Uma boa gestão de benefícios é um grande desafio do departamento de Recursos Humanos em empresas de pequeno, médio a grande porte. Como ela impacta diretamente em fatores como retenção de talentos, satisfação e rendimento da equipe, é fundamental que você esteja preparado para gerenciar com maestria esse setor.

Hoje, o mercado de trabalho dispõe de uma infinidade de benefícios que podem trazer melhorias e satisfação aos trabalhadores. Desde os obrigatórios, como é o caso do vale-transporte, até os opcionais como seguro-saúde, estudo, plano odontológico etc. Existem inúmeras soluções que se aplicam nos cotidianos das empresas.

Entre as questões já conhecidas é que os benefícios permitem que seu time trabalhe mais satisfeito, além de reduzir consideravelmente os índices de absenteísmo e rotatividade dentro de uma empresa. De modo geral, é um investimento que permite às empresas colherem resultados positivos em longo prazo, como o aumento de sua produtividade.

Mesmo com inúmeros recursos, ainda nos depararmos com gestores que não realizam um bom gerenciamento desse departamento.

Isso pode ocasionar prejuízos para a empresa com pagamentos indevidos, além de prejudicar investimentos em outros setores. Para evitar esses transtornos, procure empresas especializadas nesse tipo de gestão.

Dessa forma, os resultados podem não ser tão positivos quando não temos uma gestão eficiente dos benefícios oferecidos. Para contornar esse tipo de situação, investir em capacitação e em empresas especializadas pode ajudar você a obter os melhores resultados com uma política de benefícios no seu negócio.

Neste artigo, preparamos um guia completo para você esclarecer de uma vez por todas as suas dúvidas sobre a gestão de benefícios.

Entenda, entre outros assuntos, quais os desafios para pequenas empresas ao disponibilizar benefícios, suas vantagens e quais deles são opcionais e quais são obrigatórios.

Os maiores desafios das PMEs ao oferecer benefícios aos seus colaboradores

O primeiro desafio dos pequenos empreendimentos é compreender que criar uma política de benefícios não é uma exclusividade para as grandes empresas. Conscientizadas disso, as PMEs estarão aptas a investir em diferentes possibilidades de incentivos para seus colaboradores.

Definitivamente, o quesito mais desafiador para as pequenas e médias empresas será estruturar essas políticas em seu negócio. Para tornar esse investimento viável, o primeiro passo é que esses negócios tenham amadurecimento, organização e uma boa disciplina da área financeira.

Como lidamos com a pluralidade de valores e pensamentos entre nossos funcionários, o ideal é que os gestores apliquem pesquisas para entender quais benefícios são considerados prioridades ou não.

Nessa hora, os responsáveis precisam encontrar um equilíbrio entre as necessidades apontadas, bem como gerenciar com delicadeza na hora de oferecer diferentes tipos de benefícios para cargos distintos dentro da equipe.

Lembrando sempre que uma gestão eficiente impacta diretamente o rendimento da equipe e, consequentemente, o faturamento, essa ferramenta também pode ser decisiva para a retenção e atração de novos talentos para a sua empresa.

Conheça as vantagens de oferecer benefícios

Para muitos empresários, os benefícios representam o aumento dos custos operacionais da empresa. Contudo, é preciso entender que eles representam valorização para os trabalhadores, revertendo em motivação e produtividade. Ou seja, a empresa pode lucrar, muitas vezes, mais do que o montante investido com essa política.

Outro aspecto essencial que torna os benefícios vantajosos para um negócio é a melhora na qualidade de vida de seus funcionários, pois eles mais saudáveis estarão mais dispostos e, sobretudo, mais felizes com o local de trabalho.

Nesse sentido, os planos de saúde e odontológicos, auxílio-creche e academia podem minimizar problemas cotidianos e até mesmo aumentar as capacidades mentais e físicas da sua equipe. De quebra, ainda pode ajudar você a reduzir o índice de rotatividade dentro da sua empresa.

Ainda que muitos empreendedores optem pelas opções mais básicas, como é o caso do vale-refeição, o mercado já compreendeu a importância competitiva de criar uma política mais sólida de benefícios. Além de resultar em equipes mais motivadas, você poderá atrair os melhores profissionais nos processos seletivos realizados em sua empresa.

Vale reforçar que um bom salário é um forte atraente na hora da contratação ou retenção de um talento, mas uma política organizacional que cria as melhores condições de trabalho e para o dia a dia de seus colaboradores é imbatível.

Benefícios obrigatórios e opcionais

Quando os regimes de contratação são seguidos pela carteira assinada, é essencial que os empregadores conheçam as regras impostas pela lei e faça os cálculos corretos dos valores que devem ser destinados ao colaborador.

