Manter a organização financeira empresarial em dia é uma das tarefas mais importantes para quem quer empreender de forma sustentável. E, dentro dessa missão, entender a diferença entre despesas fixas e variáveis é um dos primeiros passos para tomar decisões mais conscientes.
Se você quer melhorar o controle de despesas da sua empresa, continue a leitura para saber o que são custos fixos e variáveis, conferir exemplos e entender como eles se conectam à contabilidade empresarial de forma prática. Acompanhe!
Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?
À primeira vista, pode até parecer um detalhe simples, mas entender as singularidades de cada tipo de despesa faz toda a diferença na saúde financeira da empresa. Esse olhar ajuda a montar orçamentos mais realistas, evitar surpresas no fim do mês e tomar decisões com mais segurança. Entenda melhor a seguir.
Despesas fixas
São aquelas que permanecem estáveis, independentemente do quanto a empresa produz ou vende. Mesmo em um mês com faturamento zerado, elas estarão lá.
Exemplos de despesas fixas
Para facilitar o entendimento, confira alguns exemplos comuns de despesas fixas no dia a dia de uma empresa:
- Aluguel do ponto comercial ou escritório.
- Salários dos colaboradores e colaboradoras (em regime CLT).
- Contas mensais de internet, telefone e energia (com valores semelhantes todos os meses).
- Licenças de software ou sistemas com pagamento recorrente.
- Serviços contábeis contratados por mensalidade.
Esses gastos fazem parte da estrutura mínima necessária para manter o negócio em funcionamento, mesmo que não haja produção ou faturamento no período.
Despesas variáveis
As despesas variáveis, diferentemente das fixas, acompanham o ritmo da operação. Ou seja, quanto mais a empresa vende ou produz, mais esses custos crescem, e, quando há queda, eles também diminuem.
Exemplos de despesas variáveis
Agora, vamos aos exemplos de despesas variáveis, diretamente ligadas ao volume de vendas, produção ou serviços prestados:
- Matéria-prima e insumos para produção.
- Comissões sobre vendas.
- Embalagens e custos de envio (no caso de e-commerce).
- Energia elétrica em setores produtivos (varia conforme a operação).
- Gastos com manutenção de equipamentos conforme uso.
Leia também: Custos e despesas — como calcular e otimizar sua gestão
Custos fixos e variáveis: por que é importante acompanhar?
Tanto os custos fixos quanto os variáveis devem ser acompanhados de perto. Quando a empresa entende o peso de cada tipo de gasto no orçamento, consegue ajustar suas metas de vendas e faturamento, calcular o ponto de equilíbrio e se preparar melhor para imprevistos.
Além disso, o controle de despesas permite:
- Fazer projeções financeiras mais realistas.
- Identificar oportunidades de redução de custos.
- Avaliar a viabilidade de novos investimentos.
- Ter mais tranquilidade na gestão do fluxo de caixa
Leia também: Orçamento sob controle — como equilibrar despesas fixas e variáveis
Como fazer o controle de despesas, na prática?
É possível manter sua empresa financeiramente saudável com algumas estratégias simples, mas eficazes:
1. Classifique todos os gastos
Para tornar a rotina mais prática e segura, é importante apostar em um sistema de gestão que organize essas informações automaticamente. O RH Digital da VR, por exemplo, vai além do controle de ponto e da folha de pagamento, oferecendo relatórios completos que facilitam o acompanhamento de custos e apoiam decisões mais estratégicas.
Além disso, você reduz riscos de erros manuais, corrige inconsistências no cálculo de horas e ainda integra facilmente diferentes sistemas de folha de pagamento.
Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento
2. Crie um orçamento mensal
Com as despesas bem organizadas, é hora de transformar esses dados em um plano financeiro. Montar um orçamento mensal te ajuda a ter uma visão clara do mínimo que a empresa precisa faturar para se manter saudável. Inclua nesse planejamento:
- os custos fixos;
- as despesas variáveis;
- se possível, uma reserva para imprevistos ou oportunidades de investimento.
Esse controle permite antecipar cenários, se preparar melhor para os altos e baixos do mercado e manter a operação funcionando sem sustos.
3. Acompanhe os resultados com frequência
Não deixe para analisar os números só no fim do mês. Quanto mais cedo você acompanhar os resultados, mais fácil será corrigir o que não está funcionando!
Dependendo do tamanho e da dinâmica da empresa, vale monitorar os gastos semanalmente ou até diariamente. Esse acompanhamento ajuda a identificar variações fora do padrão, entender tendências e agir com agilidade antes que os pequenos desvios se transformem em grandes dores de cabeça.
Você pode, por exemplo:
- comparar o que foi orçado com o que realmente foi gasto.
- observar quais categorias de despesas têm aumentado.
- acompanhar o impacto de ações promocionais ou sazonais nos custos variáveis.
4. Use indicadores da contabilidade empresarial
Contar com apoio contábil é fundamental. A contabilidade empresarial fornece relatórios e métricas que ajudam a interpretar os dados financeiros com mais precisão. Ela também contribui para a conformidade fiscal e facilita o planejamento tributário.
Neste cenário, a VR oferece suporte para otimizar a rotina de pessoas contadoras e empresas na gestão de benefícios e RH, com impacto positivo na organização de dados para a contabilidade. Conheça as Soluções personalizadas da VR para Contadores(as)!
Afinal, qual tipo de despesa precisa de mais atenção?
Essa é uma dúvida comum, especialmente para quem está buscando mais controle sobre as finanças do negócio. Será que vale dedicar mais tempo às despesas fixas ou focar nas variáveis?
A verdade é que ambas precisam de atenção, cada uma por motivos diferentes.
- Despesas fixas precisam ser avaliadas constantemente, por representarem compromissos mensais que não mudam com a atividade do negócio. Se estiverem muito altas, podem comprometer o caixa mesmo em meses de baixa receita.
- Já as despesas variáveis exigem atenção ao crescimento. Em um período de alta nas vendas, por exemplo, pode haver aumento considerável nesses custos, e, se não forem bem administrados, o lucro pode desaparecer.
E aí, como está o controle de despesas da sua empresa?
Ter clareza sobre os custos fixos e variáveis da empresa evita surpresas desagradáveis, reduz a chance de endividamento e fortalece a sustentabilidade do negócio.
Se a sua empresa ainda não faz o controle de forma organizada, esse é o momento certo para começar. Um bom planejamento financeiro pode ser o diferencial entre o crescimento saudável e a estagnação.
A VR, por meio de suas soluções focadas em gestão de benefícios e recursos humanos, pode auxiliar pequenas, médias e grandes empresas na organização de algumas despesas variáveis, especialmente aquelas relacionadas às pessoas colaboradoras.
Para aprender mais sobre organização financeira, gestão de pessoas, boas práticas no mundo empresarial e orientações que ajudam sua empresa a crescer de forma inteligente, continue acompanhando o blog da VR!
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