Com o mercado cada vez mais globalizado e empresas atuando além das fronteiras nacionais, saber exatamente o que é invoice se tornou essencial. Esse documento é peça-chave para garantir transações seguras e organizadas.
Se você ainda tem dúvidas sobre a invoice: significado, utilidade, tipos e como emitir, este conteúdo é para você. Continue a leitura para descobrir tudo o que você precisa saber para usar esse documento com segurança e dentro das regras!
O que é invoice?
A palavra “invoice” vem do inglês e, de forma geral, pode ser traduzida como “fatura”. Ela nada mais é do que um documento que detalha uma operação comercial contendo os seguintes dados:
- O que está sendo vendido.
- Os valores envolvidos.
- Prazos de pagamento.
- Informações da empresa compradora e vendedora.
- Informações adicionais que servem para oficializar o acordo entre as partes.
Invoice serve como nota fiscal?
Essa é uma dúvida bastante comum, principalmente para quem presta serviços e empresas que estão começando a atuar no mercado internacional. De modo geral, a invoice não substitui a nota fiscal brasileira, pois ela não possui validade fiscal no Brasil.
Mesmo que a operação envolva uma invoice, ainda pode ser necessário emitir a nota fiscal nacional, conforme exigências da Receita Federal e da legislação vigente. Contudo, em transações internacionais, a invoice tem um papel semelhante ao da nota fiscal, servindo como comprovante da operação comercial.
Qual é a diferença entre invoice e nota fiscal?
Se ainda não ficou totalmente clara a diferença, vamos entender os principais pontos que distinguem a invoice da nota fiscal brasileira, com exemplos práticos do dia a dia corporativo.
1. Finalidade
A invoice serve para formalizar a cobrança em uma transação comercial, principalmente quando há envio de produtos ou serviços para o exterior.
- Exemplo: uma empresa brasileira vende software para uma empresa nos Estados Unidos. Ela emite uma invoice descrevendo o serviço, o valor em dólar e as condições de pagamento.
Já a nota fiscal tem valor legal e fiscal no Brasil, e serve para registrar a operação na Receita Federal e recolher os impostos devidos.
- Exemplo: um escritório de design emite uma nota fiscal de serviço ao atender um cliente de São Paulo, mesmo que a cobrança já tenha sido feita por invoice.
2. Validade legal no Brasil
Como vimos, a invoice não tem validade fiscal no território brasileiro. Dessa forma, ela é aceita como documento de cobrança internacional, mas não substitui a nota fiscal. Já a nota fiscal é obrigatória para a maioria das operações dentro do país e tem validade jurídica e tributária.
3. Emissão e obrigatoriedade
A invoice pode ser feita de forma livre, até mesmo em um modelo de Word ou Excel, desde que contenha as informações essenciais (dados da pessoa emissora e da destinatária, descrição, valores, datas, etc.).
- Exemplo: um(a) MEI presta consultoria para um cliente na Argentina e cria uma invoice personalizada, em inglês, com o valor acordado em pesos argentinos.
Por outro lado, a nota fiscal deve ser emitida por sistemas autorizados (como a NFS-e) e exige o cadastro junto à prefeitura ou Secretaria da Fazenda. A emissão é obrigatória em operações nacionais.
- Exemplo: uma loja de e-commerce envia produtos para um cliente em Minas Gerais e precisa emitir nota fiscal eletrônica com o número do pedido e impostos destacados.
Em resumo, a invoice é mais flexível, mas a nota fiscal é obrigatória para fins tributários.
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O que é invoice de exportação?
A invoice de exportação é usada quando uma empresa brasileira vende um produto ou serviço para fora do país. Ela é um dos documentos exigidos no processo de exportação, por comprovar o que está sendo enviado, com todos os detalhes da operação, incluindo informações do importador, moeda utilizada, forma de pagamento e descrição da mercadoria.
Esse tipo de invoice ajuda tanto na liberação alfandegária quanto no controle financeiro e logístico da transação.
E o que é invoice de importação?