Nesse momento, é necessário também entender quais benefícios são obrigatórios e quais são opcionais de acordo com a Consolidação de Leis Trabalhistas. Para ajudar você, listamos os principais benefícios obrigatórios e opcionais. Confira!

Benefícios obrigatórios

Os contratos de trabalho regidos pela CLT possuem alguns benefícios que devem ser obrigatoriamente pagos pelos contratantes. Conheça, a seguir, quais são!

Vale-transporte

O VT, ou vale-transporte, é um dos principais benefícios que uma empresa precisa disponibilizar aos seus colaboradores. De acordo com a CLT, o trabalhador não pode gastar mais do que o montante de 6% de seu salário com as despesas de transporte entre sua residência e trabalho.

Por isso, segundo a lei, é descontado em folha de pagamento um valor fixo de até 6% referente às despesas com locomoção, sendo o restante pago pela empresa.

Nos casos de outras modalidades de contratos, ficará acordado entre empresa e funcionário como será pago o benefício do transporte.

Férias remuneradas

Depois de completados um ano de trabalho com a carteira assinada, os colaboradores terão direito a férias remuneradas referente a 30 dias corridos. Nesses casos, o trabalhador deverá receber seu salário referente ao mês de descanso adiantado e acrescido de 1/3 do valor do salário bruto.

Décimo terceiro salário

O décimo terceiro salário é uma bonificação anual recebida pelos trabalhadores. Comumente dividida em duas parcelas, pagas no final de novembro e dezembro, o 13º também é conhecido como “gratificação natalina”.

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, ou FGTS, é um dos benefícios obrigatórios previstos pela CLT. Ele corresponde a um percentual de 8% da remuneração bruta recebida pelo funcionário.

Mensalmente, esse valor deve ser depositado pelo empregador em uma conta bancária sem o acesso dos funcionários, que só poderão sacar esse montante em caso de demissões ou em condições especiais previstas por lei como a compra de imóveis etc.

Adicional noturno

Para equipes que atuam entre os horários de 22h e 5h da manhã, a CLT prevê um acréscimo de salário conhecido como adicional noturno. Esse benefício também deverá ser pago aos trabalhadores rurais com jornadas entre 21h e 5h da manhã.

Os valores referentes ao adicional noturno devem ser estabelecidos da seguinte forma: para os trabalhadores urbanos, será contabilizado um acréscimo de 20% nos valores da hora trabalhada; já para o funcionário rural, o cálculo é de 25%.

Benefícios opcionais

O mercado de benefícios está em pleno crescimento, em especial com gestores cada dia mais cientes de que a satisfação de sua equipe impacta diretamente nos resultados da empresa.

Diante disso, o segmento dispõe de inúmeras possibilidades de incentivos que podem se adequar nas finanças de empresas de diversos portes, formando equipes mais empenhadas e felizes com seus espaços de trabalho.

Confira, a seguir, alguns dos principais benefícios opcionais existentes hoje no mercado:

Vale-alimentação e vale-refeição

O vale-alimentação é um dos benefícios opcionais mais oferecidos e o valor pago é definido de acordo com as condições do empregador. No caso de empresas com mais de 300 colaboradores, ele passa a ser obrigatório.

Deve-se levar em consideração a diferença entre o vale-alimentação e o vale-refeição. O primeiro é pago para que os colaboradores possam fazer compras de mantimentos em supermercados, muito usado para substituir a famosa cesta básica. Já o auxílio-refeição é aquele subsídio pago para que os funcionários almocem ou jantem em restaurantes.

Uma dica importante para o cálculo do vale-refeição é levar em conta a média de custos da região onde sua empresa está localizada. Essa é uma forma eficaz encontrada pelas empresas para custear as refeições fora do lar ao longo do expediente de trabalho.

Assistência saúde

Nos casos de empresas que oferecem plano de saúde aos funcionários, o valor referente ao seguro é descontado na folha de pagamento. Mesmo com esse abatimento, o montante pago pelo colaborador é inferior à contratação particular de um seguro de saúde, uma vez que a empresa assume parte desses custos.

Outro ponto positivo, além dos valores de assistência empresariais serem mais baratos, é possível que o trabalhador escolha entre diversas opções de coberturas. Dessa forma, ele pode escolher o tamanho do desconto compatível com suas necessidades.

Plano odontológico

A forma de contratação da assistência odontológica é semelhante ao plano de saúde, sua diferença é que, nesse caso, há a cobertura de tratamentos dentários.

Vale reforçar que em muitos casos sua adesão é facultativa. Contudo, o valor da contratação empresarial é muito mais baixo do que os planos individuais.

Bolsas de estudo

É cada vez mais comum encontrarmos empresas preocupadas em investir na formação de suas equipes. Para viabilizar esse crescimento, existem as modalidades de benefícios que contemplam bolsa estudos para seus colaboradores. Esse auxílio pode ser total ou parcial, abrangendo desde graduação, cursos livres e até especializações.

