GED: o que é e como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Imagine poder acessar qualquer documento da sua empresa — contratos, notas fiscais, relatórios — em somente alguns cliques, de forma segura, organizada e de qualquer lugar. 

Essa é a proposta do sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma solução estratégica que está revolucionando a forma como as empresas lidam com a informação. Continue a leitura para saber mais!

O que é GED?

A sigla GED é utilizada para se referir ao “Gerenciamento Eletrônico de Documentos”, que nada mais é do que um sistema online para armazenamento de arquivos digitalizados. Ele pode funcionar de duas formas:

1. Uma estratégia de controle dos documentos (digitais e físicos) que permita o fácil acesso mediante uma necessidade, como uma auditoria, por exemplo.
2. Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que faz a gestão de arquivos ao longo de todo o seu ciclo: desde a criação ou digitalização (para documentos físicos), distribuição, edição, validação, arquivamento e possível exclusão.

O GED oferece uma interface centralizada e intuitiva, permitindo que os colaboradores e colaboradoras possam compartilhar documentos de forma fácil, simplificada e rápida.

Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos?

A implantação do GED começa com a digitalização dos documentos físicos. A partir daí, eles são indexados (ou seja, organizados com tags e metadados) e armazenados em um servidor seguro — que pode ser interno ou na nuvem.

Depois, com uma interface simples e intuitiva, as pessoas usuárias podem buscar e acessar os arquivos com rapidez, realizar alterações controladas, acompanhar o histórico e compartilhar informações com a equipe — tudo dentro de um ambiente protegido e conforme as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

A tecnologia permite ainda o acesso remoto e por dispositivos móveis, ideal para equipes que trabalham de forma híbrida ou em home office.

Principais benefícios do GED para sua empresa

Implementar um sistema de GED pode trazer inúmeras vantagens para as organizações. A seguir, listamos algumas das principais:

1. Redução de custos e otimização de espaço

Menos papel, menos impressões, menos armários! A digitalização dos documentos libera espaço físico e reduz custos com materiais e manutenção de arquivos. Além disso, a economia de tempo na busca por informações e no cumprimento de processos aumenta significativamente a produtividade da equipe.

2. Preservação da memória institucional

Com controle de versões e histórico de alterações, o GED garante que nenhuma informação se perca com o tempo — algo essencial para auditorias, ações legais e análise de desempenho. Dessa forma, ele registra dados importantes sobre cada arquivo, como:

• Quem criou: o sistema registra a pessoa autora do documento, ou seja, quem foi responsável por criá-lo ou inseri-lo no sistema. Isso facilita a identificação de responsáveis em caso de dúvidas ou atualizações futuras.
• Quando foi criado: a data e hora de criação do arquivo também são armazenadas, ajudando a manter a organização cronológica, sendo muito útil em auditorias, cumprimento de prazos legais e acompanhamento de processos internos.
• Se passou por revisões: o GED também acompanha todas as modificações feitas no documento, registrando cada atualização realizada ao longo do tempo. Assim, é possível saber exatamente o que foi alterado, por quem e quando — o que garante maior controle e transparência.
• Quem tem permissão para acessar e editar: nem todos os documentos devem estar disponíveis para todas as pessoas colaboradoras. O GED permite definir níveis de acesso personalizados, com permissões de leitura, edição, exclusão ou compartilhamento, conforme o cargo ou setor. 

Tudo isso fica centralizado em um sistema que facilita a busca, mantém a segurança e garante a rastreabilidade dos documentos.

3. Segurança da informação

O sistema permite definir permissões de acesso e protege os documentos com técnicas de criptografia, impedindo o vazamento ou extravio de dados confidenciais.

4. Recuperação de documentos

Documentos físicos se danificam com o passar dos anos e isso pode causar a perda de uma informação importante no futuro. A digitalização de arquivos no GED garante que contratos, notas fiscais e demais conteúdos que precisam ser guardados por muito tempo sejam preservados sem danos.

5. Acesso remoto

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos possibilita que o acesso aos arquivos seja feito de qualquer lugar, no desktop, smartphone ou tablet. A integração do sistema à nuvem viabiliza a liberdade para realizar as tarefas em diferentes localidades, o que pode adiantar processos durante uma viagem de negócios, por exemplo.

Qual a diferença entre o ECM e o GED?

