O holerite, também chamado de contracheque ou folha de pagamento, é um documento obrigatório que apresenta um resumo mensal dos valores atrelados a cada colaborador. 

Este documento permite que os funcionários tenham um pleno entendimento dos valores bruto e líquido de remuneração, assim como os rendimentos, descontos e possíveis valores extras. 

Entretanto, o documento pode gerar dúvidas, não só para a equipe e Departamento Pessoal, como também para o próprio empregador. Por isso, preparamos este conteúdo para tirar todas as suas dúvidas a respeito do holerite e explicar qual a importância dele para sua empresa. 

O que a CLT diz sobre o holerite? 

Mesmo que as palavras holerite ou contracheque não estejam presentes, de forma literal, na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), o tema é abordado no trecho sobre a obrigatoriedade da entrega de um recibo de pagamentos. 

O artigo 446 da CLT diz:

Art. 464. O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.  

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997).  

Desse modo, caso a empresa não entregar os contracheques, ou ainda fornecer informações imprecisas/incorretas, o colaborador tem o direito de acionar o Ministério do Trabalho ou sindicato de sua categoria para tentar reaver a quantia.

O que deve constar no holerite? 

Para que o holerite esteja completo, é preciso incluir todas as informações referentes ao pagamento de um determinado período, geralmente mensal, de cada um dos seus colaboradores. 

Os dados devem ser disponibilizados de forma transparente, incluindo informações do funcionário em específico e, também, da empresa. É necessário colocar o mês referente e possíveis pagamentos extras como férias e as parcelas do décimo terceiro. 

Confira a lista de dados que devem constar no holerite:

• Dados do colaborador (nome, PIS, função/cargo e CPF);
• Dados da empresa (nome, CNPJ, endereço e razão social);
• Salário bruto, sem os descontos;
• Carga horária;
• Adicionais, se houver (horas extras, adicional noturno ou adicional de periculosidade);
• Descontos (faltas injustificadas, contribuição sindical, INSS, benefícios, aviso prévio ou adiantamentos);
• Bonificações, se houver (divisão de lucros, gratificação, comissão ou ajuda de custo).

Modelos de holerite 

Agora que você já sabe o que é o holerite e as informações necessárias, vamos aos diferentes modelos deste documento e quais são suas características.

Holerite impresso 

Este é o tipo mais utilizado de folha de pagamento que demanda um acompanhamento minucioso para se poupar de erros. É organizado com uma planilha, que é alimentada e alterada manualmente com os dados de cada funcionário. 

Após inserir os dados e realizar os ajustes necessários, deve-se imprimir duas vias, uma para o colaborador e outra que fica com a empresa. Em seguida, o funcionário deve assinar ambas as vias e a da empresa é arquivada para controle interno. 

Com o holerite impresso, a chance de erros e equívocos é maior por conta do preenchimento manual. Além disso, há a possibilidade da perda de dados caso a planilha não esteja armazenada na nuvem, afinal, falhas técnicas são comuns. 

Holerite on-line 

O modelo on-line tem se popularizado nos últimos e possui o mesmo valor legal e trabalhista que o impresso, além de conter os mesmos dados. 

É possível enviar o holerite on-line para o colaborador de três formas: via e-mail, utilizando um sistema próprio da empresa, e ainda pela nuvem em um drive compartilhado. 

O contracheque on-line pode ser feito da mesma forma que o impresso, eliminando apenas a etapa da impressão, assim, economizando papel e criando um sistema de armazenamento mais dinâmico, além de facilitar consultas posteriores. 

O holerite on-line é regulamentado? 

O controle das folhas de pagamento pode ser feito de diversas formas, como utilizando planilhas, por exemplo. No entanto, já existem sistemas on-line para facilitar essa atividade. 

Esse tipo de software automatiza as etapas do processo de forma eficiente, segura e rápida, evitando possíveis erros. Para que a empresa desfrute dessas vantagens e migre para o holerite online, basta avisar a todos os colaboradores previamente. 

Como o parágrafo posterior ao Artigo 464 afirma que o comprovante de depósito em conta bancária pode ser entendido como recibo, isso exclui a necessidade de assinatura física do colaborador e abre a possibilidade do uso legal dos contracheques on-line.

Qual a importância do contracheque para a empresa

Este documento é importante tanto para a empresa quanto para os funcionários por estabelecer uma relação transparente no que diz respeito à remuneração. 

