta de documentos físicos. Confira detalhes neste conteúdo:

Quais os documentos para admissão?

O processo de ingresso de um novo colaborador em uma empresa é burocrático, pois existe uma série de procedimentos importantes que devem ser seguidos e, claro, uma documentação necessária para admitir um funcionário.

Esse processo é importante para todos. Para o colaborador, pois confirma seu vínculo com a empresa. Para a companhia, pois vai contar com um funcionário novo e, em geral, muito empenhado. E para o governo que terá as leis trabalhistas cumpridas e os impostos pagos. 

Vale destacar que a documentação necessária para admitir um funcionário varia conforme a legislação e também de acordo com a função que será exercida pelo colaborador. Na maioria dos casos, os documentos pedidos são:

– Documentos Pessoais: RG, CNH, carteira de trabalho (CTPS Digital); certidão de nascimento ou de casamento; título de eleitor; certificado de reservista (para homens), comprovante de residência e certificados profissionais. 

– Documentos de formação: diploma ou certificado de conclusão de cursos; histórico escolar  e registro em órgão de classe.

– Documentos que confirmem o vínculo com a empresa: contrato de trabalho assinado pelas partes; registro de empregado; comprovante de inscrição no PIS ou PASEP; opção pelo FGTS e comprovante de conta corrente. É muito importante também ter os dados do funcionário, como telefones, endereços, e-mail. 

Conheça os tipos de admissão 

Podemos dizer que existem dois principais modelos de admissão. O acordo tácito ou verbal e o formal. Conheça as diferenças e implicações de cada um e a documentação necessária para admitir um funcionário. 

Tácito – conhecido também como verbal, é um tipo de contratação que não é formalizada. O colaborador começa a trabalhar para a empresa sem um acordo por escrito. Pode receber por seu trabalho mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente. Não há vínculo empregatício. Muitos empregadores utilizam esse sistema de contratação para descumprir a legislação trabalhista e adotar práticas desumanos e abusivas, como o trabalho escravo.

Tradicional – este modelo segue a legislação trabalhista. Portanto, o candidato passa pelos processos seletivos e, sendo escolhido, apresenta documentação necessária para admitir um funcionário. Terá uma jornada de trabalho acertada, com horários determinados. Além disso, assina um contrato de trabalho e tem sua carteira de trabalho assinada. Há um vínculo formal com direitos e deveres da empresa e do empregado. 

O primeiro tipo de acordo pode gerar uma série de problemas trabalhistas para a empresa, que, caso o trabalhador entre com uma ação na justiça e o vínculo de trabalho for reconhecido, a empresa terá que arcar com uma série de contribuições retroativas. 

Por isso, é muito importante que as pessoas conheçam a legislação trabalhista. Essa é a única forma de saber quais os seus direitos e deveres. 

A legislação prevê que o empregador tem o prazo de cinco dias úteis para anotar a admissão na carteira profissional do trabalhador, com todas as informações como a remuneração, data de admissão etc. 

Faça um check list admissional para não errar

Uma forma eficaz do gestor de Recursos Humanos de controlar a documentação necessária para admitir um funcionário é montar um check list. Assim, é possível se certificar de que todas as etapas da serão cumpridas, os documentos exigidos serão conferidos e estão dentro do que prevê a legislação. Isso evita multas e até ações trabalhistas para a empresa. 

Em geral, a equipe de Recursos Humanos chama essa checagem de check list admissional. Essa lista costuma ser praxe nas empresas que precisam seguir uma série de rotinas e processos de admissão para organizar a documentação necessária para admitir um funcionário.

Existem os exames admissionais necessários em uma contratação CLT. Esse exame consiste em uma avaliação médica do novo funcionário, que tem por objetivo atestar que o profissional é física e mentalmente capaz de exercer as atividades para as quais foi contratado.  

Esses exames são importantes para a empresa e para o funcionário porque evitam problemas de saúde e trabalhistas para os dois lados. 

Além do exame admissional, esse check list ajuda o gestor de Recursos Humanos a controlar se a documentação necessária para admitir um funcionário foi entregue e os documentos estão válidos, por exemplo. 

Esse controle é essencial para que a área de Recursos Humanos consiga inscrever o funcionário para que receba salário e demais benefícios a que tem direito, como, por exemplo: seguro de vida, assistência médica, horas extras e mesmo os descontos obrigatórios por lei, como FGTS e INSS, entre outros.

É bom lembrar que o colaborador é informado com antecedência sobre a documentação necessária para admitir um funcionário e sobre a exigência de apresentar documentos originais e algumas cópias para que esse processo de contratação ocorra antes de seu ingresso efetivo na empresa.

O gestor de RH sempre vai fornecer as orientações sobre a documentação necessária para admitir um funcionário e orientar o novo colaborador para que faça tudo de forma mais rápida e eficiente possível. Este conteúdo foi relevante para você? Então, veja mais dicas como esta no nosso blog. Clique aqui.