Criar esses tipos de incentivos é importante para ter uma equipe mais preparada a contribuir com novas soluções voltadas ao crescimento de um negócio.

Para empresas que atuam com o mercado internacional, é bastante comum o oferecimento de cursos de línguas e parcerias com escolas de idiomas, por exemplo. Você pode ainda firmar parcerias com entidades de ensino voltadas para seu segmento de atuação, como forma de capacitar seus funcionários.

Auxílio-creche

O auxílio-creche é um incentivo opcional, mas sua concessão se torna obrigatória para mulheres que trabalham em empresas com mais de 30 funcionários.

No entanto, nos casos de obrigatoriedade o contratante pode optar por dispor de um espaço para que as mães deixem seus filhos durante a jornada de trabalho, podendo ele ficar alocado dentro ou fora da empresa.

Outra forma bastante comum de viabilizar esse benefício é criar convênios com instituições de ensino ou oferecer um reembolso para os valores gastos pelas mães com a creche.

Vale-cultura

Esse tipo de benefício, normalmente, é disponibilizado por empresas de grande porte. Nele, o empregador define uma quantia mensal, cumulativa e sem prazo de validade. Que pode ser usada na compra de produtos (livros, DVDs, CDs) ou na aquisição de ingressos para serviços culturais em território nacional.

A necessidade de oferecer benefícios extras e suas vantagens

Na prática, nenhuma empresa é obrigada a oferecer benefícios extras aos seus colaboradores. Entretanto, essa prática é muito eficiente em termos de gestão de recursos humanos, auxiliando os empresários a criarem ambientes de trabalho mais amigáveis e acolhedores.

Hoje, o ambiente corporativo é uma extensão de nossas casas, onde passamos, muitas vezes, mais tempo do que ao lado de familiares. Por esse motivo, uma gestão de benefícios inovadora deve compreender que não se tratam de regalias oferecidas às equipes, mas sim da construção de uma cultura organizacional inclusiva.

Essas novas estruturas criam espaços onde os colaboradores se sentem mais confortáveis para trabalhar, vendo aquele espaço com algo prazeroso e não apenas uma obrigação.

Nesse sentido, além de uma série de benefícios que você pode oferecer para seus funcionários, é possível criar espaços de convivência dentro da empresa como, por exemplo, uma sala de descanso ou uma pausa para a realização de ginástica laboral.

Além de ajudar você a formar uma equipe mais motivada para os desafios cotidianos, a gestão de benefícios para reter talentos é uma das suas grandes vantagens.

Hoje, funcionários talentosos e engajados são escassos e, por isso, é importante que você use de forma eficaz as ferramentas que incentivam esses membros a vestirem a camisa da sua empresa.

Entenda a importância de uma gestão de benefícios e de como fazê-la

Se não temos um gerenciamento eficaz dos benefícios concedidos, sua empresa poderá ter que arcar com grandes prejuízos. Entre os mais comuns são o pagamento de quantias indevidas para seus funcionários, em especial referentes às férias e licença maternidade.

Esses gastos desnecessários podem ainda comprometer investimentos futuros, destinados à contratação de outros membros para a equipe ou para a compra de novos equipamentos, por exemplo.

Dessa forma, além de prevenir você de realizar gastos desnecessários e equivocados, é graças a uma boa gestão dos benefícios que sua empresa concede que você poderá colher os frutos desse investimento. Entre eles, a satisfação e motivação da equipe.

Conheça, a seguir, algumas dicas que ajudarão você a realizar uma administração de benefícios eficiente no seu empreendimento!

Contrate uma empresa especializada

Independentemente do seu porte, é muito comum vermos gestores contratarem uma instituição terceirizada para realizar uma boa gestão de benefícios e essa é uma ótima escolha!

Mais do que apenas procurar uma empresa especializada, é fundamental que você busque nesses profissionais a qualificação necessária para fazer esse gerenciamento. Portanto, ao escolher a melhor empresa de gestão de benefícios, certifique-se da qualidade dos serviços prestados antes de firmar qualquer tipo de acordo.

Uma dica valiosa é pesquisar em fontes confiáveis qual a reputação das empresas, se os seus clientes se mostram satisfeitos com o atendimento e as soluções oferecidas por ela. Em seguida, verifique se as taxas administrativas cobradas estão compatíveis com as finanças do seu negócio.

Esse é o caso da VR Benefícios, que é apontada pelo ranking do site Reclame Aqui como o melhor atendimento ao cliente da área de gerenciamento de incentivos empresariais.

Lembre-se que um bom gerenciamento é primordial para que você possa obter o resultado esperado com uma política de benefícios em sua empresa.