Já a invoice de importação é emitida por uma empresa estrangeira para uma empresa brasileira no momento da compra de produtos ou serviços do exterior. Ela funciona como um documento de cobrança e serve de base para a entrada da mercadoria no Brasil. Com ela, é possível calcular tributos de importação, verificar o valor total da operação e garantir que tudo esteja dentro das normas legais.
Quais os tipos de invoice?
Existem diferentes tipos de invoice, dependendo do tipo de operação comercial. Confira a seguir os principais:
I. Commercial Invoice
A commercial invoice é a fatura comercial padrão, usada em transações de compra e venda entre empresas. Ela descreve os produtos vendidos, preços, impostos, condições de entrega e pagamento. É o tipo mais comum e costuma ser exigido pelas autoridades aduaneiras nos processos de importação e exportação.
II. Proforma Invoice
Já a proforma invoice é uma espécie de pré-fatura. Ela é enviada antes da venda ser concluída, como uma estimativa ou proposta comercial. Não tem valor de cobrança, mas serve como base para aprovação da operação ou para obtenção de licenças de importação.
III. Invoice de serviços
A invoice de serviços é emitida quando o objeto da transação é a prestação de serviço, e não a venda de produtos. Ela é bastante usada por pessoas consultoras, desenvolvedoras, designers e outros(as) profissionais autônomos(as) que atendem clientes internacionais.
Neste caso, é importante informar claramente o tipo de serviço prestado, o valor acordado, as datas de início e fim da atividade, e a forma de pagamento.
Invoice MEI: pessoas microempreendedoras podem emitir?
Sim! Quem atua como MEI (Microempreendedor(a) Individual) também pode emitir invoice, especialmente quando presta serviços para o exterior. Embora a invoice não tenha valor fiscal no Brasil, ela pode ser usada como comprovante da operação internacional.
Vale lembrar que, mesmo sendo MEI, é necessário verificar as regras da Receita Federal sobre a emissão de nota fiscal complementar e recolhimento de impostos em casos de exportação de serviços.
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Como emitir invoice?
Agora que você já sabe o que é invoice, para que ela serve e quais os tipos, a pergunta que fica é: como emitir uma invoice corretamente? Na prática, não existe um modelo único ou oficial de invoice. Porém, alguns dados são indispensáveis e devem sempre constar no documento. Veja o passo a passo:
- Inclua os dados da pessoa emitente e destinatária: a invoice deve conter nome, endereço completo, país, CPF/CNPJ (ou equivalente no exterior).
- Descreva os produtos ou serviços vendidos: tenha clareza e objetividade ao detalhar o que está sendo cobrado.
- Informe os valores e condições de pagamento: insira o valor total, a moeda utilizada, a data de vencimento e a forma de pagamento que será utilizada.
- Numere a invoice: para o controle interno, crie uma numeração sequencial para as invoices.
- Adicione a data de emissão e o prazo de entrega: se e quando aplicável.
- Assine digitalmente (opcional): não é obrigatório, mas a assinatura transmite mais profissionalismo e segurança.
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Como emitir invoice de serviço para o exterior?
Se você presta serviços ou tem uma empresa que atende clientes fora do Brasil, pode emitir uma invoice de serviço para o exterior seguindo os mesmos passos acima, com atenção especial aos seguintes pontos:
- Informe o idioma da invoice; o ideal é redigir em inglês.
- Converta os valores para a moeda do(a) cliente (USD, EUR, etc.).
- Use uma plataforma de emissão de invoice internacional ou um modelo em PDF editável.
- Guarde todos os comprovantes de pagamento e envio, pois podem ser exigidos posteriormente para fins contábeis ou fiscais.
Vale a pena usar invoice?
Sim, desde que você compreenda a finalidade da invoice e as suas limitações legais no Brasil. Ela é extremamente útil em operações internacionais, facilita negociações com clientes internacionais e demonstra profissionalismo.
Mas lembre-se: a emissão de nota fiscal brasileira ainda é obrigatória. Por isso, é sempre recomendável conversar com uma pessoa especialista em contabilidade ou compliance antes de fechar negócios com o exterior.
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