Para a empresa, o holerite é uma garantia jurídica, pois quando um funcionário é desligado (seja por vontade própria ou do empregador) é possível comprovar que a instituição cumpriu com todas as exigências tributárias. 

Além disso, é um recurso essencial para a gestão financeira da companhia, servindo de controle de pagamentos, impostos e contribuições sociais a serem feitos. 

Já para o colaborador, é a forma mais prática de saber os detalhes sobre a sua remuneração e, também, de apresentar um documento válido para tirar dúvidas sobre pagamentos com o setor de Recursos Humanos. O funcionário também pode precisar dos seus contracheques ao solicitar empréstimos e aumento de crédito como uma forma de comprovar sua renda. 

Por todas essas razões, é primordial guardar o documento para posteridade, tanto a empresa quanto os funcionários. 

Como preencher o holerite de forma correta

Devido à importância do holerite, é preciso que o Departamento Pessoal saiba como preenchê-lo corretamente. Sendo uma tarefa minuciosa, seguir um modelo pode facilitar essa rotina. 

Confira o passo a passo que preparamos para nenhum detalhe ficar de fora! 

Sistema de registro 

Antes de confeccionar o documento em si, é preciso definir um sistema para manter o controle das informações de pagamento. 

Como mencionamos, muitas empresas adotam o uso de planilhas e costumam criar fórmulas para as mesmas que façam os cálculos necessários. 

Essa etapa é que pode gerar uma certa confusão no caso de variações de custos mensais como horas extras, ausências, bônus, adicionais no salário, Imposto de Renda Retido na Fonte, recolhimento de previdência social, entre outros. 

Cabeçalho 

O topo do holerite irá conter informações sobre a empresa e sobre o colaborador. Nesse passo, é importante já saber a categoria profissional que o funcionário se enquadra, pois dependendo da classe trabalhista, o contracheque deverá conter informações específicas conforme regras de acordos coletivos ou convenções. 

• Dados da empresa: nome legal, endereço fiscal e CNPJ
• Dados do colaborador: nome completo, função, CPF, matrícula do contrato da empresa, local, centro de custo e departamento
• Período de liquidação: mês referente ao holerite, incluindo data de início e término e o total de dias

Códigos 

Abaixo do cabeçalho, o documento se divide em colunas e, na primeira delas, devem ir os códigos conforme a legislação. Por exemplo, o código 1003 se refere às horas extras; já o 1205 se refere ao adicional noturno. 

Clique aqui para conferir a lista completa de códigos e favorite a página no seu navegador para ter sempre de fácil acesso. 

Descrição dos códigos e valores referências 

A coluna ao lado deve conter o que se refere aos códigos utilizados para facilitar o entendimento do documento, afinal, o significado desses números não é de conhecimento geral. 

Por exemplo: se na primeira coluna tiver o código 1016, na coluna ao lado vem a descrição da referência às férias. 

A terceira coluna apresenta os valores de referência, correspondentes às horas trabalhadas, descanso remunerado, auxílios e etc, sempre em consonância aos códigos utilizados. 

Proventos e descontos 

O nome pode parecer um termo estranho, mas se refere aos valores repassados ao colaborador, sem os descontos, que somados compõem o salário bruto. 

Já os descontos correspondem às deduções do salário bruto, em sua maioria sendo contribuições sociais como INSS, FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte, assim como as porcentagens referentes aos benefícios de vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde, por exemplo. 

Abaixo da última coluna deve constar o cálculo do salário bruto menos a somatória dos descontos, resultando no salário líquido que é o valor efetivo que o funcionário irá receber naquele mês. 

Soluções para facilitar a distribuição de holerites 

Com certeza, você percebeu que entregar os contracheques é extremamente importante para a transparência financeira da empresa, mas também é uma tarefa árdua que exige atenção e minuciosidade. 

Adotar um sistema que automatiza essa atividade melhora a produtividade do Departamento Pessoal. 

Os holerites são preenchidos e enviados de forma on-line e ficam armazenados na nuvem, dispensando a necessidade das impressões mensais, gerando economia e tornando a empresa mais sustentável. 

Sem dúvida, poder contar com um suporte completo e de uma empresa de confiança faz toda diferença na hora de escolher esse tipo de software. 

A VR Gente vai estar do seu lado em cada passo dessa mudança, oferecendo total segurança em conformidade com a LGPD. 
Entre em contato e saiba como a VR Gente pode te ajudar a automatizar a rotina do RH. Bom para a empresa e bom para o empregado.