Converse sobre a política de benefícios da empresa

Criar uma relação de transparência entre empregador e colaborador é muito importante para construir um relacionamento sadio de trabalho. No quesito gestão de benefícios, essa prática pode ser determinante para alcançar o êxito esperado com essas ações.

Um dos papéis importantes dos gestores de Recursos Humanos, além de coordenar as equipes de trabalho, é explicar de forma clara aos colaboradores quais são e por que são oferecidos determinados benefícios dentro da empresa.

Quais deles são descontados da folha de pagamento, quais são pagos integralmente pelo empregador, qual o percentual de desconto, entre outras informações. Tudo isso deve ser bem esclarecido para que a relação de confiança entre ambas as partes seja fortalecida e, como consequência, a gestão de incentivos seja eficiente.

Adote ferramentas para organização

Automatizar processos é fundamental para diversas áreas da gestão empresarial, e quando o assunto é a administração da política de benefícios isso não poderia ser diferente.

No caso da gestão de incentivos, ter softwares à disposição ajudará você a tornar os processos mais dinâmicos e ágeis. Além disso, a tecnologia facilita o armazenamento e análise de dados individualmente. Assim, você saberá quais os descontos devem ser aplicados em cada uma das folhas de pagamento, por exemplo.

Como também é muito comum termos diferentes tipos de benefícios para funcionários, pois existem alguns que optam por determinado plano e outros que escolhem planos mais simples, a tecnologia permitirá que você gerencie essas concessões com precisão.

Outro aspecto que um software pode auxiliar os gestores de RH é no caso do pagamento de vale-transporte, por exemplo. Como as rotas de cada colaborador são diferentes, a tecnologia evitará que você tenha prejuízos como o de pagar mais de uma condução para determinado funcionário que não necessita daquele benefício.

Foque em seu core business e terceirize as demais operações

Em especial, quando falamos em pequenas e médias empresas, é comum encontrarmos gestores que assumem múltiplas tarefas: desde a prospecção de novos clientes, passando pela gestão financeira e de talentos. Nesses casos, é ainda mais comum detectarmos erros na hora de administrar os incentivos oferecidos para as equipes.

Com o intuito de reduzir erros e eventuais prejuízos ocasionados pela gestão ineficiente das políticas de benefícios, é essencial que você procure uma empresa especializada e de confiança para terceirizar essa etapa do processo.

Ainda que isso represente um investimento para a sua empresa, seu retorno a longo prazo é bastante positivo, uma vez que você poderá reduzir as margens de erro nesse gerenciamento e criar ações que deixam seus funcionários mais satisfeitos e motivados.

Da parte gerencial, ao descentralizar um processo do qual não possui a expertise necessária, você poderá se dedicar com mais afinco para atividades importantes do dia a dia da empresa.

Essa atitude, ao lado do aumento da produtividade trazido pelas políticas de incentivo implantadas no seu negócio, poderá resultar no aumento do faturamento, fluxo de clientes e negócios, e maior competitividade diante da concorrência.

É importante reforçar também que os benefícios oferecidos pela sua empresa vão variar de acordo com a sua equipe e, em muitos casos, uma renovação em seu time de colaboradores pode exigir que você repense toda a sua política de incentivos.

Portanto, conforme mencionamos acima, na hora de contratar uma empresa especializada é preciso cautela e muita pesquisa sobre a qualidade dos serviços prestados para que os resultados não sejam contrários aos esperados com essas medidas.

Certifique-se de todas as possibilidades oferecidas pela empresa cotada, se é possível ajustar os benefícios, quais os recursos tecnológicos disponibilizados por ela etc. E, conforme os serviços disponíveis não se adequarem as suas atuais demandas, avalie se não está na hora de trocar empresa de gestão de benefícios.

Melhorar a qualidade de vida, tornar o seu negócio mais competitivo, diminuir os índices de absenteísmo e rotatividade, aumentar a produtividade da sua equipe. Essas são grandes vantagens trazidas por uma boa gestão de benefícios.

No caso das PMEs, criar uma política voltada a criar incentivos aos colaboradores é algo totalmente possível. Para isso, é essencial que os empresários tenham organização, gerencial e financeira, além de contarem com a ajuda de empresas especializadas nesse tipo de gestão para terem o retorno de todo o potencial que essas medidas possuem.

Neste guia, apresentamos todas as principais vantagens que uma gestão de benefícios pode trazer para as pequenas e médias empresas. Portanto, para você que deseja criar uma equipe cada vez mais motivada e fazer do seu negócio ainda mais competitivo a partir dessas políticas, não perca tempo e procure uma boa administradora de incentivos!

E você, o que achou deste guia? Quer saber mais sobre o assunto? Entre em contato com a VR Benefícios e esclareça todas as suas dúvidas sobre gestão de benefícios!