Como a tecnologia está cada vez mais presente no universo corporativo, inclusive impactando na gestão de documentos das empresas, é essencial que elas invistam em maneiras de otimizar a organização dos dados dentro das companhias. 

Quando a organização tem bem definido quais os processos para acessar as informações, fica mais fácil, não só registrar todo seu histórico de atividades, mas proporcionar também ao cliente uma experiência diferenciada. 

No post de hoje, vamos mostrar como a gestão de documentos pode agregar diferencial competitivo para o seu negócio. Boa leitura! 

O que é gestão de documentos? 

Estamos falando de um combo de ações que consiste na gestão e armazenamento de todos os dados estratégicos da empresa. 

Esse processo prevê, não só a organização das informações em si, mas na implementação de uma série de ações que visam aumentar a segurança, no que diz respeito ao acesso e registro de indicadores dos clientes. 

Quando pensando na estrutura de um departamento pessoal, logo vem à mente a necessidade de organizar contratos, guias de tributos, etc. 

Por que a gestão de documentos é importante? 

De uma forma geral, a proposta da gestão de documentos é deixar os processos mais assertivos, contribuindo para o aumento da produtividade, garantindo ainda que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação vigente. 

Esse gerenciamento cai como uma luva para os setores de departamento pessoal, já que o setor é responsável por cuidar de toda a parte burocrática que interfere na relação entre empresa e funcionários. 

Em função disso, o DP precisa gerir uma série de dados da empresa e dos colaboradores, fato que exige muita organização. 

Além de melhorar a produtividade e otimizar o funcionamento do departamento pessoal, a gestão de documentos aumenta a eficiência na empresa como um todo, facilitando a localização de dados e compartilhamento de informações entre áreas estratégicas. 

Outro ponto importante é que essa boa prática contribui para o aumento da segurança dos dados que são armazenados pela organização. 

Qual o passo a passo para manter organizado os documentos da empresa? 

Consolidar uma gestão de documentos dentro da organização é um trabalho minucioso e que exige a implementação de algumas boas práticas. Veja quais são elas! 

Documento digitais

Migrar documentos físicos para plataformas digitais é uma tendência que chegou para ficar em vários segmentos profissionais, e no âmbito dos recursos humanos não é diferente. 

Com a computação em nuvem, gerir dados em plataformas digitais se transformou em uma prática comum e entre as principais vantagens dessa escolha estão a maior agilidade em acessar arquivos, redução de gastos com impressão e economia de espaço. 

Categorização dos arquivos

Além de digitalizar os dados, outra medida importante é organizar os arquivos por categoria, como ordem alfabética e data. 

O formato de organização pode variar conforme seja a necessidade da empresa, inclusive, o gestor pode criar algumas subdivisões como contratos, currículos, entre outros. 

Nomenclatura padrão

Depois de separar os arquivos em locais específicos, o próximo passo é criar uma nomenclatura padrão para eles, com o objetivo de facilitar a localização dos documentos. 

Imagine que você tem uma pasta de currículos, porém, todos são salvos de maneira diferente. O resultado disso será muita confusão na hora de, por exemplo, localizar um candidato que tenha se saído bem em um processo anterior. 

Portanto, pode parecer uma coisa simples, mas estamos falando de uma ação que pode fazer a diferença no dinamismo ao encontrar os dados no dia a dia. 

Monitoramento de acesso

Permitir o livre acesso para qualquer pessoa que queira visualizar os arquivos da empresa é uma prática irresponsável, que pode deixar sua empresa vulnerável em relação a fraudes e desvios. 

Caso você opte por manter os seus arquivos em plataformas digitais, a melhor opção é criar login e senha para visualizar determinados dados, restringindo o acesso a um grupo de profissionais. 

Checagem constante

Além de implementar boas práticas para dar maior solidez à gestão de documentos, é essencial verificar se as diretrizes previamente estabelecidas estão sendo cumpridas. 

Através desse monitoramento, é possível saber se as pessoas estão agindo em conformidade com as políticas da empresa, quando o assunto é gestão da informação. 

O gestor pode também observar se algumas ações estão sendo cumpridas no dia a dia, como o uso da nomenclatura correta na hora de salvar os arquivos, entre outras práticas. 

Qualifique o time de profissionais

Uma etapa importante na implementação de diretrizes para deixar a gestão de documentos na sua empresa mais assertiva é qualificar a equipe para executar esse trabalho. 

Se os seus colaboradores estiverem treinados e conscientes de que o gerenciamento de dados é benéfico para a empresa, melhor será a organização das informações, que terá impacto direto também na experiência do cliente com sua marca. 

Portanto, invista na qualificação dos colaboradores para que a gestão de documentos seja, não só uma boa prática de armazenamento de dados, mas uma diretriz que tenha relação direta com a cultura organizacional da companhia. 

Conclusão

Nossa proposta com o conteúdo é mostrar que a gestão de documentos dentro de uma companhia tem impacto, não só no gerenciamento das informações, mas também no nível de experiência do cliente com sua marca. 

Portanto, é possível concluir que esse gerenciamento pode ser um diferencial competitivo para sua marca otimizar a oferta de produtos e serviços no mercado. 
Se você gostou do conteúdo e quer implementar essa gestão na sua companhia, conheça o nosso sistema de gestão de documentos, um mecanismo que é capaz de armazenar e compartilhar documentos de forma automática, garantindo assim a segurança de dados dos profissionais. Acesse agora o dispositivo no link!