O cartão corporativo é oferecido pela empresa para ser usado exclusivamente no pagamento de despesas referentes ao dia a dia do trabalho. 

Por exemplo: pequenas compras para o escritório, pagamento de almoço com um cliente importante e até pagamentos de viagens de executivos que representam a empresa. Portanto, funciona como uma espécie de benefício para o trabalhador pagar seus gastos no exercício de sua função. 

Ou seja: o cartão corporativo pode ser usado em viagens de negócios, compras de suprimentos ou despesas de representação. 

Esse tipo de benefício é bem valorizado pelos executivos porque é mais prático, permite um controle mais efetivo das despesas e é muito mais seguro, como você vai ver neste conteúdo.

O que é cartão corporativo?

O cartão corporativo permite um controle melhor de despesas por parte da empresa. Esse tipo de cartão tem um limite de gastos, que pode variar conforme o cargo ou a função desempenhada pelo funcionário que faz uso dele.

Pode ser nacional ou internacional, dependendo das atividades da empresa no país ou no exterior, tem uma taxa de anuidade e está atrelado a uma bandeira. 

Em geral, as empresas possuem regras que são conhecidas pelos executivos que usam o cartão corporativo. Trata-se de um manual de conduta para que todas as dúvidas sejam esclarecidas, a exemplo de quando e as situações em que pode ser usado, além das despesas a serem pagas. 

Entre as principais vantagens do cartão corporativo estão:

• Praticidade: é menos burocrático, pois simplifica o pagamento de despesas, eliminando a necessidade de reembolso em dinheiro ou depósitos na conta corrente do funcionário. 
• Segurança: esse tipo de cartão pode ser bloqueado quando perdido, extraviado ou roubado. Permite ainda que a empresa acompanhe em tempo real as transações realizadas com ele. 
• Relatórios financeiros: a empresa consegue gerar relatórios de uso por área ou por colaborador e atribuir os gastos a um centro de custos específico. Isso facilita a prestação de contas e o acompanhamento de despesas.

O cartão corporativo é um importante instrumento para o executivo, mas é essencial  que a empresa oriente seus funcionários sobre o uso correto, limites de gastos, necessidade de prestação de contas e o que pode e deve ser pago com esse cartão. 

Com regras de uso bem definidas e claras, é mais fácil para a empresa controlar despesas e evitar abusos no uso. 

Como funciona o cartão corporativo para funcionários?

Como visto, cartão corporativo é um cartão de débito ou crédito normal, com CVV,  que pode ser usado pelo colaborador para pagamento das despesas relacionadas à empresa. Para despesas menores há o cartão pré-pago.

O cartão corporativo é usado, tanto no setor público como no privado, porque facilita os pagamentos e permite uma prestação de contas mais rápida por parte do funcionário, permitindo que a empresa não comprometa seu orçamento.

Depois de se popularizar no setor público, tornou-se uma ferramenta presente também nas empresas do setor privado. Entre os principais benefícios do cartão corporativo estão:

• Facilidade de uso no Brasil ou exterior: o cartão corporativo é importante para o funcionário em viagem de trabalho, especialmente no exterior, para pagar despesas sem a preocupação de portar dinheiro em espécie na moeda do país ou dólar;
• Pagamento de compras: possibilita pagar equipamentos e materiais que são importantes para o trabalho do funcionário;
• Refeições e despesas de representação: permite pagar refeições durante as viagens, como almoços de negócios, ou despesas de representação da empresa em almoços ou eventos.
  

Quais as regras para uso do cartão corporativo?

Antes de informar o que não pode ser comprado com o cartão corporativo, é importante que a empresa defina estes 5 pontos e os divulgue:

1. Que funcionários podem ter o cartão corporativo (gerência, executivos, alto comando) e como pode ser usado?
2. O processo de aprovação do relatório de gastos;
3. Os limites de gastos por equipe ou funcionário, de acordo com o cargo ou função;
4. As penalidades para o uso abusivo do cartão corporativo;
5.  As regras para os saques.

Definidos estes cinco pontos, fica mais fácil entender o que pode ser adquirido com o cartão corporativo e o que não pode. 

É verdade que as regras podem mudar de uma empresa para outra, pois algumas possuem políticas de uso mais flexíveis, mas em geral o cartão corporativo não pode ser usado para:

• Gastos com roupas, perfumes e itens de beleza: como são produtos, invariavelmente de uso pessoal, não devem ser pagos com o cartão corporativo;
• Despesas com passeios e restaurantes de luxo: em viagem, o funcionário precisa ter em mente que passeios para lazer ou o sonho de conhecer um restaurante de luxo ficam por sua conta. Se for necessário levar um cliente para conhecer um show ou entretenimento quando em viagem de negócios, é importante ter bom senso nas despesas;
• Bebidas e fumo: uma taça de vinho em um jantar de negócios costuma ser admitida pelas empresas, mas um dos vinhos mais caros do restaurante não. Para uso pessoal, não é permitida a compra de bebidas e fumo com o cartão corporativo da empresa. 
• Despesas com combustíveis: são permitidas, assim como aluguel de carro ou pagamento no uso de app de transporte, desde que em deslocamento para uma reunião ou almoço de negócios. Ou seja: no trabalho. Em geral, as empresas também permitem o uso quando o funcionário precisa visitar clientes. Para lazer, mesmo quando em viagem, não.

Uma das grandes vantagens do cartão corporativo é permitir a análise de forma imediata das compras realizadas para fazer uma boa gestão financeira. 

Como toda despesa é armazenada eletronicamente, como acontece com os cartões de débito e de crédito que existem, a empresa consegue monitorar quem gastou e o que foi comprado.

Isso permite acompanhar o perfil de despesas dos colaboradores para corrigir excessos e tendências de gastos que extrapolam o bom senso. 

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