Como implementar uma política de reembolso nas empresas?

O reembolso empresarial é uma prática comum nas empresas, especialmente naquelas em que há um grande volume de deslocamentos, viagens corporativas ou outras despesas operacionais realizadas por pessoas colaboradoras em nome da instituição.

Mais do que uma questão administrativa, o reembolso é uma ferramenta de gestão e transparência, que ajuda a manter o planejamento da empresa organizado e evita conflitos entre empresa e equipe.

Para tornar esse processo ainda mais claro, muitas organizações optam por criar uma política de reembolso, que define regras, prazos e responsabilidades. Essa norma contribui para o controle de custos, fortalece a confiança entre as partes e garante o cumprimento das obrigações legais trabalhistas, conforme a Lei n.º 13.467, que diferencia os valores indenizatórios (como o reembolso) das verbas salariais.

Para entender melhor o que é uma política de reembolso, as leis que regem o tema e como digitalizar esse processo para facilitar o registro de comprovantes, continue a leitura!

O que é política de reembolso?

Uma política de reembolso é um conjunto de regras internas que define como a empresa irá remunerar os gastos que a equipe faz em nome da organização. Por exemplo, em uma viagem comercial, algumas das despesas mais comuns são: hospedagem, transporte e alimentação.

O objetivo é garantir transparência, controle e previsibilidade tanto para as pessoas colaboradoras quanto para a empresa. Além disso, essa política ajuda a:

1. Evitar dúvidas e conflitos na hora do acerto da despesa.
2. Proteger a empresa, por evitar fraudes e lançamentos indevidos.
3. Garantir que a pessoa colaboradora seja ressarcida rapidamente quando gastar em função do trabalho.
4. Manter a conformidade com as regras trabalhistas e fiscais.

Leia também: O que é e quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa?

Política de reembolso e devoluções: qual a diferença?

Embora os termos reembolso e devolução pareçam semelhantes, eles se aplicam a situações diferentes e seguem regras específicas — principalmente quando falamos em empresas que lidam tanto com pessoas colaboradoras quanto com clientes.

No ambiente interno, a política de reembolso é voltada para ressarcir despesas corporativas feitas por pessoas funcionárias em nome da organização, como vimos anteriormente — e conforme descrito na Lei n.º 13.467/2017.

Já a política de devoluções está relacionada ao relacionamento com pessoas consumidoras, regida pelo Código de Defesa do Consumidor (Lei n.º 8.078/1990). Ela estabelece os direitos e procedimentos para que clientes devolvam um produto ou serviço e, quando cabível, receba o dinheiro de volta.

Como funciona o reembolso dentro nas empresas?

Abaixo, você confere as principais orientações que uma política de reembolso deve conter para funcionar de forma eficiente e segura:

1. Liste quais despesas são reembolsáveis

Determine quais tipos de gastos a empresa cobre, como transporte, hospedagem, alimentação, combustível, entre outros, e também os custos que não entram como reembolso. Isso garante que as equipes saibam o que pode ou não ser solicitado.

2. Estabeleça um teto de valores e regras para exceções

Definir limites de gastos é essencial para manter o controle financeiro. A política pode prever valores fixos por cidade ou por tipo de despesa. Mas, situações excepcionais, como viagens de última hora, também devem ter regras claras para aprovação adicional.

3. Informe se é necessário ter autorização para despesas acima de determinado valor

A aprovação antecipada de viagens, hospedagens ou eventos evita gastos não planejados e facilita o controle orçamentário. Por isso, informe as pessoas do seu time que, sempre que o valor estimado ultrapassar o limite definido pela empresa, a despesa deve ser aprovada por uma liderança antes de ser realizada.

4. Padronize o prazo para prestação de contas e para o pagamento do reembolso

A política deve indicar o prazo para as pessoas colaboradoras apresentarem os comprovantes e a data limite para o pagamento do reembolso pela empresa. Assim, o processo fica claro para ambas as partes.

5. Use um sistema digital para agilizar aprovações e armazenar comprovantes

Usar ferramentas digitais de controle de despesas facilitam o envio, a aprovação e o arquivamento de notas fiscais e recibos. Além de reduzir erros manuais, elas garantem rastreabilidade e segurança documental, o que é essencial em auditorias e fiscalizações trabalhistas.

6. Fale com lideranças e pessoas colaboradoras sobre a política de reembolso

Uma política de reembolso só é eficaz se for bem comunicada. Promova manuais internos para orientar todos os membros da empresa sobre os tipos de despesas permitidas, os documentos exigidos e o passo a passo para a solicitação de reembolso. A educação corporativa evita retrabalhos e mantém a conformidade legal.

Exemplo de política de reembolso empresarial, na prática

Fonte: Freepik (2025)

Para ficar claro como uma política de reembolso empresarial funciona no dia a dia, confira abaixo os passos que podem ser feitos no caso de uma viagem a trabalho, que devem estar descritos no manual:

Passo 1: planejamento e autorização prévia

Antes da viagem, a política pode determinar que a pessoa colaboradora solicite a autorização (via e-mail, sistema digital ou formulário) informando o objetivo, as datas e a estimativa de custos da viagem.

Além disso, a política deve indicar quais gastos precisam de aprovação prévia e quais documentos são aceitos.

Os comprovantes mais comuns são:

• Notas fiscais ou recibos com CNPJ/CPF, data, descrição e valor.
• Bilhetes de passagem (PDF), comprovantes de hospedagem e recibos de táxi ou aplicativos de carro.
• Em alguns casos, relatório de viagem com justificativa e relatórios de entrega/visitas.

Passo 2: envio das despesas

A empresa precisa deixar claro que é de responsabilidade da pessoa colaboradora enviar todos os comprovantes, sejam notas fiscais ou recibos, da viagem para fazer a documentação de reembolso.

Passo 3: prestação de contas

Ao retornar, a pessoa colaboradora deve preencher o formulário de reembolso, ou outro sistema de despesas da empresa, como o RH Digital, para anexar os comprovantes e descrever seus gastos. É importante também informar o prazo limite para o envio dessas informações, por exemplo, 5 dias úteis.

Passo 4: análise e aprovação

Com os comprovantes entregues, a gestão responsável verifica a conformidade: gastos autorizados, limites respeitados, comprovantes válidos. Caso algo esteja fora da política, pode ser rejeitado ou solicitado esclarecimento.

Após a aprovação, o pagamento é feito por depósito bancário, folha de pagamento ou outro meio acordado, no prazo que também deve ser definido inicialmente.

Passo 5: arquivamento e auditoria

Por fim, é importante que a empresa arquive os comprovantes (físicos ou digitais) para eventual auditoria, impostos ou fiscalização.

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Imagem de capa — Fonte: tuiphotoengineer / Freepik (2025)

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