Folha de Pagamento: um guia completo

Quem trabalha com RH sabe bem: a folha de pagamento é uma das partes mais importantes da rotina do setor e esse documento vai muito além de calcular salários. Ela reúne informações legais, benefícios e encargos, e exige um bom nível de organização e entendimento de cada etapa.

Neste guia, a ideia é descomplicar o assunto, explicando de forma simples, como calcular, fechar e controlar a folha de pagamento sem dor de cabeça. Continue lendo para conferir!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é o documento que registra todas as informações relacionadas ao pagamento das pessoas colaboradoras de uma empresa. Nela, estão incluídos o salário bruto, os descontos obrigatórios (como INSS e Imposto de Renda), os benefícios oferecidos e o valor líquido que a pessoa vai receber.

Mas, a função da folha não é somente focada em remunerações e salários: ela também é essencial para o recolhimento de encargos sociais, como o INSS e o FGTS, e para o cumprimento das obrigações legais da empresa, principalmente por meio do eSocial.

Como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento funciona como um processo cíclico que se repete todo mês. Primeiro, a empresa coleta os dados do período, como frequência, horas extras, comissões e bônus. Depois, vem a parte dos cálculos e, por fim, os pagamentos e recolhimentos obrigatórios.

Todo esse processo envolve algumas etapas importantes:

Coleta de informações: jornada de trabalho, faltas, adicionais, atrasos, entre outros dados.
Cálculo dos proventos: tudo que a pessoa colaboradora tem a receber, como salário, adicionais e benefícios.
Cálculo dos descontos: aqui entram os tributos, como INSS e IRRF, e outros encargos, se houver.
Geração dos recibos de pagamento: o famoso holerite, com todos os valores detalhados.
Envio ao eSocial e pagamento de tributos: essa etapa garante que a empresa esteja em dia com suas obrigações legais.

Esse fluxo faz parte da rotina mensal de controle de folha de pagamento e precisa estar alinhado à legislação vigente para evitar erros e passivos trabalhistas.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento começa com o salário bruto, somando-se os adicionais (como horas extras, periculosidade, insalubridade, comissões, etc.) e subtraindo-se os descontos obrigatórios e facultativos.

Fórmula básica:

Salário Líquido = (Salário Base + Adicionais e Outros Proventos) – Descontos

Entre os descontos obrigatórios, estão:

INSS;
IRRF;
contribuições sindicais (quando aplicável);
vale-transporte e outros benefícios com coparticipação (desconto de até 6% do salário-base, caso a pessoa colaboradora opte por receber o benefício)

Como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento?

O cálculo do INSS na folha de pagamento segue a tabela progressiva da Previdência Social. As alíquotas são aplicadas por faixa de rendimento, e quanto maior for o salário, maior a contribuição até o teto estabelecido.

Em 2025, a contribuição continua sendo calculada de forma progressiva, ou seja, com alíquotas aplicadas por faixas salariais, que variam de 7,5% a 14%, conforme o valor do salário.

Vamos a um exemplo bem direto para deixar isso mais claro: imagine que uma pessoa colaboradora recebe um salário bruto de R$ 3.500,00. O cálculo do INSS será feito da seguinte forma:

Até R$ 1.518,00, aplicam-se 7,5%.
De R$ 1.518,01 até R$ 2.528,00 (R$ 1.009,99), aplicam-se 9%.
De R$ 2.528,01 até R$ 3.500,00 (R$ 971,99), aplicam-se 12%.

Exemplo do cálculo:

Faixa até R$ 1.412,00 → alíquota de 7,5%

R$ 1.412,00 × 7,5% = R$ 105,90

Faixa de R$ 1.412,01 até R$ 2.666,68 → alíquota de 9%

(R$ 2.666,68 – R$ 1.412,00) = R$ 1.254,68
R$ 1.254,68 × 9% = R$ 112,92

Faixa de R$ 2.666,69 até R$ 3.000,00 → alíquota de 12%

(R$ 3.000,00 – R$ 2.666,68) = R$ 333,32
R$ 333,32 × 12% = R$ 39,99

Total da contribuição ao INSS:

R$ 105,90 + R$ 112,92 + R$ 39,99 = R$ 258,81

Alíquota efetiva:

R$ 258,81 ÷ R$ 3.000,00 = 8,63%

Esse valor precisa ser registrado na folha, repassado à Receita Federal e informado corretamente ao eSocial para manter a empresa dentro da legalidade e evitar problemas com a fiscalização.

Como funciona desconto em folha de pagamento?

Os descontos em folha de pagamento acontecem de acordo com uma série de informações. O mais importante é que todos devem ser autorizados ou previstos em contrato/coletivo e registrados com transparência.

Quando o colaborador ou colaboradora pergunta: “Recebi minha folha de pagamento, por que meu salário veio menor?” Ter esses dados com fácil acesso ajuda a esclarecer esse tipo de situação. Dito isso, os descontos podem ser obrigatórios ou facultativos:

Obrigatórios:

INSS.
IRRF.
Contribuições sindicais.
Pensão alimentícia (quando houver aprovação judicial).

Facultativos:

Plano de saúde.
Empréstimos consignados.
Alimentação/refeição com coparticipação.

Como fechar a folha de pagamento?

Fechar a folha de pagamento significa encerrar todos os cálculos e registros para garantir que os salários sejam pagos corretamente e os encargos legais recolhidos dentro do prazo.

Mesmo no caso de folha de pagamento simples, muito comum em empresas menores, com informações como: salário base, INSS, IRRF e vale-transporte, sem tantas variáveis no cálculo, devem ser seguidos os trâmites legais e manter os registros atualizados.

Esse fechamento precisa ser feito até o 5º dia útil do mês seguinte ao período trabalhado. Ou seja, o tempo é curto e ter uma boa organização faz toda a diferença. Por isso, é fundamental seguir um cronograma bem definido, revisar os dados com atenção e contar com sistemas que ajudem a automatizar e evitar erros no processo.

Sistemas de folha de pagamento: como escolher o ideal para sua empresa?

Automatizar a folha de pagamento é um passo importante para empresas que buscam mais agilidade, precisão e segurança no dia a dia. E, quando o assunto é escolher a melhor opção para o seu negócio, é importante ficar de olho nos sistemas de folha de pagamentos mais usados e nas funcionalidades oferecidas.

Entre elas, o controle de ponto digital se destaca como um dos recursos mais estratégicos. Ele facilita a coleta de dados sobre a jornada de trabalho, reduz erros e agiliza o fechamento da folha.

Por que escolher o Controle de Ponto da VR?

A solução da VR oferece um sistema de ponto eletrônico completo, acessível e 100% digital, pensado para facilitar a rotina do RH e garantir conformidade com a legislação, garantindo:

Conformidade com a Portaria 671 e as diretrizes da LGPD.
Integração fácil com diversos sistemas de folha de pagamento.
Gestão antifraude para garantir registros confiáveis e seguros.

Com a VR você não precisa fazer a terceirização da folha de pagamento, pois o processo é todo automatizado e sem burocracias, para poupar tempo da sua equipe e focar no cuidado com as pessoas, o respeito às leis e a eficiência da gestão interna!

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Imagem de capa — Fonte: Upklyak / Freepik (2025)

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