Embora o ECM (Enterprise Content Management) e o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) estejam ligados, eles têm funções e abrangências diferentes. Podemos pensar neles como “primos próximos”, sendo o ECM uma evolução do GED.

GED

• Focado em organizar, armazenar e controlar documentos digitais.
• Facilita o acesso rápido e seguro aos arquivos da empresa.

ECM

• Inclui tudo o que o GED faz, mas vai além.
• Integra ferramentas de workflow e automação para otimizar processos.
• Mapeia como as atividades são realizadas, identificando pontos de melhoria.

Quando sua empresa deve adotar um sistema GED?

Se você se identifica com uma (ou mais) das situações abaixo, é hora de considerar a implementação do GED:

1. A empresa lida com grandes volumes de papel e documentos.
2. Falta espaço físico para armazenamento.
3. Há dificuldades em encontrar arquivos rapidamente.
4. Há riscos recorrentes de perda de documentos importantes.
5. A equipe trabalha de forma híbrida ou remota.
6. A organização busca mais segurança e conformidade com a LGPD.
7. O negócio deseja se tornar mais sustentável e competitivo.

Sistemas GED para empresas: como implementar

Se você chegou até aqui e está pretendendo utilizar um sistema para gerenciar documentos eletrônicos na sua empresa, saiba que essa é uma mudança extremamente positiva — e que ao dar o start tudo ficará mais fácil. Confira o passo a passo para começar! 

1. Planejamento estratégico e definição de necessidades

• Análise de fluxo de documentos: entenda como os documentos circulam atualmente na empresa, quais são os volumes, quem os utiliza e quais são os gargalos.
• Definição de objetivos: o que a empresa espera alcançar com o GED? Redução de papel, agilidade na busca, segurança da informação, conformidade legal? Ter objetivos claros é fundamental.
• Identificação de stakeholders: quem serão as pessoas usuárias e as partes interessadas? Envolva-as desde o início para garantir adesão.
• Orçamento e cronograma: determine os recursos financeiros e o tempo disponível para o projeto.

2. Escolha da plataforma

Após a seleção e organização dos documentos, é preciso escolher a plataforma que será utilizada para gerenciar essas informações. Para isso, você pode contar com a  VR! Com o SuperPortal VR, uma plataforma online que centraliza a gestão da empresa de forma segura e prática, é possível digitalizar e automatizar processos, fazer o controle de ponto, armazenar documentos e muito mais — em um só lugar.

3. Preparação e organização dos documentos

• Digitalização: converta documentos físicos para o formato digital. Este é um passo essencial que pode ser demorado, dependendo do volume.
• Indexação: defina quais informações serão associadas a cada documento para facilitar a busca (ex: nome do funcionário, data, tipo de documento, número de chassi, placa, tipo de combustível, modelo, ano e cor do veículo, etc.). Uma boa indexação é a chave para a eficiência do GED.
• Organização e classificação: estruture pastas e categorias lógicas para organizar os documentos digitais de forma intuitiva.
• Limpeza de dados: elimine documentos duplicados, desatualizados ou desnecessários.

5. Treinamento e comunicação

• Capacitação dos times: treine todas as pessoas colaboradoras que utilizarão o sistema, explicando o funcionamento, a importância e os benefícios do GED.
• Criação de manuais e guias: desenvolva materiais de apoio para consulta rápida das pessoas usuárias.
• Comunicação contínua: mantenha os colaboradores e colaboradoras por dentro do progresso da implementação e dos benefícios alcançados.

6. Monitoramento e melhoria contínua

• Acompanhamento do uso: monitore como o sistema está sendo utilizado e identifique possíveis pontos de melhoria.
• Coleta de feedback: peça feedback às pessoas usuárias para entender suas dificuldades e sugestões.
• Otimização: realize ajustes e atualizações no sistema conforme as necessidades evoluem e novas funcionalidades se tornam disponíveis.

A implementação de um GED é um investimento que, quando bem-feito, traz agilidade, segurança e eficiência para a gestão de documentos de qualquer empresa. Agora, é só aproveitar todos os benefícios que a gestão de documentos digital vai trazer para a rotina da sua empresa — e conte com a VR para isso!

Gostou do conteúdo? Então aproveite para explorar mais sobre cultura corporativa, gestão de pessoas e boas práticas no ambiente organizacional no Blog VR. 

Leia também: O Perigo de não Priorizar o RH Estratégico — Impactos e Soluções