Montar um checklist de admissão de funcionários é mais do que uma medida que facilita muito a rotina dos profissionais de Recursos Humanos de uma empresa. Pode-se dizer que essa também é uma exigência legal e uma necessidade jurídica. 

É que ao montar esse checklist o gestor de RH tem mais segurança de que todos os processos burocráticos e todos os documentos de admissão foram entregues e estão em ordem.

Além disso, como são necessários alguns exames admissionais, que estão previstos no checklist de admissão de funcionários, é possível descobrir doenças por esforço repetitivo, por exemplo, que podem gerar problemas trabalhistas no futuro por serem incapacitantes. 

Vale lembrar que é motivo de reprovação em um exame médico qualquer condição de saúde que dificulte a adaptação do trabalhador e que possa se agravar com o tipo de trabalho que ele vai exercer. Leia detalhes neste conteúdo:

Quais os documentos necessários para assinar carteira de trabalho?

No checklist de admissão de funcionários, é possível dividir os documentos necessários para assinar a carteira de trabalho em três tipos: os de identificação pessoal, os que atestam a formação técnica e os que vão firmar o vínculo entre funcionário e empresa. Conheça as diferenças:

Documentos de identificação pessoal:

• RG, CPF e carteira de habilitação – possuem os dados básicos de uma pessoa e sua identificação;
• CTPS –  a sigla significa Carteira de Trabalho e Previdência Social. Esse documento guarda as informações de todos os vínculos de trabalho do empregado. Já existe a Carteira Profissional Digital, que já costuma ser pedida no checklist de admissão de funcionários;
• Certidão de Nascimento ou de casamento – a primeira traz dados como a cidade de nascimento e a filiação. A segunda informa sobre cônjuge e o regime de casamento;
• Título de Eleitor – esse documento, no checklist de admissão de funcionários, é essencial para comprovar que não há pendências com a Justiça Eleitoral;
• Comprovante de residência – traz alguns dados pessoais e atesta a residência da pessoa. Além disso, a empresa precisa ter acesso a telefones e e-mails pessoais do novo colaborador.

Para homens, pode-se pedir ainda o Certificado de Reservista, que atesta não haver pendências com o serviço militar, que é obrigatório no Brasil. 

Documentos de formação:

• Diploma ou certificado de conclusão de cursos, além do histórico escolar – comprova que um profissional se formou em determinada área e em qual instituição. Já o histórico escolar revela seu desempenho;
• Registro em órgão de classe – no checklist de admissão de funcionários, esse item aparece como imprescindível para algumas profissões, como médicos, engenheiros, arquitetos, entre outras, pois comprova a permissão para exercer essas funções. Portanto, dependendo da empresa, são documentos necessários para assinar a carteira de trabalho. 

Documentos de contratação:

• Contrato de trabalho assinado pela empresa e pelo funcionário – no checklist de admissão de funcionários, esse documento é essencial para comprovar e reger a relação de trabalho;
• Cadastro na empresa – é um meio de identificação funcional, que pode ser um crachá ou outro documento de uso interno na empresa;
• Inscrição no PIS ou PASEP – são documentos necessários para assinar carteira de trabalho porque acompanham o trabalhar por sua vida funcional e permitem que participe de alguns programas do governo federal;
• Inscrição no FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é onde a empresa vai depositar mensalmente o valor que no futuro será sacado pelo trabalhador, em caso de demissão sem justa causa, algumas doenças ou aposentadoria;
• Dados da conta bancária – no checklist de admissão de funcionários, esse item é fundamental para que a empresa efetue o pagamento mensal do salário e demais benefícios.

Vale ressaltar que, no checklist de admissão de funcionários, os documentos necessários para assinar a carteira de trabalho podem variar de acordo com a legislação e a função a ser desempenhada. Como algumas atividades necessitam de certificações técnicas específicas, a empresa vai pedir esses documentos conforme o processo seletivo avançar. 

O que ocorre na falta de documentos para admissão?

Todo o processo de recrutamento online (ou não) e seleção de novos colaboradores é um momento de expectativa para a empresa e para o gestor que deseja contratar para a sua área. São muitas etapas envolvidas. 

Da triagem de currículos à aplicação de testes específicos, há, com frequência, urgência para preencher uma posição ou repor uma vaga de alguém que saiu da equipe. É claro que existem processos mais longos. Para esses, menos de 1% das inscrições para vagas termina em contratação, de acordo com pesquisa. 

Portanto, a falta de documentos para admissão pode prejudicar o candidato e até fazê-lo perder a vaga. Nem toda empresa está disposta ou tem tempo para que o candidato selecionado organize sua documentação. 

Ao começar um processo seletivo, a empresa separa alguns candidatos que estão dentro do perfil desejado. Esses profissionais serão entrevistados pelo gestor de RH e passarão, se for o caso, por outros testes específicos. 

Um será  selecionado, mas a empresa, por cautela e caso surja algum imprevisto, invariavelmente escolhe mais um ou dois que seriam prováveis substitutos. Por isso, é tão importante, no checklist de admissão de funcionários, que quem busca uma posição no mercado ou está à procura de novos desafios, mantenha toda a documentação profissional e pessoal em ordem. 

É fundamental que o candidato tenha todos os documentos em ordem e até tenha cópia de alguns deles, justamente pensando que as empresas têm pressa e que alguns processos de seleção levam poucos dias. 

No checklist de admissão de funcionários, vale prestar atenção também às especificidades de cada ocupação. Por exemplo: se a função exige carteira de habilitação, é importante verificar a validade e a categoria.

Se exige viagens, o passaporte deve estar válido. São detalhes importantes que fazem a diferença na contratação e constam do checklist de admissão de funcionários.

Quais são as etapas do processo de admissão de funcionários?

No checklist de admissão de funcionários, o papel do RH é selecionar, recrutar e acompanhar o seu colaborador ao longo de sua jornada na empresa. Confira algumas etapas desse processo:

Recrutamento e seleção – o candidato passa pelos testes e dinâmicas agendados pela empresa. Os de melhor resultado avançam no processo seletivo para a fase de entrevistas;

Proposta para os candidatos – uma vez escolhido, após passar pelas etapas do processo de admissão de funcionários, o candidato recebe a proposta da empresa; 

Envio de documentos para a empresa – é hora de enviar toda a documentação que consta do checklist de admissão. O ideal é que os documentos estejam em ordem para evitar atrasos no processo de admissão de funcionários;

Exame admissional – ocorre praticamente em paralelo com a assinatura da CPTS; 

Registro na CPTS – vencidas as etapas do processo de admissão de funcionários, é a vez de celebrar o contrato de trabalho com o registro na carteira profissional do funcionário;

Onboarding – última etapa do processo de admissão de funcionários. Nesta fase, o novo colaborador já tem seu posto de trabalho organizado e vai passar por uma imersão na nova empresa para conhecer as áreas e ser realmente integrado. O processo de admissão de funcionários varia pouco de uma empresa para outra. Por isso, a grande dica para um profissional que está no mercado em busca de novos desafios ou quer uma colocação melhor é manter seus documentos em boas condições e atualizados. Se este conteúdo foi relevante para você, não deixe de espiar no nosso blog mais dicas como esta. Veja aqui.