Gestão de viagens corporativas: guia completo!

A gestão de viagens corporativas vai muito além de simplesmente reservar passagens ou escolher hotéis. Ela é uma prática estratégica que ajuda as empresas a planejar, acompanhar e controlar cada detalhe das viagens de negócios, garantindo o equilíbrio entre custo, conforto e eficiência.

Para entender o que é gestão de viagens corporativas, como funciona, quais são os benefícios para a empresa e para as pessoas colaboradoras, continue a leitura!

Gestão de viagem corporativa: o que é?

A gestão de viagens corporativas consiste em um conjunto de políticas e processos que visam organizar as viagens a trabalho realizadas por pessoas colaboradoras. Ela envolve desde o planejamento até o acompanhamento de despesas, buscando otimizar recursos e manter a transparência.

Esse tipo de gestão é fundamental para empresas que lidam com deslocamentos frequentes, pois garante que cada viagem aconteça de forma planejada, segura e alinhada com as metas do negócio.

Quando implementada de maneira adequada, ela ajuda a:

• Reduzir custos.
• Simplificar reembolsos e prestações de contas.
• Centralizar informações e relatórios.
• Aumentar o bem-estar e a satisfação das pessoas colaboradoras.

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Como fazer uma boa gestão de viagens corporativas?

Para colocar em prática esse processo de forma eficiente, é importante se apoiar em três pilares essenciais: planejamento, comunicação e ferramentas que facilitem o controle de gastos e a tomada de decisão.

Confira a seguir alguns passos que fazem toda a diferença:

1. Defina políticas claras de viagem

Tudo começa com uma política de viagens bem estruturada, com todas as diretrizes bem documentadas para tirar dúvidas, explicar sobre as solicitações fora do padrão e informar sobre gastos desnecessários

Essas políticas devem detalhar como as viagens serão planejadas, reservadas e reembolsadas, além de estabelecer regras sobre meios de transporte, hospedagem, limites de gastos e critérios de aprovação.

Um ponto essencial é equilibrar controle e flexibilidade, pois políticas muito rígidas podem gerar insatisfação entre as pessoas colaboradoras, enquanto regras muito abertas tem chance de comprometer o orçamento.

O ideal é sempre alinhar as diretrizes ao perfil da empresa e à cultura organizacional.

2. Facilite as aprovações e a gestão de escalas

Um fluxo de aprovação ágil faz toda a diferença para quem precisa viajar a trabalho. Com sistemas digitais que centralizam solicitações, reservas e aprovações, é possível reduzir o tempo de espera, dar mais transparência ao processo e acabar com a troca interminável de e-mails.

Em um sistema de gestão de viagens corporativas, é essencial contar com soluções como a gestão de escalas, que integra o ecossistema VR. Ela ajuda a organizar jornadas e deslocamentos de forma prática, permitindo ajustar horários, acompanhar viagens e manter tudo alinhado às políticas da empresa.

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3. Revise as políticas internas periodicamente

Os custos e formatos de trabalho mudam com o tempo, e as políticas de viagem precisam acompanhar essa evolução. Por isso, é fundamental revisar periodicamente as regras para garantir que elas continuem justas, eficientes e alinhadas à realidade da empresa e das pessoas colaboradoras.

Benefícios da gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas oferece vantagens tanto para a empresa quanto para as pessoas colaboradoras. A seguir, destacamos alguns dos benefícios mais evidentes ao adotar essa estratégia:

Para a empresa: controle e estratégia caminham juntos

Uma gestão de viagens eficiente é uma ferramenta eficaz de planejamento e inteligência de negócios. Com ela, a empresa ganha visibilidade sobre seus recursos e transforma dados em decisões mais assertivas:

1. Controle orçamentário aprimorado: a gestão permite acompanhar e prever gastos com precisão, negociar tarifas mais vantajosas e eliminar desperdícios. Assim, o orçamento deixa de ser uma incógnita e passa a ser um recurso estratégico.
2. Conformidade e transparência: centralizar despesas, reservas e documentos em um só lugar facilita auditorias e garante conformidade legal e fiscal.
3. Inteligência de dados: relatórios e dashboards de viagens ajudam a identificar padrões, como destinos mais frequentes, gastos por área ou sazonalidade, e a tomar decisões mais inteligentes sobre políticas e negociações futuras.

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Para as pessoas colaboradoras: foco no bem-estar e na produtividade

Por trás de cada viagem corporativa, existe uma pessoa que representa a empresa, fecha negócios e gera resultados. Quando ela se sente acolhida e bem cuidada, o sucesso vem naturalmente. Neste cenário, a gestão de viagens corporativas garante:

1. Experiência de viagem mais confortável: escolher transportes e acomodações adequados, dentro da política da empresa, traz conforto e reduz o estresse do percurso. A pessoa colaboradora chegará mais descansada, engajada e pronta para atingir seus objetivos.
2. Segurança e suporte: ter políticas de segurança bem definidas e suporte em tempo real faz toda a diferença em imprevistos, como cancelamentos de voo ou problemas de hospedagem. Isso transmite confiança e reforça o cuidado da empresa com quem está fora do escritório.
3. Processos simplificados: com ferramentas automatizadas para reembolso e prestação de contas, a pessoa colaboradora economiza tempo e pode se concentrar melhor nos seus objetivos de trabalho.

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Se a sua empresa quer tornar a gestão de despesas e viagens corporativas mais prática, segura e eficiente, pode contar com as soluções da VR. Nossos serviços ajudam a automatizar processos e otimizar o controle de gastos.

Com as soluções da VR, como o RH Digital, sua empresa ganha mais controle financeiro, transparência nas prestações de contas e agilidade na administração de despesas. Além disso, pode organizar escalas de forma mais inteligente e sustentável, com a operação fluindo mesmo quando uma pessoa colaboradora estiver em viagem.

Com tecnologia integrada, suporte especializado e foco no bem-estar das pessoas colaboradoras, a VR é parceira das empresas que buscam unir eficiência, economia e cuidado. Quer saber mais? Fale conosco!

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